도큐웨어 클라우드 검토 및 평가

문서 관리 시스템에 관한 한, DocuWare Cloud는 문서 관리가 필요한 Microsoft Windows 3.0 이후로 오랫동안이 분야에서 강력한 경쟁자로 여겨져 왔습니다. DocuWare Cloud는 최대 4 명의 사용자와 20GB의 스토리지를 보유한 소규모 기업을위한 인스턴스 규모로 매월 300 달러에 책정됩니다. 이 플랫폼에는 뛰어난 문서 가져 오기 및 양식 처리 기능을 포함한 강력한 엔터프라이즈 기능 세트가 있습니다. 업계 베테랑이지만 편집자 선택 수상자 인 Ascensio System OnlyOffice 및 Microsoft SharePoint Online에있는 통합 및 공유 기능이 부족하지만 여전히 고려할 가치가있는 견고한 제품입니다.

기초

Adobe Document Cloud Standard와 마찬가지로 DocuWare Cloud는 종과 휘파람이없는 문서 관리 시스템의 엔터프라이즈 범주에 속합니다. 그러나 UI (사용자 인터페이스)를 사용하면 일반 사용자가 일반 작업을 수행하는 데 필요한 도구를 제공하는 동시에 고급 사용자 나 관리자를위한 고급 옵션을 사용할 수 있습니다. 대부분의 사용자가 DocuWare Cloud에서 볼 수있는 기본보기는 두 가지 핵심보기로 나뉩니다. 왼쪽의 탐색 창에서받은 편지함, 문서 검색, 사용 가능한 목록 및 작업에 액세스 할 수 있습니다. 오른쪽에는 주석 도구와 함께 문서 뷰어를 제공하는 추가 옵션이 있습니다. 문서를 선택하면 왼쪽 창에 직접 색인 필드를 편집하거나 문서 내의 텍스트를 클릭하여 색인 필드를 자동으로 채우는 옵션이 있습니다.

목록은 사용자가 볼 수있는 기본 문서 컨테이너이며 관리자가 정의합니다. 목록보기는 사용자가 URL을 해체하지 않고 목록에 직접 바로 가기를 만들 수있는 유용한 옵션을 제공합니다. 목록은 특정 컨테이너에서 사용 가능한 문서를 표시 할뿐만 아니라 CSV 파일 형식으로 해당 문서에 대한 색인 필드를보고 내보내고 공유 할 수도 있습니다.

왼쪽 탐색 창에는 스테이플 및 클립과 같이 문서를 함께 연결하는 몇 가지 흥미로운 옵션이 있습니다. 스테이플과 클립 모두 나중에 사용할 수 있도록 문서를 결합하여 되돌릴 수 있습니다. 스테이플 기능은 PDF 파일에만 적용되며 여러 PDF를 단일 PDF로 결합하거나 여러 페이지 PDF 문서를 단일 페이지로 나눕니다. 클리핑을 사용하면 개별 문서를 계속 유지하면서 여러 문서 유형을 연결할 수 있습니다.

문서 가져 오기

광범위한 사용 사례 시나리오에서 문서를 DocuWare Cloud로 가져 오는 데는 몇 가지 옵션이 있습니다. 웹 클라이언트를 통해 문서를 가져 오거나 DocuWare Cloud Scan 문서를 설치하여 DocuWare Cloud로 문서를 직접 스캔 할 수 있습니다. 또는 관리자가 사용자 정의 프린터 드라이버를 구성하여 사용자가 색인 작성 및 양식 처리와 같은 일부 가져 오기 작업을 간소화 할 수 있습니다. 관리자는 FTP 폴더를 구성하여 문서가 DocuWare Cloud의 특정 영역에 즉시 저장되어 대량 업로드, 프로그래밍 방식 또는 예약 된 가져 오기 또는 타사 소프트웨어와의 통합과 같은 여러 시나리오가 가능합니다.

DocuWare Cloud가 뛰어난 또 다른 영역은 광학 문자 인식 (OCR)입니다. 대부분의 문서 관리 시스템은 OCR을 지원하지만 엔진을 사용자 정의하는 기능은 자주 볼 수없는 기능입니다. DocuWare Cloud를 통해 관리자는 현재 비즈니스 요구에 따라 성능 또는 정확성을 위해 OCR 엔진을 최적화 할 수 있습니다. OCR 엔진은 맞춤법 검사 사전과 매우 유사하게 OCR 프로세스를 최적화하기 위해 비즈니스에서 일반적으로 사용할 수있는 단어 목록을 업로드 할 수 있습니다.

