정리하기 : 좀 더 체계화하기 시작하는 방법

? wmode = transparent "구성에 대해 무엇을 알고 싶으십니까?"

그것은 종종 동료들과 친구들에게이 칼럼에 대한 아이디어를 얻도록 요청하는 질문입니다. 마지막으로 물었을 때 한 명 이상의 사람이 "어떻게 시작해야합니까?"라고 대답했습니다.

내가 조직화하기위한 초보자 가이드를 작성한다면, 그것은 절대적으로 필수적인 조언으로 이어질 것입니다: 프로젝트를 더 작은 조각으로 나누십시오.

목표를 더 작은 목표와 일상 업무로 나누는 것이 성공의 핵심입니다. 모든 조직화 된 사람들이 그렇게하지만 모든 조언 기사가 그것을 명백하게하는 것은 아닙니다. 나는 그것이 명백해야한다고 생각합니다. 너무 광택이 나지 않아야합니다.

조직화의 진정한 비밀은 조직이 일어나고 앞으로 나아 가기 위해 필요한 조치를 취하는 방법을 알아내는 것입니다. 작업을 정의 할 수 있어야합니다. 이것이 목표를 세분화하는 것입니다.

정리를 시작할 곳

정리하기 전에 목표가 있어야합니다.

"보다 조직화되고 싶다"는 목표는 아닙니다. 실제로 원하는 것이 무엇인지 그려보십시오. 말로 표현하십시오. 그리고 그 단어들을 부정적인 것이 아니라 긍정적이고 실행 가능한 것으로 만드십시오.

이메일이 통제 할 수 없다고 생각한다고 가정 해 봅시다. 이메일을 정리하려고합니다.

부정적으로 정의 된 목표: "내 이메일은 엉망이고 더 이상 그런 방식으로 원하지 않습니다."

긍정적으로 정의 된 목표: "필요할 때 항상 이메일을 빨리 찾을 수 있기를 원합니다."

긍정적이고 실행 가능한 목표는 수행 하고자하는 일 ("전자 메일 찾기")에 중점을 둡니다. 부정적 인 경사를 통해 보이는 목표는 이메일이 지저분하고 불만 스럽다는 문제를 해결합니다.

또 다른 예는 다음과 같습니다.

부정적으로 정의 된 목표 : "나는 너무 많은 서류를 가지고있다. 그들은 책상을 어지럽히고 산만하게하고 그것을 싫어한다." (어떤 일이 일어나고 싶은지 또는 상황이 어떻게 변하기를 원하는지 명확하지 않은 방법에 주목하십시오.)

긍정적으로 정의 된 목표: "저는 초점을 맞추는 데 도움이되는 최소한의 작업 공간을 원합니다. 컴퓨터와 OCR의 강력한 기능을 활용하여 중요한 문서를보다 효율적으로 찾을 수 있기를 원합니다." ("초점"및 "효율적"과 같은 긍정적 인 단어에 중점을 둡니다.)

말 그대로, 당신이 원하는 것을 그림으로 그려야하며 그것을 긍정적 인 단어, 구체적이고 실행 가능한 단어로 바꿔야합니다. 목표 설정 및 달성에 대한 추가 정보를 참조하십시오.

목표를 파괴하는 방법

당신이 목표를 가지고 그것을 말로 넣으면, 당신은 그것을 파괴해야합니다.

목표를 쉽게 해체하는 방법은 목표를 달성하기 위해 매일해야 할 일 목록에 무엇을 쓸 것인지 생각하는 것입니다.

"집중에 도움이되는 최소한의 작업 공간을 만드십시오." 오히려 당신은 쓸 수 있습니다:

• 책상에서 머그잔과 컵을 치우십시오
• 받은 편지함에서 용지 스캔
• 스캔 한 종이 조각
• 컴퓨터 전선을 곧게 펴다

(처음에 할 일 목록에 어떤 종류의 물건이 있는지 잃어 버린 경우 더 나은 할 일 목록을 만드는 데 도움이됩니다.)

예: 사진 조직 화장

대규모 조직 프로젝트를 작은 부분으로 나누고 어떻게 진행되는지 완전히 설명하는 방법에 대한 더 긴 예를 보여 드리고자합니다.

