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워크 플로우 및 생산성 도구와 관련하여 Asana는 다른 협업 플랫폼을 물 밖으로 불어냅니다. 워크 플로우는 Asana를 위해 만들어졌으며, 그 장점은 PCMag가 워크 플로우 도구로 내부적으로 사용할 수 있도록 Editors 'Choice에 끄덕였습니다. 모든 기능과 디자인 요소는 프로젝트의 모든 측면 또는 사용자 작업 판의 모든 작업을 완전히 투명한 경험으로 통합하고 구성하는 궁극적 인 목표를 달성합니다.
나는 사내 아사나 마스터 (Asana master)와 이야기를 나 whose 다. 그의 아서 (Tatelage)는 워크 플로우 관리 툴을 거의 무제한으로 사용할 수있는 숨겨진 기술과 기법을 공개했다. 그는 큰 망설임으로 복잡한 색인 작업, 하위 작업 및 광범위한 프로젝트 일정을 웹에서 벗어나 워크 플로 지혜의 몇 가지를 공유하는 데 동의했습니다. Asana 마스터는 PCMag가 그를 Sheev라고 간단히 언급 할 때이 기사의 목적을 요구하면서 자신의 정체성을 그림자로 덮도록 선택했습니다.
1. 크로스 인덱싱의 힘을 품다
크로스 인덱싱은 Asana 사용과 Asana 마스터 링의 차이점입니다. Sheev는이를 플랫폼의 가장 중요한 기능이라고 설명했습니다. 즉, 단일 작업을 여러 프로젝트로 교차 색인화하는 동시에 해당 작업을 사용하여 색인이 생성 된 위치에 따라 각 사용자 또는 팀에 정보를 다르게 표시 할 수있는 기능이라고 설명했습니다. 교차 인덱싱은 하나의 작업을 복제하지 않으므로이를 사용한다는 것은 서로 다른 장소에서 10 개의 동일한 작업이 아니라 다른 프로젝트에서 10 회 교차 인덱싱 된 단일 작업을 의미합니다. 작업을 크로스 인덱싱하려면 작업 이름 바로 위에 마우스를 올리면 더하기 버튼이 나타납니다. 그것을 클릭하고 프로젝트 이름을 입력하십시오.
관리자 수준에서 관리자는 워크 플로 디자인에 따라 짜여진 작업 및 하위 작업 목록이 포함 된 고급 프로젝트를 볼 수 있습니다. 하나의 완료된 프로젝트에서 예상 한대로 작업이 진행되면 생산성을 높이기 위해 동일한 작업이 다른 팀에서 어떻게 수행되고 있는지 확인할 수 있습니다 (재 할당 된 작업이 더 빨리 완료 될지 여부를 결정할 수 있음). 다른 팀원 또는 공유 프로젝트).
서브 태스크를 교차 인덱스 할 수도 있습니다. 서브 태스크를 열고 왼쪽 상단에있는 오버 플로우 버튼을 클릭 한 후 프로젝트에 추가를 선택하십시오. 서브 태스크는 지정된 프로젝트에 나타나지만 여전히 상위 태스크 내에 위치를 유지합니다. Asana를 사용하면 전체 워크 플로 디자인과 연결된 상태로 무한한 수와 수준의 작업 및 하위 작업을 만들 수 있습니다. Sheev가 설명했듯이 외부 작업으로 분기되는 상위 작업 측면에서 교차 인덱싱에 대한 생각은 다른 프로젝트 및 팀에 대한 작업을 교차 인덱싱하여 비즈니스 내에서 워크 플로에 고유 한 수명을 부여하는 디자인을 만듭니다.
2. 팀 및 알림
Sheev의 다음 아사나 지혜는 팀 구성에 관한 것입니다. 그는 사용자가 팀 대화를 활용하고 알림을 구성하여 워크 플로를 중심으로 조직 문화를 만드는 방법을 설명했습니다. Sheev는 Asana 대시 보드의 Team Conversations 탭에서 @mention 기반 기본 채팅이 Slack (협업을위한 편집자 선택)과 유사하게 작동하지만 Asana를 사용하면 스레드 전체 역할을하는 팀 전체 알림을 보낼 수 있습니다. 기반 알림. 대화는 작업에 첨부되지 않지만 사용자를 @ 멘션하거나 해당 작업을 참조하면 하이퍼 링크로 표시됩니다. Asana 메시지는 팀별로 제한되므로 Basecamp와 같은 플랫폼에서 찾을 수있는 팀 기능만큼 프로젝트 별 브레인 스토밍에 적합하지 않습니다. 그러나 팀 기반 권한은 특정 작업에 대한 정보가 포함 된 알림이 관련 사용자에게만 전달되도록합니다.
