Papertracer 검토 및 평가

비즈니스의 문서 관리 (DM) 요구를 충족시키기 위해 구축 된 PaperTracer (월 사용자 당 $ 15로 시작)는 문서의 준비, 캡처 및 관리를 중심으로 구축 된 현명하고 깊이있는 사용자 정의 솔루션입니다. 문서 메타 데이터를 처리 할 때 세밀한 제어 및 유연성으로 인해 문서 관리 솔루션이 가능합니다. PaperTracer는 문서 보존 기능을 뛰어 넘고 사용자에게 데이터 수집 및 추적 도구를 제공합니다. 스토리지 기능이 향상되면 협업 및 공유 기능이 떨어지고 가격이 빠르게 상승 할 수 있습니다. PaperTracer는 DM 소프트웨어 검토 과정에서 편집자 선정 수상자 인 Ascensio System OnlyOffice 및 Microsoft SharePoint Online의 뒤를 잇습니다.

사용자, 역할 및 보안

IT 관리자의 관점에서 볼 때 DM 시스템을 평가한다는 것은 보안에주의를 기울이는 것을 의미합니다. 보안이 약하면 데이터가 손실 될뿐 아니라 규정, 산업 표준 또는 회사 정책과 관련하여 조직이 위반에 노출 될 수 있기 때문입니다. 이번 라운드 업에서 검토 한 엔터프라이즈 중심 DM 시스템의 대부분은 편집자 선택 수상자뿐만 아니라 Adobe Document Cloud Standard를 포함하여 이러한 이유로 보안에 세심한주의를 기울입니다.

PaperTracer는 광범위한 보안 제어 기능으로 인해 대부분의 비즈니스의 보안 요구 사항을 충족시킵니다. 이 중에서 가장 바람직한 것은 사용자 및 그룹 관리, 세션 시간 초과 및 암호 길이 적용입니다 (그러나 암호 복잡도는 구성 할 수 없음). PaperTracer 시스템은 모든 데이터 액세스에 대한 영구적 인 기록과 함께 HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act)를 준수합니다. 이 시스템에는 2048 비트 암호화 환경이 있으며 안전한 사용자 인증을 사용하며 모든 데이터 액세스, 업데이트 및 라우팅에 대한 전체 감사 추적을 생성 할 수 있습니다.

PaperTracer의 권한은 비슷하게 강력합니다. 관리자는 부서 또는 개별 데이터 필드에 대한 사용자 또는 그룹 액세스를 제어 할 수 있습니다. 사용자는 세부적인 수준에서 액세스 권한을 보거나 권한을 보거나 추가 / 편집 할 수 있습니다. 특정 레코드에 대한 권한을 관리 할 수도 있습니다.이 권한은 이전에 다른 방법을 사용하여 해당 레코드에 할당 된 권한을 효과적으로 무시합니다.

PaperTracer는 포괄적 인 권한 기능 외에도 적절한 보안 상태를 보장하기위한보고 기능을 제공합니다. 액세스 보고서는 다양한 리소스에 할당 된 권한과 개별 사용자 및 그룹이 사용할 수있는 액세스 권한을 식별합니다. 감사 로그 기능을 사용하여 특정 기간 내에 및 / 또는 특정 사용자가 수행 한 다양한 작업을 추적 할 수 있습니다. 문서를 보거나 라우팅하는 데 관련된 레코드는 숨길 수있는 데이터의 양을 줄이기 위해 숨길 수 있습니다. 이상적으로이 감사 데이터는 PDF 또는 Microsoft Excel 파일로 내보낼 수 있지만이 기능은 사용할 수 없습니다.

데이터에 관한 모든 것

PaperTracer의 또 다른 중요한 기능은 메타 데이터 필드를 매우 높은 수준으로 사용자 정의 할 수 있다는 것입니다. 다른 문서 관리 시스템을 사용하여 이러한 필드를 사용자 정의 할 수있는 경우 PaperTracer는 기존 데이터베이스 시스템과 같이 이러한 필드를 처리하여 필드 유형, 자동 값 (매개 변수, 타임 스탬프 또는 작업을 수행하는 사용자 기반), 양식의 잠재적 값을 정의 할 수 있습니다 값 목록을 작성하고 필요하거나 읽기 전용으로 필드를 구성 할 수도 있습니다. 필드를 그룹화하여 사용자에게 탭 데이터 입력보기를 제공 할 수 있으며, 계층 구조와 같이 구성하여 특정 값을 선택하면 추가 필드를 사용할 수 있습니다.

