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일반적인 중소 기업 (SMB) 사무실을 관리하는 경우 오른쪽부터 연도를 시작하는 것이 중요합니다. 중소기업은 새로운 기회가 생길 때 신속하게 대응해야하며, 그 업무를 수행 할 수있는 확고한 사무실 기반을 갖추는 것이 성공에 중요합니다. 운 좋게도 비즈니스를 최상의 상태로 유지하는 것은 상당히 빨리 달성 할 수 있습니다. 사실 감사의 풍요 로움입니다. 그들 중 누구도 국세청 출신이 아니라는 점에 감사해야합니다. 아래의 6 점 점검표를 따르시면 여러분의 사무실은 2016 년의 모든 도전에 응할 준비가됩니다.
1. 세금 시즌 준비
비즈니스 세계에서는 실질적으로 항상 어떤 방식 으로든 세금 납부를 준비하고 있습니다. 그러나 올해의 시작 (회사의 회계 연도와 일치하는 경우)이 특히 중요합니다. 작년의 책에 대한 큰 그림 감사를 위해 재무 책임자와 함께 앉아 시작하십시오.
물론, 당신은 단어의 "감사"와 "금융"이 같은 문장에서 사용될 때 식은 땀에 빠질 수 있지만, 그것을 극복하십시오. 이 감사는 귀하, 귀하의 리더십 및 귀하의 재정 및 조직이 확장하여 현재와 같은 방식으로 운영하고있는 현재 또는 잠재적 인 투자자에게 제공하기 위해 고안된 감사입니다. 작년의 숫자를 확인하고, 비즈니스 및 재무 절차를 평가하고, 예상 된 일과보고 된 일 모두에 대해 실제로 발생한 일을 일치시킵니다. 내부 회계 책임자 또는 외부 회사 나 CPA가 감사를 수행 할 수 있습니다. 작은 태스크 포스를 만들어 그룹으로 작업을 수행 할 수도 있습니다. 찾고있는 내용은 다음과 같습니다.
전년도 및 어떤 출처에서 파생 된 모든 수입,
어떤 지불 방법, 어떤 수취인, 어떤 예산에 할당되었는지를 사용하여 전년도에 이루어진 모든 비용; 사무실, 기술, 타사 서비스 및 비즈니스 인프라 지출에 특히주의를 기울이고
은행 계좌 명세서 검토
국세청 및 주 / 지방세 (있는 경우) 제출 검토,
적절한 회계 절차를 따르고 있는지 확인하십시오. 그렇지 않은 경우 수정이 필요한 특정 비즈니스 프로세스로 인한 것일 수있는 이유를 이해하십시오.
감사 결과를 긴밀한 보고서로 작성하십시오 (연중 실제로 사용하기를 원하는 도구이므로 아무 것도 찾을 수 없을 정도로 짧고 체계적이며 가치가있는 도구입니다).
이 감사는 일주일 이상 걸리지 않아야하며 보고서는 구매 계획에서 판매 목표에 이르기까지 모든 것을 사용할 수있는 기초 도구를 제공합니다.
2. 하드웨어 감사
사무실 관리자의 관점에서 볼 때, 돈이 어디에 있는지 아는 것이 첫 단계 일뿐입니다. 이제 다른 모든 것이 어디에 있는지 알아야합니다. 기술 하드웨어로 시작하십시오. 이것은 분명하게 들릴지 모르지만 많은 중소 기업, 특히 중소형보다 중소형에 더 의존하는 중소기업에게는 빠르게 위험 영역이되고 있습니다. 이는 BYOD (Bring Your Own Device)라는 문구 때문입니다. 많은 IT 전문가들이 싫어하고 많은 사용자들이 어떤 소스에서든 손에 hardware 수있는 하드웨어를 활용하기 위해 고용하고 종종 이상하거나 악의적 인 방법으로 비용을 지불합니다. 최소한이 정보를 올해와 내년 내내 참조 할 수있는 체계화 된 스프레드 시트에 넣으십시오. 더 나은 방법은 정보를 Microsoft System Center Configuration Manager 또는 MMSoft Pulseway와 같은 전용 데스크톱 관리 앱에 넣는 것입니다.