팀 알림은 주어진 스레드를 따르는 사람을 기반으로 정보의 양을 조절합니다. 관리자의 경우 다른 팀 구성원에게 다른 작업에 대해 얼마나 많은 가시성을 제공하는지 제어합니다. Asana 메시지는 대화에만 관련된 반면 알림은 작업 및 프로젝트와 관련이 있지만 이제 새 Asana받은 편지함에 표시됩니다. 작업 및 프로젝트 권한은 개인, 팀 내의 특정 팀 또는 사용자 그룹 또는 팀 또는 더 큰 조직 작업 영역에 대해 개인으로 설정할 수 있습니다.
3. 북마크와 같은 고급 검색 처리
Slack과 마찬가지로 모든 보관 된 Asana 데이터를 검색 할 수 있습니다. Asana의 검색 막대는 할당 한 작업에 대한 검색, 생성했거나 팔로우중인 작업 또는 대화를 포함하여 유용한 기본 제안을 제공합니다. 그러나 진정한 힘은 고급 검색 필드에서 찾을 수 있습니다. 아사나 사용자는 특정 키워드, 작업 또는 대화가 할당 된 팀 구성원, 작업이 속한 조직의 프로젝트 또는 섹션, 심지어 누가 팔로우 할 수 있는지에 따라 검색 범위를 좁힐 수 있습니다. 마감일 또는 작업 완료 또는 완료 여부를 기준으로 검색하거나 특정 파일을 찾는 경우 첨부 파일로 검색 범위를 좁힐 수도 있습니다. 하위 작업, 특정 태그 또는 여러 프로젝트의 검색을 포함하여 검색 매개 변수의 드롭 다운 목록이 훨씬 더 길어졌습니다.
Sheev는 Asana의 검색 기능을 관리자를위한 일종의 통조림 검색으로 설명합니다. 모든 검색은 빠르게 저장 될 수 있으며 관리자의 왼쪽 탐색에 검색 아래에 나타납니다 (작업, 팀, 프로젝트 또는 그들이 필요로하는 파일 정보에 액세스 할 수있는 쉽게 액세스 할 수있는 책갈피로). 검색 결과가 중앙 창에 나타납니다. 페이지 제목의 왼쪽에있는 별표를 클릭하면 왼쪽 검색 창에 저장됩니다. 다음에 정확한 프로젝트 데이터가 필요할 때 동일한 정확한 매개 변수를 기억하기 위해 자신의 감정을 검색하는 대신 정보가 대시 보드에 있습니다.
4. 할당되지 않은 프로젝트 = 정신 조직 도구
작업은 Asana에서 할당 할 수 있지만 프로젝트를 볼 수있는 사람을 제한 할 수는 있지만 프로젝트를 수행 할 수는 없습니다. 공유하기 전에 아무도 그 프로젝트를 볼 수 없습니다. 작업 및 프로젝트 마감일을 포함하기 위해 Asana의 달력보기를 사용하는 것 외에도 Sheev는 개인 프로젝트에서 작업을 정신 조직 도구로 할당하지 않은 상태로 두도록 제안합니다. 예를 들어 내년에 진행할 모든 예정된 작업에 대한 희망 목록을 작성하고 이러한 작업을 실시간으로 공개 될 때마다 하나씩 공개 프로젝트로 색인을 생성 할 수 있습니다. 작업중인 모든 것을 추적하면서 모든 작업을 원하는대로 구성하고 다른 팀 및 부서와 공유 할 수있는 방법입니다. 이렇게하면 사용자 (예: 관리자)가 다가오는 활동을 과도하게 과도하게 사용하지 않고 수행중인 특정 작업을 찾을 때를 제어 할 수 있습니다.
