차례:
비디오: SharePoint Online (십월 2024)
SharePoint Online 시작
Microsoft SharePoint Online에 가입하는 것은 간단합니다. 계획을 선택하고 이름, 이메일, 전화 번호, 회사 및 주소를 제공하십시오. 그런 다음 사용자 ID, 비밀번호 및 고유 URL (예: yourname.onmicrosoft.com)을 작성하십시오. 그런 다음 문자 또는 전화 통화를 통해 사용자에게 전송 될 코드를 입력하여 로봇이 아닌지 확인하십시오. 마지막으로 결제 정보를 입력하고 월별 또는 연간 결제 여부를 선택하십시오. 무료 평가판을 선택하면 지불 정보가 필요하지 않습니다.
Office 365를 처음 사용하는 경우 처음 로그인 할 때 약간의 정보가 과부하 될 수 있습니다. Microsoft Office 365 Enterprise E3 무료 평가판에 가입 한 경우 대시 보드에는 12 개가 넘는 타일이 포함됩니다. Enterprise E3 계층에 포함 된 다양한 Microsoft 프로그램 및 기능 이 타일 중 하나는 Microsoft SharePoint Online입니다. 또한 왼쪽의 관리 센터 메뉴를 사용하여 관리 모듈에서 Microsoft SharePoint Online의 관리 측면에 액세스 할 수 있습니다.
Microsoft SharePoint Online을 사용하면 개별 사이트를 조직 및 관리 엔터티로 만들 수 있습니다. 각 SharePoint 사이트에는 자체 문서 라이브러리, 노트북, 보안 및 디자인이있을 수 있습니다. 또한 하위 사이트를 사용하여 사이트를 독립 실행 형 사이트 또는 계층 구조로 구성 할 수 있습니다. 사이트를 만들 때 팀 사이트 또는 커뮤니케이션 사이트 중에서 선택하라는 메시지가 나타납니다. 팀 사이트는 조직 내 공동 작업을위한 기존 SharePoint 사이트로, 특히 많은 수의 사용자가 문서 관리에 참여합니다. 커뮤니케이션 사이트는 개인 또는 소규모 그룹이 더 많은 사용자 그룹이 사용할 컨텐츠를 작성하는 시나리오에 유용합니다. 문서 라이브러리와 블로그 사이의 교차점이라고 생각하십시오. 두 사이트 옵션 모두 문서를 공유하는 데 사용할 수 있으며 사용자 정의가 가능합니다.
누군가가 학습 곡선을 탐색 할 의향이있는 경우 Microsoft SharePoint Online의 팀 사이트는 유연합니다. 예를 들어, 사이트의 문서 라이브러리는 수많은 메타 데이터 필드로 구성 할 수 있으며, 여러 가지 다른 기능에 활용할 수 있습니다. 검색 및 정렬에 사용할 특정 필드를 표시하도록 문서보기를 사용자 정의 할 수 있습니다. 메타 데이터가 일치하는 문서 만 표시하도록보기를 필터링하여 특정 문서 세트를 표시하도록 각각 사용자 정의 된 여러보기를 작성할 수 있습니다.
Microsoft OneDrive 클라이언트를 사용하여 Microsoft SharePoint Online 문서 라이브러리를 컴퓨터 또는 모바일 장치와 동기화 할 수 있습니다. 데스크톱 사용자는 문서 라이브러리에서 동기화 버튼을 클릭하여 연결을 구성하거나 소프트웨어를 다운로드 할 수 있습니다. 끌어서 놓기, 파일을 바탕 화면의 동기화 된 폴더로 복사하거나 다양한 Office 앱을 사용하여 새 파일을 문서 라이브러리에 추가 할 수 있습니다.