공식적인 하드웨어 구매 목록을 제공해야하므로 1 단계의 감사 보고서부터 시작하십시오. 그런 다음 실제로 사용되는 장치를 추적하십시오 (놀람을 찾을 수 있음). 일부 직원은 업무를 수행하기 위해 지불 한 개인 장치를 사용하고 다른 직원은 회사가 지불 한 업무 및 개인 작업 모두에 소비자 장치를 사용합니다. 누가 사용하고 있는지, 그것이 적절하게 사용되는지 여부를 알아 내면 더 나은 지불 방법이 있는지 결정할 수 있습니다.
그리고이 신기술의 사기를 겪은 후에는 기존 하드웨어 감사를 수행하여 PC, 서버, 프린터 및 수명이 다하거나 수명이 다한 다른 사무용 하드웨어를 찾아야합니다. 리스 계약을 통해 올해와 언제 갱신해야하는지 알 수 있습니다. 하드웨어 영업 담당자 및 회계 부서와 협력하여이 오래된 하드웨어를 폐기하고 새 장치로 교체하기위한 계획을 개발하십시오.
3. 소프트웨어 감사
소프트웨어 감사는 하드웨어 감사와 동일한 기본 목표를 가지고 있습니다. 설치 대상, 설치 위치, 지불 방법 (할당 된 예산, 의미, 갱신 할 라이센스 또는 구독)을 확인하십시오. 캘린더에 표시하십시오.
그러나 하드웨어 감사와 마찬가지로, 현대에는 소프트웨어 감사가 조금 더 복잡해졌습니다. 업무용 개인 장치를 사용하는 직원과 마찬가지로 많은 사람들이 자체 클라우드 기반 서비스를 사용하고 있습니다. 단일 사용자가 특정 서비스에 가입하기로 결정하거나 팀 전체가 클라우드 서비스를 자신 사이에 배포하기 때문에 이러한 상황이 발생할 수 있습니다.
이러한 서비스는 개인 또는 회사 신용 카드에 할당 된 반복 청구를 통해 지불되는 경우가 많으며, 회계 과정에서 구매 대상을 파악하기가 어려울 수 있습니다. 이로 인해 계정 오류가 발생할 수 있지만 이러한 클라우드 서비스가 사용자에게 소프트웨어를 다운로드하도록 요청할 때 (IT에서 테스트하지 않았을뿐 아니라 완전히 우회하는) 잠재적 IT 문제와 비교할 때 사소한 문제입니다. 그러한 소프트웨어를 근절하고 제대로 지불하고 있는지 확인한 다음 소프트웨어를 유지할 것인지 또는보다 효과적인 솔루션으로 교체 할 것인지 결정하십시오.
보다 전통적인 측면에서 소프트웨어 감사를 사용하여 보안 소프트웨어에 특별한주의를 기울이십시오. 안티 바이러스, VPN (가상 사설망) 및 암호화는 세 가지 예입니다. 라이센스가 미끄러지면 트랙에서 프로세스를 중지 할 수있는 솔루션 구성 요소이므로 라이센스 및 구독을 언제 갱신해야하며 어떤 사용자가 필요로하는지 알아야합니다.
소프트웨어 감사 시간과 관련하여 데이터 백업 및 데이터 안전 절차를 검사하는 것이 좋습니다. 여기에는 일반적으로 하드웨어와 소프트웨어가 모두 포함되지만 대부분의 소프트웨어 프로세스에는 필수 요소이므로 짧게 사용하지 마십시오. 백업 및 재해 복구 (DR) 계획의 테스트 실행을 통해 여전히 작동하는지 확인하고 로컬 및 클라우드에서 백업 된 데이터를 감사하여 손상되지 않았는지 확인하고 이전 해에 이러한 솔루션에 대해 지불 한 비용을 확인하십시오. 더 잘할 수 있는지보십시오.
4. 네트워크 감사
이를 위해서는 IT 담당자가 필요합니다. 네트워크 감사를 통해 다음을 수행 할 수 있습니다.
현재 사용중인 네트워크 인프라 (실제 및 클라우드 모두)를 알고,
해당 인프라를 실행중인 비즈니스 프로세스와 비교하여 용량을 확인하고
지불하는 것뿐만 아니라 지불 한 것을 얻는 지 평가하십시오. 이것은 모든 인터넷 및 모바일 네트워크 공급자에게 특히 중요합니다.
