정리 : 이메일을보다 효율적으로 관리하기위한 11 가지 팁

이메일을 통해 머리를 물 위로 유지하기 위해 고군분투하고있는 것처럼 느낄 수 있습니다. 받은 편지함 페이지가 길습니까? 가장 중요한 메시지에 회신하고 한 시간 동안 미끄러 져서 지금까지 아무 것도하지 않았다는 것을 깨닫기 위해 매일 이메일을 읽고 시작하십니까? 며칠마다 이메일을위한 공간이 부족합니까? 이메일은 생산성을 높이거나 생산성을 떨어 뜨릴 수 있습니까?

이메일을보다 효율적으로 처리하기 위해서는 몇 가지 간단한 요령 만 있으면되므로 부담을 느끼지 않아도됩니다. 이러한 팁 중 일부는 대부분의 이메일 프로그램에있는 기능에 의존하지만, 다른 팁은 습관을 바꾸는 방법으로 이메일과의 일상적인 상호 작용이 일상적으로 관리하는 데 도움이됩니다.

이를 닦는 것처럼 생각하십시오. 매일 치과 위생과 치과에가는 것에는 차이가 있지만 둘 다해야합니다. 당신은 하루에 두 번 솔을 하루에 한 번 치실해야하며, 이러한 습관은 건강한 치아를 갖는 데 매우 중요합니다. 6 개월마다 치과를 방문하여보다 철저한 청소, 엑스레이 및 기타 예방 치료를 받아야합니다. 매일 위생하면 더 큰 문제가 발생하지 않습니다. 치과 의사를 방문하면 급증하는 문제를 파악하고 통제 할 수 있습니다.

물론 치아가 있어도 문제가 발생할 수 있습니다. 새로운 프로젝트 나 직무 위치 변경으로 갑자기 이메일이 폭발 할 수있는 것처럼 사고로 인해 사고가 발생하거나 유전자가 영향을받을 수 있습니다. 어떤 경우 든, 치실을 끊거나 치과 의사를 정기적으로 만나거나 매일 이메일을 정리해야한다는 의미는 아닙니다. 예기치 않은 문제가 발생하더라도 모든 것을 점검하기 위해 좋은 습관을 따라야합니다.

전자 메일과의 상호 작용 방식을 단기와 전자 메일 확인 방법, 메시지 삭제 빈도 등으로 변경하면 장기적으로 생활이 쉬워집니다.

다음은 전자 메일의 부담을 덜어주는 몇 가지 유용한 팁입니다. 이 팁은 상식에 기초하고 있으며 마법의 총알을 제공하지 않는다는 것을 경고합니다. 즉, 팁이 마음을 아프게하거나 밤새 센세이션을 일으키지 않습니다. 그러나 어느 쪽도 치실 수 없습니다.

1. 먼저 삭제

받은 편지함을 열 때 가장 먼저해야 할 일은 스캔 할 수있는 항목을 확인하는 것입니다. 제목과 발신자를보십시오. 정크인가요? 절대 읽지 않을 홍보 이메일입니까? 동료가 제목 줄에 오늘 발표 할 것이라는 통지입니까, 이메일 본문에 추가 정보가 귀하와 관련이있을 가능성은 없습니다. 그렇다면 버리십시오.

중요하지 않은 것으로 식별 된 모든 메시지는 선택하여 휴지통으로 이동해야합니다. 특정 아침에 서두르지 않으면 구독을 취소 할 하나 또는 두 개의 일반 이메일 발신자를 식별하려고 할 수도 있습니다.

이 단계를 먼저 수행하는 것이 왜 중요합니까? 관련이없는 메시지를 즉시 삭제하면 나머지 메시지를보다 쉽게 ​​볼 수 있습니다. 나머지 메시지를 볼 수 있으면 중요한 메시지를 더 빨리 분류 할 수 있습니다. 매일받는 메일의 5 ~ 10 %조차도 "조치가 필요하지 않을 것"으로 식별하여 즉시 삭제할 수 있다면 하루를 생산적으로 시작할 수있는 훨씬 나은 형태입니다.