저는 동료 인 Stephanie와 함께 디지털 사진 조직 전체를 재구성하고 있습니다 (앞의 칼럼에서 광범위하게 글을 쓸 것입니다). 그녀는 여러 대의 컴퓨터와 온라인 스토리지 서비스에 수천 장의 사진을 뿌려 놓고 정리하기를 원합니다.

1. 목표를 정의하십시오. 우리가 프로젝트에 대해 논의하기 위해 처음으로 앉았을 때 나는 그녀에게 물었다. "무엇을 원하십니까? 당신의 목표는 무엇입니까?" 그녀가 대답하기 전에 그녀를 멈췄다. "그것을 바꿔 보자. 지금 할 수없는 사진으로 무엇을하고 싶니?"

스테파니는 기본적으로 어떤 기기를 사용하든 쉽게 사진을 찾을 수 있기를 원한다고 말했습니다.

2. 문제를 이해하십시오. 내 후속 질문은 "지금은 사진을 찾을 때 어떻게 보입니까? 이미지의 날짜 나 인물 또는 사진을 촬영 한 이벤트를 기억하십니까?"였습니다.

이 질문에서 실제로 묻는 것은 "필요에 맞게 어떤 종류의 솔루션을 설계해야합니까?"

그녀는 일반적으로 "대학에서"와 같이 대략 날짜별로 사진을 기억하지만 때로는 사진 속의 사람들에 의해 기억된다고 말했다.

우리는 몇 가지 가능한 해결책을 고려했지만 아직 아무것도 해결하지 못했습니다. 종종 몇 가지 조직 프로젝트를 진행하는 데 도움이되므로 목표에 대한 정의가 문제에 대해 더 많이 배울수록 변화하는지 확인하십시오.

3. 자신에게 작은 일을 할당하십시오. 회의를 바탕으로 Stephanie는 간단한 작업 목록을 보냈습니다. 다음과 같이 보였습니다:

재고 확보: 로컬 및 온라인으로 사진이 보관되는 장소를 나열합니다.

Photostream 켜기 (Stephanie는 여러 Apple 장치를 사용하므로 Photostream을 통해 사진을 통합하는 것이 초기에는 논리적이고 간단한 단계처럼 보였습니다)

한동안 사용하지 않은 사진 사이트의 비밀번호 검색

Facebook 사진 및 데이터를 다운로드하십시오.

이 네 가지 작업은 Stephanie의 "다음 단계"의 범위였습니다. 그녀의 목록은 두 항목에 불과합니다. 그녀는 하루 종일 일을한다면 일주일도 채 걸리지 않으면 하루 안에이 모든 일을 쉽게 할 수있었습니다.

4. 마감일을 정하십시오. 간단하고 짧은 작업을 수행하는 방법은 마감일을 설정하는 것입니다. Awesome Note 또는 Any.do와 같은 작업 관리 앱을 사용하여 할 일을 추적하고 마감일을 지정 하고 싶습니다. 스테파니의 프로젝트를 통해 그녀는 마감일을 알지 못하지만 프로젝트를 계속하기 위해 서로 만나기로 결정한 시점에 따라 마감일이 짧습니다. 우리의 다음 회의는 그녀의 달력에 나타나고 그녀가 할 것이라고 말한 것에 대해 책임감을 느끼게된다고 가정합니다.

힘든 일이야

모든 사람이 자신에게 책임감을 느끼지는 않습니다. 나는 우리 모두에게 다른 사람에게 우리의 계획에 대해 이야기하거나 우리가 무언가를 할 것인지 아닌지를 돈을내는 것과 같은 책임감있는 전략을 가지고 있다고 생각합니다. 작업을 기억하는 것은 어렵지 않습니다. 스마트 폰에서 알림을 보내십시오. 어려운 일 입니다. 매우 구체적인 작은 작업이 있다면 최소한 따라야 할 가능성이 높아집니다.

"모든 여행은 단일 단계로 시작합니다"라는 속담은 전적으로 사실입니다. 또는 원하는 경우 "표시는 전투의 절반입니다"라는 동일한 의도를 말합니다. 해야 할 일을 명확하고 실행 가능한 일과 합리적인 시간을 주어야합니다. 그렇지 않으면, 당신은 시작만큼 많이하지 않습니다.