사무실뿐만 아니라 외부 웹 서버, 클라우드 서비스 또는 재택 근무자 및 원격 사이트에 대한 인터넷 연결을 분석하십시오. 당신이 지불 한 성과를 얻었습니까? 내부 IT 부서에서이 정보를 테스트하는 방법을 잘 모를 경우 타사 네트워크 컨설턴트에게 문의하십시오. 마지막으로, IT 부서에서 최신 라우터를 실행하도록 사무실 라우터, 스위치 및 기타 네트워킹 하드웨어를 업데이트하고 모든 비즈니스를 시작하기 전에 현재 비즈니스 크리티컬 앱 제품군으로 테스트되었는지 확인하십시오. 집에서 연결하는 원격 사이트 나 재택 근무자가있는 경우 네트워킹 하드웨어도 플래시 및 보안 상태인지 확인하십시오.
5. 사무실 주변 산책
이것은 뒤집힌 것처럼 들리지만 심각한 단계입니다. 스프레드 시트 또는 관리 대시 보드를 통해 비즈니스에 대해 알아야 할 모든 것을 찾을 수는 없습니다. 일어나서 둘러보기. 직원들에게 업무 수행 방식, 특히 팀 및 프로세스 리더에 대해 이야기하십시오. 업무 수행 방식을 이해하는 것은 올바른 작업에 적합한 도구를 배포하는 것뿐만 아니라 저축 또는 수익을 창출 할 수있는 새로운 기회를 찾는 데 중요합니다.
좀 더 평범한면에서는 사무실의 물리적 인 모습과 기능을 재고로 확보하십시오. 다음에주의하십시오:
사무용 가구,
휴게실 용품 및 주방 용품
회의실 화이트 보드, 스크린, 전화 및
공유 사무 기기 - 파쇄기, 프린터, 팩스기.
이러한 기능이 제대로 작동하고 필요에 따라 작동에 필요한 소모품 (예: 토너, 용지 등)이 들어 있는지 확인하십시오.
6. 사업 및 마케팅 계획 분석
당신은 숫자에 대해 머리 아래로 갔다. 이제 머리를 들고 조직의 큰 그림을 볼 때가되었으며, 항상 사업 계획으로 시작합니다. 지도력 직원과 함께 앉아 계획을 자세히 살펴보십시오. 당신은 당신이 있어야 할 곳입니까 (의미, 계획이 어디에 있다고 말합니다)? 비즈니스 수행 방식이 여전히 가장 효과적입니까? 비즈니스가 최적으로 수행되고 있는지 여부에 관계없이이 질문을하십시오. 항상 더 좋은 방법이있을 수 있습니다. 비즈니스 프로세스를 나열하고 해당 프로세스에 대해 주요 직원과상의 한 후 단계별로 매핑 한 다음 자세히 고려하십시오. 경쟁력을 높이기 위해 사용할 수있는보다 효과적인 도구, 소프트웨어 또는 서비스가 있습니까? 올바른 사람들이이 일을하고 있습니까? 프로세스가 효율적입니까 아니면 중복입니까? 여기서 목표는 사람이나 소인을 해고하는 것이 아닙니다. 그것은 당신의 사업이 어떻게 사업을하는지, 수프에서 견과류까지를 완전히 이해하는 것입니다.
작년의 마케팅 계획을 비슷한 시각으로 살펴보십시오. 결과를 확인하고 비용과 결과를 비교할 때 실제로 어디에 있는지 물어보십시오. 당신은 어디에 약하고 어떻게 개선 할 수 있습니까? 다음에 특히주의하십시오.
시장 조사,
홍보 및 광고,
이벤트 및
언론 관계.
이 연습의 일부로 웹 및 온라인 소셜 네트워킹 프로필을 분석하는 것을 잊지 마십시오. 올바른 고객에게 도달하고 있습니까? 그들은 최신 상태입니까? 제품 또는 서비스 설명, 가격 및 임원 이름이 업데이트 되었습니까? 유지 관리되지 않는 웹 사이트를 방문하는 것보다 온라인 고객을 더 빨리 끄는 것이 없기 때문에 이러한 세부 사항을 자세히 확인하십시오.
물론, 이 6 단계를 작성하는 것보다 작성하는 것이 더 쉽습니다. 우리는 상당한 양의 작업에 대해 이야기하고 있습니다. 그러나, 당신이 버클을 잡고 올바른 사람들을 도와 주면, 몇 주 안에 모두 달성 할 수 있습니다. 그리고이 2 주 동안 연중 내내 귀사의 비즈니스에 상당한 프로세스, 비용 및 이익 배당금을 지불 할 수 있습니다.