2. 하나 이상의 이메일 주소를 사용하십시오

신용 카드 청구서가 이미 자동 결제로 설정되어있을 때 은행에서 알리는 알림, 마케팅 이메일 또는 배송 확인 메시지를 표시 할 수 없습니다. (Grr.)이 모든 메시지는받은 편지함을 어지럽히고 처리 할 전략이 있다는 점을 제외하고 중요한 전자 메일을 찾기가 더 어려워졌습니다.

중요도가 낮은 모든 메시지에 대해 별도의 이메일 주소를 사용합니다.

몇 가지 방법이 있습니다. 이 목적으로 완전히 새로운 전자 메일 계정을 설정하거나 현재 계정을 사용하여 별칭 주소를 만들 수 있습니다. 대부분의 이메일 제공 업체에서 그렇게 할 수 있습니다. 그런 다음 전자 메일 계정에서 규칙이나 필터를 만들어 별칭으로 보낸 모든 메시지가받은 편지함을 건너 뛰고 다른 폴더로 이동합니다. 받은 편지함 2 또는 낮은 중요도 또는 원하는대로 부릅니다.

이 목적으로 별도의 전자 메일 주소를 사용하면 한 가지 중요한 메일과 회색 메일이라고도하는이 정크 메일을 보관할 수 있다는 이점이 있습니다. 또한 회사에서 전자 메일 주소를 다른 메일 그룹으로 판매하는 경우 새롭고 원치 않는 마케팅 메시지가 기본받은 편지함에도 포함되지 않습니다. 세 번째 이점은 다른 전자 메일 프로그램에 로그인하거나 다른받은 편지함으로 이동하여 액세스해야한다는 점을 고려할 때 이러한 메시지에 방해가되지 않는다는 것입니다.

3. 짧게 쓰기

이메일을 작성할 때 의미가 무엇인지, 명확하고 간결하게 말하십시오. 왜? 글을 짧게 작성하면 메시지를 읽는 사람들이 요점을 파악하고 이메일을보다 효율적으로 처리 할 수 ​​있습니다. 그들은 당신의 소리를 들으면서 친절하게 대답 할 수 있으며, 그것은 당신에게 더 쉬운 삶을 만들어 줄 것입니다.

어떤 상황에서는 완전한 문장과 형식적인 언어를 요구하지만, 조각은 이메일에서 매우 효과적 일 수 있습니다. 말이되면 이해하십시오. 문법 경찰은 당신을 쫓지 않을 것입니다. 확실히, 때로는 세부적인 내용이 필요하며 전자 메일의 종이를 사용하여 모든 것을 기록해야합니다. 그러나 일반적으로 간결하고 명확하며 간단한 언어가 기본입니다.

모든 사람이 간결하게 숙달 된 것은 아니며 커트처럼 벗어날 수 있습니다. 비우호적 인 소리를 피하기 위해 그림 이모티콘이나 느낌표를 추가 할 수 있습니다. 또는 단순히 사람들이 당신이 전자 메일로 간결하게하려고한다고 말하면 개인적으로 받아들이지 말아야합니다.

4. 그룹 또는 배포 목록 사용

동일한 그룹의 사람들에게 메시지를 반복해서 보내는 경우 그룹 또는 이메일 별칭을 설정하십시오. Outlook에서는 메일 그룹이라고합니다. Gmail에서 주소록 (contacts.google.com)으로 이동하여 그룹에 추가 할 사람을 선택한 다음 라벨 아이콘을 클릭합니다. 그룹 이름을 지정하십시오. 저장 한 후에는 해당 이름을 입력하여 그룹의 모든 사람에게 자동으로 메시지를 작성할 수 있습니다.

그룹을 사용하면 그룹에 메일을 보낼 때 각 사람의 이름을 입력 할 필요가 없어 시간이 절약 될뿐 아니라 나중에 설명하는 것처럼 쉽게 전술을 삭제할 수 있습니다.

