사무실에서 이메일 과부하를 방지하는 4 가지 방법

이메일은 거의 모든 사람에게 문제가되지만 특히 사무실에서는 방해가되고 실제 작업에 더 나은 시간을 소비 할 수 있습니다. 어떤 사람들은 업무 자체를 수행하는 것이 아니라 전자 메일을 확인하고 "업무에 대한 업무를 수행하는"것으로 응답합니다.

비즈니스 소유자와 관리자는 자신과 직원 모두 직장에서 전자 메일 과부하에 대처할 수 있습니다.

먼저, 대면 커뮤니케이션을 장려하십시오. 이메일이 필요하지 않을 때 직원들이 서로 이야기하도록하면 실제로 불필요한 이메일을 줄이는 데 도움이됩니다. 어조와 정서가 정말로 중요 할 때, 접촉이 많은 주제에 대한 이메일보다 대면 대화가 더 좋습니다. 구두처럼 자신의 감정을 글로 표현하는 데 능숙한 사람은 거의 없습니다.

둘째, 인스턴트 메시징 프로그램을 사용하십시오. 빠른 질문과 답변을 위해서는 실제로 IM을 이길 수 없습니다. 일부 사업체는 직원들이 그러한 프로그램을 설치하는 것을 금지하지만 실제로는 사무실에서 실제로 혜택을받는다고 생각합니다. 독립형 앱 또는 Podio, Yammer, Jive와 같은 온라인 비즈니스 플랫폼에 내장 된 인스턴트 메시징을받을 수 있습니다. 조직에서 Google Apps를 사용하는 경우 언제든지 Google 토크를 활용할 수 있습니다. 어떤 IM 앱을 선택 하든지 조직 내 모든 사람이 같은 것을 사용하도록하십시오. IT 부서에 직원이 설치할 수있는 항목에 대한 제한이있는 경우 모든 팀이 사용중인 IM 앱을 알고 있는지 확인하여 설치를 확인할 수 있도록하십시오.

셋째, 일반적인 메시지를위한 이메일보다 더 좋은 곳을 찾으십시오. 한 가지 분명한 예는 직원들이 이메일을 통해 병가, 휴가 또는 일찍 퇴근한다는 것을 모두에게 알리는 것입니다. 이들은 전자 메일 혼란에 추가하지만 반드시 그럴 필요는없는 일반적인 메시지입니다. 한 가지 해결책은 공유 캘린더를 갖는 것입니다. 또 다른 사람은 관리 보조자가 들어오고 나가는 사람을 추적하고 대신 하나의 통합 전자 메일을 보내는 것일 수 있습니다.

넷째, 이메일 역할 모델입니다. 회사 또는 부서의 책임자 인 경우 전자 메일 습관에 직원이 원하는 것을 반영해야합니다. 가능하면 더 짧은 이메일을 작성하십시오. 그것이 올바른 의사 소통 방법이라면 사람들과 직접 대면하십시오. IM을 사용하고 직원이 원하는 다른 일을하십시오. 사람들이 당신의 리드를 따라갈 것이며, 이것이 당신이 이메일을 통해 더 나은 회사 문화를 개발하는 방법입니다.

추가 자료

이메일 과부하 방지에 대한 자세한 내용은 다음 관련 기사를 참조하십시오.

• 인터뷰: 이메일 제로 푸시
• 원치 않는 이메일을 줄이는 방법
• 인터뷰: 이메일 관리에 관한 SaneBox의 Dmitri Leonov
• 이메일 관리를위한 11 가지 팁