양식 처리

DocuWare Cloud는 내부 용 또는 고객 대면 시나리오를 위해 전자 양식을 활성화하는 훌륭한 작업을 수행합니다. 프로세스는 관리자가 양식 디자이너 도구를 사용하여 양식 템플릿을 작성하는 것으로 시작합니다. DocuWare Cloud에는 두 가지 양식 유형이 있습니다. 최종 제품은 관리자가 디자인 한 템플릿의 모양과 느낌을 취하므로 웹 양식은 상당히 기본적입니다. 반면에 병합 된 양식은 양식 서식 파일을 통해 수집 된 데이터를 가져온 다음 관리자의 기본 설정에 따라 기존 문서에 해당 데이터를 오버레이합니다. 두 양식 유형 모두 색인 필드를 채우는 데 사용되며 다른 데이터 관련 작업 및 통합에도 활용할 수 있습니다.

DocuWare Cloud 양식 디자이너를 사용하여 다양한 요소를 양식으로 끌어서 원하는 곳에 빠르게 배치 할 수 있습니다. 필드에 레이블을 지정하고 필요에 따라 표시하고 필요한 위치에 지침을 신속하게 배치 할 수 있습니다. 양식을 병합하려면 출력 템플릿을 업로드하고, 양식 템플릿의 필드를 출력 템플릿에 통합하고, 각 필드에 대해 기본 텍스트 서식 옵션을 구성해야합니다. 두 양식 유형 모두 궁극적으로 새로 작성된 양식이 선택한 문서 저장소에 배치되고 색인 필드는 양식 데이터 또는 정적 값으로 채워집니다. 마지막으로이 프로세스 중에 권한을 구성하여 개별 사용자가 양식을 관리하거나 사용할 수 있습니다. 또한 외부 사용자가 양식을 채우고 제출할 수 있도록 양식을 공개 할 수 있습니다.

관리 기능

엔터프라이즈 관리자는 DocuWare Cloud의 보안 기능이 될 것입니다. 권한은 여러 수준으로 구성 할 수 있지만 Dokmee와 유사하게 파일 캐비닛에서 가장 많이 사용됩니다. 여기에는 사용자가 문서에 액세스하거나 문서를 저장할 수있는 요소 인 여러 대화 상자가 포함될 수 있습니다. 목록 대화 상자는 그래픽 편집기 또는 SQL 문을 사용하여 구성된 쿼리 기반 문서 모음입니다. 저장 대화 상자는 문서가 스토리지에 배치 될 때 사용되는 색인 필드를 식별하는 데 사용되는 반면 결과 목록 대화 상자는 문서 목록보기 및 색인 필드 편집 양식에 사용되는 필드를 지정합니다. 마지막으로 폴더 대화 상자는 문서 저장 및 탐색에 사용되는 폴더 구조를 식별하는 데 사용됩니다. 폴더 구조는 원하는대로 계층 구조를 작성하기 위해 색인 필드 또는 정적 값을 다른 폴더 레벨에 배치하여 빌드됩니다.

DocuWare Cloud는 사용자의 삶을 편하게 만들고자하는 관리자에게 도움을 제공합니다. 두 가지 예는 인덱스 필드 옵션을 시행하고 비즈니스 프로세스를 자동화하는 것입니다. 다양한 문서 유형의 필드는 정적 목록, DocuWare Cloud 내의 데이터에서 생성 된 것 또는 외부 데이터 소스의 값에서 조회 및 검증 목적으로 값 목록을 사용하도록 구성 할 수 있습니다. 키 필드를 비교하여 단일 캐비닛 내에서 또는 두 캐비닛간에 문서 관계를 정의 할 수 있습니다.

비용을 고려

DocuWare Cloud의 단점 중 하나는 다소 성가신 가격입니다. 경쟁의 대부분과 달리 DocuWare Cloud는 사용자 당이 아닌 인스턴스 크기로 가격이 책정되어 있으므로 정확한 가격을 문의하려면 회사에 문의해야합니다. 앞에서 언급했듯이 소규모 비즈니스에 적합한 DocuWare Cloud 인스턴스는 최대 4 명의 사용자와 20GB의 스토리지로 한 달에 300 달러를 운영합니다. 40 명의 사용자와 100GB의 스토리지를 지원하는 더 큰 인스턴스는 한 달에 1, 500 달러에 가깝습니다. 사용자 및 스토리지 요구 사항에 관계없이 DocuWare Cloud 영업 팀에 문의하여 비즈니스 요구 사항 및 이러한 요구 사항이 월별 요금에 미치는 영향에 대해 논의하고자합니다.

전체적으로 DocuWare Cloud는 문서 관리 공간에서 매력적인 옵션이 될 수있는 충분한 기능을 제공합니다. 전자 양식을 둘러싼 기능은 많은 비즈니스에 특히 유용하며 몇 가지 관리 기능도 강력합니다. 통합 및 사용 편의성 측면에서 편집자 선택 Ascensio 시스템 전용 Office 및 Microsoft SharePoint Online보다 약간 뒤떨어 지지만 그다지 큰 차이는 없습니다. 이 때문에 DocuWare Cloud는 조사 할 가치가있는 문서 관리 옵션으로 남아 있습니다.