PaperTracer는 또한 사용자 정의 필드 구성 이상의 확장 된 데이터 관리 기능을 가지고 있습니다. 우선, 보고 기능은 데이터 관리 유틸리티에서 기대하는 것과 일치하며 표시, 필터링, 정렬 및 그룹화에 사용되는 필드와 관련하여 약간의 사용자 정의를 제공합니다. 또한 관리자는 Microsoft Excel을 사용하여 대량 가져 오기를 수행하거나 대량 편집 도구를 사용하여 대량 변경을 수행 할 수 있습니다.이 도구를 사용하면 특정 값을 가진 필드가 포함 된 레코드를 찾고 해당 필드를 개별적으로 또는 한 번에 업데이트 할 수 있습니다. 이러한 데이터 플랫폼 기능을 함께 추가하면 많은 비즈니스에서 PaperTracer를 사용하여 문서를 관리 할뿐만 아니라 모든 데이터 수집 작업을 관리 할 수 ​​있습니다.

계약 관리에 초점

계약 관리는 본질적으로 심각한 법적 영향을 미치며 일반적으로 보안뿐만 아니라 워크 플로 무결성 및 통합 측면에서도 면밀히 관찰되는 비즈니스 프로세스입니다. PaperTracer에는 계약 및 문서 관리 간의 관계를 간소화하기 위해 계약 작성 기능이 포함되어 있습니다.

PaperTracer의 계약 작성 기능은 관리자가 활성화 할 수 있으며, 계약 섹션 및 절을 사용하여 관리자 정의 템플릿을 사용하며, 각 섹션은 회사 법률 팀에서 제공하는 공통 언어로 미리 채워질 수 있습니다. 이러한 섹션과 조항이 작성되면 하나 이상의 계약 유형과 연관됩니다. 이러한 계약 템플릿은 사용자 입력 필드를 사용하여 작성할 수 있으며, 이를 통해 사용자는 PaperTracer의 필드 또는 수동 입력을 통해 관련 정보로 계약을 신속하게 채울 수 있습니다.

적절한 권한이있는 사용자는 계약서에 피드를 제공하는 데이터 필드를 채우는 계약을 시작할 수 있으며 해당 섹션과 조항을 통합하고 계약의 의도에 따른 언어를 사용할 수 있습니다. PaperTracer 내에서 계약이 작성되면 다른 문서와 마찬가지로 승인 및 서명을 위해 계약을 전달할 수 있습니다. 이는 사용자에 의해 트리거되는 수동 프로세스이거나 조직 내부 또는 외부의 사용자와 조정하는 워크 플로우를 통합 할 수 있습니다.

가격 및 기능

PaperTracer는 Express와 Enterprise의 두 가지 버전으로 제공됩니다. Express Edition은 중소기업 (SMB)을 대상으로하며 워크 플로 템플릿 선택, 사용자 및 스토리지를 기준으로 가격이 책정됩니다. 각 워크 플로 템플릿의 비용은 한 달에 $ 30이며 자산 관리, 클리닉 관리, 직원 온 보딩, 계약 관리 및 법률 사무소 관리와 같은 산업 옵션이 포함됩니다. 사용자는 한 달에 한 달에 15 달러를 추가로 지불하고 스토리지는 매월 기가 바이트 (GB)는 25 달러입니다.

Enterprise Edition은 PaperTracer를 통해 구현에 대한보다 실제적인 접근 방식을 사용하여 워크 플로우 사용자 정의, 데이터 가져 오기 및 시스템 실행 준비를 지원하여 비즈니스를 지원합니다. 이 버전의 가격은 비즈니스 요구 사항에 따라 다르지만 샘플 견적에는 초기 설정 및 라이센스 비용 2, 000 달러, 관리자 교육 비용 1, 000 달러, 필요한 지원 기간 30 일, 3GB에 대한 월별 300 달러가 포함되어 있습니다. 호스팅 된 저장소, 5 명의 내부 사용자 및 무제한 외부 사용자

PaperTracer 시장은 특히 문서뿐만 아니라 데이터를 캡처하는 시스템을 찾는 기업들 사이에서도 확실히 존재합니다. 그러나 특히 스토리지 요구 사항이 중요한 요소 인 경우 PaperTracer의 비용을 고려해야합니다. 결론: 구입하기 전에 귀하의 요구를 PaperTracer의 기능에 밀접하게 매핑하십시오. 그들이 정렬되면, 이것은 견고한 솔루션입니다. 그러나 귀하의 요구가 더 주류라면 계속보고 싶을 것입니다.