5. "스위칭 스테이션"프로젝트를 편리하게 유지
Asana에서 팀 간 공유는 어려울 수 있으므로 공개 팀 프로젝트를 부서 간 작업 목록으로 사용하여 다른 팀이 작업중인 작업에 대한 전체 작업 영역을 업데이트하는 것이 좋습니다. Asana 지정은 약간 까다로울 수 있으므로 팀 내 모든 사람이 참여하는 공개 프로젝트를 의미합니다. 프로젝트가 진행됨에 따라 관리자는 목록의 다른 작업을 다양한 부서 또는 사용자에게 할당 할 수 있습니다. 이러한 방식으로 모든 사람은 자신이 무엇을 책임지고 있으며 어떤 팀이 주어진 작업에서 작업 부하를 공유하는지 알고 있습니다.
6. 템플릿, 백업 및 온 보딩
Asana의 최신 기능 중 하나는 사본을 할당하여 팀 전체에서 작업을 복제하는 기능입니다. 작업 오른쪽을 클릭하고 사본 할당을 선택하면 Asana 사용자는 본질적으로 duplicate 명령을 사용하지 않고 해당 작업에서 템플릿을 생성 할 수 있습니다. 다른 팀 구성원에게 사본을 할당 한 후에는 해당 작업에 대한 추종자로서 자동으로 추가됩니다. 이는 관리자를 반복적으로 유지하는 자연스러운 방법입니다. 할당 필드를 클릭 한 다음 오른쪽 상자에서 사람 아이콘을 클릭하십시오. 그런 다음 여러 이름을 입력하면 작업이 여러 사람에게 복사되어 할당됩니다.
그러나 duplicate 명령 자체를 사용하면 프로젝트 데이터를 백업 할 수 있습니다. Asana에는 작업 또는 프로젝트의 맨 아래에 기본 변경 로그가 포함되어 있지만 여러 구성원 또는 팀이 수정하는 워크 플로의 경우 중요한 기능이 삭제 될 경우 복제 기능을 사용하여 숨겨진 프로젝트에서 템플릿을 만드는 것이 좋습니다. 또는 덮어 씁니다. Asana의 모든 페이지에는 사용자 정의 URL이 있으므로 잠긴 템플릿을 가져와 필요한 경우 쉽게 공유 할 수 있습니다. 작업을 수동으로 복제하려면 작업의 왼쪽 끝에있는 오버플로 단추를 클릭 한 다음 복제를 클릭하십시오. 프로세스에서 복제 할 필드를 선택할 수 있습니다.
템플릿은 온 보딩에 유용한 도구입니다. 정렬 된 일련의 템플릿을 만들면 새로운 직원이 팀의 워크 플로 프로세스 모양을 정확하게 탐색하여 플랫폼 사용 방법과 프로젝트로드에 따르는 내용을 파악할 수 있습니다. 최신 주요 릴리스에 추가 된 대화식 둘러보기 Asana와 결합 된 복제 된 작업 또는 프로젝트 목록은 초보자가 최신 정보를 얻을 수 있도록 일련의 글 머리 기호 역할을합니다.
7. 여러 과제
작업이나 팀이 정체 된 경우 프로젝트를 계속 유지하기위한 Sheev의 가장 좋은 요령은 다시 교차 인덱싱을 사용하는 것입니다. 이를 통해 관리자는 서브 태스크를 포함하여 프로젝트를 여러 조각으로 나누고 프로젝트를 계속 흥얼 거리게하여 여러 팀이 선형 진행에 묶이지 않고 병렬로 작업 할 수 있습니다.
Asana는 책임을 분산시켜 책임을 줄인다는 생각에 근거하여 여러 사용자에게 작업을 배정하려는 사람에게는 친절하지 않습니다. 그러나 Sheev는이 문제를 해결하기위한 트릭을 가지고 있습니다. 둘 이상의 사용자에게 할당하려는 프로젝트를 볼 때 작업을 자체 할당 한 다음 다른 팀 구성원에게 할당 된 추가 작업 또는 하위 작업과 복제 할 수 있습니다. Asana가 부자연 스럽다고 생각할 수있는 기술이지만 인력을보다 효율적으로 할당하여 중단 된 프로젝트를 다시 이동시키는 데 도움이 될 수 있습니다.