5. 템플릿 또는 미리 준비된 답변 만들기

계속해서 보내는 메시지가 있으면 매번 처음부터 쓰지 마십시오. Gmail에서 전화 할 때 템플릿이나 미리 준비된 답변을 작성하여 이미 작성한 내용을 재사용합니다.

사람들이 자주 보내는 메시지의 몇 가지 예는 다음과 같습니다.

• 문의 해 주셔서 감사하지만 관심이 없습니다.
• 영수증 확인 중. 감사합니다. 제 끝에서 다른 것이 필요하면 알려주십시오.
• 법률 부서의 일처럼 들립니다. 가장 좋은 연락처는…

템플릿을 몇 개 설정하면 일반적으로 불필요한 생각없이 불필요한 시간이 걸리는 메시지에 회신 할 수있어보다 중요한 작업을 수행 할 수 있습니다.

6. 제목 줄 재사용

템플릿 및 미리 준비된 답변을 통해 보낸 메시지를 재사용하면 글쓰기를 최소화하여 효율성을 높일 수 있습니다. 제목을 재사용하면 오래된 메시지를보다 쉽고 빠르게 삭제하거나 보관할 수 있습니다. 다음에 어떻게 설명하겠습니다.

7. 삭제 정렬

데이터 제한은 모든 사람, 심지어 고도로 조직 된 사람들에게도 영향을 줄 수 있습니다. 공간을 확보하는 방법은 필요하지 않은 메시지를 대량으로 삭제하는 것입니다. 이것은 치과 의사와 비슷한 것으로 생각할 수있는 종류의 일입니다. 매일 할 필요는 없지만 정기적으로 정기적으로 수행하면 더 큰 문제를 예방할 수 있습니다. 특히 도움이되는 세 가지 삭제 방법이 있습니다.

먼저 보낸 메일을 파일 크기 또는 첨부 파일별로 정렬하고 필요없는 가장 큰 메일은 버립니다. 내가 보낸 메시지에 집중하는 이유는 첨부 파일을 보내면 파일을 소유 할 가능성이 높기 때문에 다른 곳에 다른 사본을 저장했기 때문입니다.

두 번째 방법은 제목별로 보낸 메일을 정렬하고 정기적으로 보내는 메시지를 찾는 것입니다. 제목이 "오늘 오후 4시에 냉장고 청소"라는 제목의 주별 메시지를 보내면 한 번에 모두 빠르게보고 선택하고 삭제할 수 있습니다.

셋째, 수신자별로 메시지를 정렬하십시오. 자주 이메일을 보내는 동료, 친구 또는 사람들이 몇 명있을 것입니다. 당신과 그들 사이에 보내진 많은 메시지는 그다지 중요하지 않을 것입니다. 다시는 필요하지 않으면 한 번에 여러 개의 메시지를 선택하고 한꺼번에 삭제하십시오.

8. 알림 끄기, 초점을 맞추기 위해 이메일 닫기

들어오는 모든 메시지에 대해 화면에 경고를 표시하는 것은 엄청나게 방해가되고 산만합니다. 이메일 알림을 완전히 사용 중지하면 압도적 인 대다수의 직원이 더 나을 것이라고 생각합니다. 가장 드문 경우에만 도움이됩니다. 따라서 알림을 끄십시오.

마찬가지로 30 분 이상 집중적으로 작업해야하는 경우 전자 메일 응용 프로그램 또는 브라우저 탭을 닫으십시오. 아무도 그 팁을 따르지 않을 것이라는 것을 알고 그 팁을 쓰는 것이 고통 스럽습니다. 실제로하는 사람은 거의 없지만 더 많은 사람들이 시도하도록 설득 할 수 있기를 바랍니다. 이메일로 방해받지 않을 때 흐름을 찾는 것이 얼마나 쉬운 지 상상해보십시오.