문서 공유 및 협업
핵심적으로 Microsoft SharePoint Online은 문서 관리 플랫폼입니다. 파일 업로드 및 다운로드, 편집 및 공유와 같은 기본 문서 관리 기능 외에도 Microsoft SharePoint Online은 변경 내용 추적도 처리합니다. 수정 한 사람을 기록하고 이전 버전의 문서를 다운로드하여 변경 사항을 검토하거나 이전 버전으로 돌아 가게하면 Microsoft SharePoint Online에 상당한 유연성을 제공합니다. 사용자는 변경이있을 때 알림을 받도록 문서 라이브러리에서 경고를 구성 할 수도 있습니다. 모든 사용자가 Office 2010 이상을 사용한다고 가정 할 때 최신 Office 문서에는 공동 작성 (동일한 파일을 동시에 편집하는 여러 사용자)도 지원되지만 여러 사람이 같은 파일을 편집하는 문제를 방지하기 위해 문서를 체크 아웃 할 수 있습니다.
Microsoft는 Office 365에서 상당히 강력한 보안 및 규정 준수 기능을 제공하며, 이 기능 중 상당수는 Microsoft SharePoint Online과 비교할 수 있습니다. Ascensio System OnlyOffice와 같은 대부분의 다른 비즈니스 급 문서 관리 제품군은 권한 및 감사 추적과 같은 기본 보안 기능을 제공합니다. Microsoft SharePoint Online은 이러한 기능도 지원하지만 경쟁 제품보다 훨씬 높은 기능도 포함합니다. 우선, 문서 레이블, 데이터 손실 방지, 문서 보존 및 감독자 액세스와 같은 사항을 처리하는 정책을 만들 수 있습니다. 문서 레이블은 신용 카드, 주민등록번호 또는 고객 데이터와 같이 민감한 데이터가있을 수있는 문서를 식별하는 데 사용됩니다.
SharePoint는 이러한 레이블을 만들고 관리 할뿐만 아니라 문서의 내용을 기반으로 기존 문서 (또는 전체 Office 365 제품군을 사용하는 경우 전자 메일)에도 레이블을 적용 할 수있는 도구를 제공합니다. 중요한 정보가 포함 된 문서가 조직 외부에서 공유되지 않도록하는 등 데이터 손실을 방지하기 위해 유사한 도구를 사용할 수 있습니다. 사용자가 문서를 영구적으로 삭제하지 못하도록하고 정의 된 시간이 지난 후 보관 또는 제거를 수행하기 위해 문서 보존을 관리하는 도구도 제공됩니다. 이러한 경우 대부분 Microsoft는 HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) 및 해당 규정을 포함하여 다양한 국가의 규정을 쉽게 준수하도록 설계된 사전 정의 된 필터 세트를 제공합니다. 검색어를 사용하여 정책 응용 프로그램을 구성 할 수도 있습니다. 이러한 정책은 Microsoft SharePoint Online 또는 개별 사이트에 적용 할 수 있습니다.
감사 로깅을 사용하여 사용자 수준 활동 또는 관리 변경 사항을 추적 할 수 있습니다. 로깅이 활성화되면 감사 로그에서 특정 작업, 사용자, 시간 창 또는 검색어를 검색하여보기에 집중할 수 있습니다. 앞에서 언급 한 eDiscovery 기능 중 하나는 법적 조치와 같은 특정 주제와 관련된 문서를 찾을 수있는 포괄적 인 도구입니다. eDiscovery를 사용하면 소환장 또는 기타 정보 요청 범위 내에있는 문서를 찾거나 보류하여 관련 문서를 보호 할 수 있습니다
이러한 보안 기능이 위협적인 것처럼 보이면 완전히 선택 사항이며 무시하기로 선택해도 방해가되지 않습니다. 그룹 또는 사용자 기반 권한과 같은 더 많은 표준 보안 옵션도 사용할 수 있습니다. 인증 된 사용자에게만 공유, 익명 액세스의 만료 기간 설정 또는 조직 외부의 파일 공유 작동 방식을 구성 할 수도 있습니다.
유연하고 확장 가능한 워크 플로우
Microsoft SharePoint는 현재 한동안 워크 플로 생성을 지원했으며 SharePoint Online도 예외는 아닙니다. 워크 플로 모듈이있는 대부분의 문서 관리 시스템은 검토 라우팅 또는 서명 요청과 같은 기본 문서 관리 작업을 지원하지만 Microsoft SharePoint Online은 서로 다른 플랫폼간에 워크 플로를 만드는 도구 인 Microsoft Flow와 긴밀하게 통합됩니다. Flow를 사용하면 문서를 라이브러리에로드 할 때 승인 요청을 보내거나 Microsoft Forms와 통합하여 적절한 연락처로 정보를 라우팅하거나 DropBox Business 또는 Google Drive for Google과 같은 타사 클라우드 저장소 플랫폼과 문서 라이브러리를 연결할 수 있습니다. 작업. Microsoft는 100 가지가 넘는 Flow 템플릿을 제공하거나 직접 만들 수 있습니다.
Microsoft가 전체 정보 관리 플랫폼에 통합 지점으로 추진하고있는 또 다른 분야는 Microsoft PowerApps입니다. PowerApps의 의도는 사용자가 (상대적으로도) Microsoft SharePoint에서 데이터를 캡처하고 저장할 수있는 앱을 매우 쉽게 (상대적으로) 만들 수 있다는 것입니다. 이러한 PowerApp은 Microsoft Store에 나열 될 수 있으며 내부 비즈니스 프로세스 또는 고객을위한 포털로 사용될 수 있습니다.
앱과 관련하여 Microsoft와 개발자와의 오랜 관계는 Microsoft SharePoint 앱 카탈로그가 Microsoft SharePoint 사이트에 통합 할 수있는 앱으로 가득하다는 것을 의미합니다. 이러한 앱은 유료 및 무료 옵션으로 제공되지만 무료 앱도 가격이 함께 제공됩니다. Microsoft SharePoint 앱 권한은 모바일 장치에서 기대하는 것과 매우 유사하며 각 앱에는 앱이 문서 및 데이터로 수행 할 수있는 작업 목록이 포함되어 있으므로 적절한주의를 기울여 처리해야합니다. 올바른 환경에서 Microsoft SharePoint 앱은 향상된 알림 기능, 추가 일정 옵션, 다른 서비스에 통합 및 기타 여러 옵션과 같은 기능을 추가 할 수 있습니다.
SharePoint Online은 강력한 플랫폼입니다
관리하기 어렵거나 심지어 사용하기 어렵다는 Microsoft SharePoint의 명성은 사용성보다 기능에 중점을 둔 결과입니다. Microsoft가 파트 타임 관리자가 액세스 할 수 있도록 Office 365 및 다양한 구성 요소에 집중하는 데 중점을 두면서 (특히 필요하지 않은 역할을 수행하는 경우) Microsoft SharePoint Online은 엔터프라이즈 고객에게 제공하지 않고 고급 기능을 제공한다는 측면에서 소규모 IT 상점에서는 사용할 수없는 매우 복잡한 솔루션입니다. 공평하게 말하면, 관리 설정을위한 여러 위치를 포함하여 Microsoft SharePoint를 관리하는 데 여전히 복잡한 부분이 있습니다. 그러나 대부분의 기능은 과거에 비해 구성하기가 훨씬 간단합니다.
Microsoft의 Office 365 가격은 공격적이며 Microsoft SharePoint Online은 매월 사용자 당 매우 합리적인 가격으로 5 달러를받을 수 있습니다. 그러나 이는 여전히 다른 편집자 선택 인 경쟁 업체 인 Ascensio System OnlyOffice에서 얻을 수있는 월별 사용자 당 1 달러의 가격과는 큰 차이가 있습니다. 여전히 새로운 사용 편의성, Flow, eDiscovery 및 다양한 구성 가능한 관리 정책과 함께 제공되는 고급 협업 및 보안 기능을 기반으로하는 Microsoft SharePoint Online은 문서 관리 부문에서 편집자 선정 상 중 하나를 쉽게 획득합니다. 범주.