Wi-Fi가없는 비행기 나 인터넷이 다운되었을 때 오프라인으로 마지막으로 작업 한 시간을 생각해보십시오. 또는 다른 동료가 많지 않아 하루 종일 이메일 중단이없는 시간대에서 근무한 것일 수 있습니다. 이메일을 닫으면 중단되지 않은 경험을 복제 할 수있을뿐만 아니라 필요에 따라 다른 온라인 정보에 계속 액세스 할 수 있습니다.

9. 자동 회신 자동 선택

이전 팁과 관련하여 누군가 긴급한 문제로 연락을 시도하여 놓칠 염려가 있으므로 이메일 창을 닫지 않을 것이라고 가정 해 보겠습니다. 해결 방법? "이것이 긴급한 경우 문자 / 전화 / 메시지를 보내주십시오…"라는 부재 중 또는 자동 회신 메시지를 설정하고 전화 번호, 여유 핸들 또는 선호하는 전화 회선을 알려주십시오. 통신.

10. 삭제! 또는 메일을 폴더에 보관

삭제되지 않은 이메일은 종종 이행되지 않은 좋은 의도입니다. 언제 보내야하는지 알고 있습니다. 메시지를 전혀 쓰지 않을 경우 메시지에 매달리지 마십시오. 받은 편지함에 중요하지 않은 메시지를 남겨두면 생산성이 떨어지고 산만 해지며 완벽한 세상에서하고 싶은 일만 생각 나게 할 수는 없습니다.

받은 편지함에 있으면서 호의를 베풀지 않습니다.

메시지 삭제가 심각해 보이면 대신 새 폴더로 이동하십시오. 해당 폴더를 Pending 또는 Good Intentions라고합니다. 중요한 것은받은 편지함에서 꺼내는 것입니다. 몇 달을 기다리십시오. 발굴 또는 응답 한 횟수를 확인하십시오. 대답이 0이면 처음부터 삭제하는 것이 좋습니다.

11. 정기적으로 휴지통 비우기

휴지통을 주기적으로 비우십시오. 휴지통을 삭제하면 공간이 비워집니다. Outlook을 포함한 대부분의 전자 메일 프로그램에는 앱을 종료 할 때 휴지통을 자동으로 덤프하는 설정이 있습니다. 휴지통을 덤프하지 않은 경우 해당 기능을 켜는 것이 좋습니다.

대부분의 사람들은 아마도 한 달에 한 번 또는 한 분기에 한 번 이상 휴지통을 비울 필요가 없습니다. 휴지통은 불필요한 것으로 생각되는 전자 메일을 구출하는 곳이므로 휴지통을 너무 자주 삭제할 위험이 있지만 실제로는 휴지통으로 이동합니다. 나는 쓰레기통에서 많은 메시지를 구해 냈는데, 보통 같은 날 쓰레기통에 넣었습니다.

비상 코드를 당기는 방법

이제받은 편지함을 깔끔하게 정리해야하는 경우 다음과 같은 방법을 시도해 볼 수 있습니다.

1. 새 폴더를 만듭니다. 2019 년 7 월 이전 (또는 현재 월과 연도)으로 Old Inbox 또는 Mail로 이름을 지정하십시오.

2.받은 편지함에서 모든 것을 선택하십시오. 새 폴더로 모두 이동하십시오.

• 이메일 정복에 도움이되는 38 가지 Gmail 팁 이메일 정복에 도움이되는 38 가지 Gmail 팁
• 제로 이메일 푸시 제로 이메일 푸시
• 사무실에서 이메일 과부하를 극복하는 4 가지 방법 사무실에서 이메일 과부하를 극복하는 4 가지 방법

Voilà. 받은 편지함이 0이므로 단일 메시지를 버리지 않아도됩니다.

하룻밤 사이에 혼란스러운받은 편지함을 정밀 검사 할 사람은 아무도 없습니다. 긍정적 인 습관을 조금씩 조금씩 적응 시키십시오. 휴지통 비우기 또는 발송 된 메일 대량 삭제와 같은 몇 가지 정기적 인 조치를 수행하여 진행중인 것처럼 느끼십시오.