Office 365를 사용한 생산성 향상을위한 7 가지 팁

Office 365는 Microsoft에서 가장 빠르게 성장하는 상용 제품이며 현재 엔터프라이즈에서 가장 많이 배포 된 응용 프로그램입니다. 올해 초 Microsoft는 Office 365에 현재 매달 약 5 천만 명의 활성 비즈니스 사용자가 있다고 발표했습니다. 그리고 Microsoft의 최신 수입 보고서에 따르면 Office 365는 회사의 가장 수익성 높은 비즈니스 및 생산성 제품입니다.

기업 및 중소기업 (SMB)이 Office 365로 마이그레이션 Office 2016에서는 새로운 기술로 마이그레이션하는 데 어려움을 겪으면서 수년간 같은 방식으로 운영 된 비즈니스의 레거시 시스템과 문화 변화를 해결했습니다. 회사에서 Office 365를 구입한다고해서 직원들이 공동 작업을 개선하고 생산성을 높이기 위해이를 활용한다는 의미는 아닙니다. 직원들이 익숙한 것을 바꾸도록하는 것은 어려운 일이며, 사용자 채택을 신속하고 원활하게 수행하는 데 필요한 시간과 리소스를 투자하고 있습니다.

클라우드 기반 Office 365 및 Microsoft Azure 문서 공유 서비스 인 MessageOps는 비즈니스가 Azure 클라우드에서 Office 365로 전환 할 수 있도록 교육, 채택 및 변경 관리 서비스를 제공합니다. MessageOps의 CEO 인 Chris Pyle은 PCMag에 Office 365를 도입하면 전환이 간단 해지지 만 채택을위한 명확한 전략 없이는 비즈니스가 플랫폼의 전체 비즈니스 가치를 실현할 수없고 확장하지 못할 것이라고 말했습니다.

Pyle은 "Exchange 및 SharePoint를 사용하면이를 설정, 구성, 관리, 중복 화 및 액세스 가능하게하는 방법을 알 필요가 없습니다."라고 말했습니다. "Office 365를 사용하면 데이터와 사용자를 추가하기 만하면 완벽하게 작동하는 고 가용성 엔터프라이즈 환경을 제공 할 수 있습니다.이 환경은 응용 프로그램 경험이 거의 또는 전혀없이 어디서나 안전하게 액세스 할 수 있습니다. 고도로 훈련되고 비용이 많이 드는 기술 리소스에 투자 할 필요없이 Fortune 500 대 기업과 동일한 환경을 제공합니다. 또한 Office 365가 크고 작은 모든 회사에 제공하는 강력한 도구에 액세스 할 수 있으며 며칠 만에 가동 할 수 있습니다."

Pyle은 효과적인 Office 365 채택을 촉진하기위한 7 가지 권장 사항과 팁과 프로젝트 완료시 비즈니스 생산성을 극대화하는 방법을 제시했습니다.

1. 하향식 변환

Pyle은 원활한 Office 365 전환을 보장하기 위해 리더십 구매가 필수적이라고 말했습니다. Pyle은 "직원들이 플랫폼을 홍보하고 사용하는 상류층을 보지 못한다면 어느 쪽도 그렇지 않을 것"이라고 Pyle은 말했습니다. "리더가 강력한 모범을 보인 것처럼 팀 내에서 '챔피언'또는 '파워 유저'도 마찬가지입니다. 이들은 현 상태에 만족하지 않고 Office 365의 잠재력에 정말 흥분하는 직원입니다."

2. 교육 및 훈련

회사의 경영진은 직원들이 적절한 교육 및 교육을 제공하지 않으면 서 Office 365를 최대한 활용할 것으로 기대할 수 없습니다. Pyle은 기업들이 지속적인 훈련을 제공 할 수있는 편리하고 효과적인 방법으로 "간식 가능"1 분 또는 2 분 학습 비디오로 구성된 비디오 라이브러리를 컴파일 할 것을 권장했습니다. Pyle은 "커뮤니케이션은 또한 여행을 즐겁게하는 것과 함께 중요하다"고 말했다.

3. Office 2016 수용

Office 2016의 출시로 클라우드에보다 쉽게 ​​액세스 할 수 있습니다. 확장 된 연결 옵션을 의미하는 더 많은 클라우드 통합이 있습니다. Pyle은 "클라우드의 OneDrive와 SharePoint를 사용하면 파일을 간단하고 쉽게 클라우드에 저장하고 공유 할 수 있습니다."라고 말했습니다. "우리는 기업이 Office 365 투자 가치를 극대화 할 수있는 또 다른 방법으로 Office 2016을보고 있습니다. E3 사용자를위한 Office 2016을 포함하여 Office 365로 구매 한 리소스를 사용할 수 있습니다. 새로운 기능이나 새로운 릴리스와 마찬가지로 물론 모든 옵션과 설정이있는 곳을 찾는 데 항상 학습 곡선이있을 것입니다."

4. 보안 유지

Office 365에는 현재 OneDrive, OneNote, Outlook, Sway 및 Yammer를 포함한 12 개 이상의 응용 프로그램이 포함되어 있습니다. 그러나 Pyle은 이러한 애플리케이션으로 작업 할 때 데이터 보안의 중요성을 강조했습니다. Pyle은 "이러한 응용 프로그램을 추가하고 사용하는 것은 간단합니다. 사용자는 마우스 오른쪽 단추를 클릭 한 '공유와 공유'를 통해 내부적으로 공유 할 수 있으며 Word, Excel 및 PowerPoint에서 파일을 공동 작성하는 것까지 가능합니다."라고 Pyle은 말했습니다. "Office 365는 보안을 위해 Azure Active Directory를 사용하지만 조직은 중요한 데이터를 직접 제어에서 제외 할 계획을 세울 때주의해야합니다. 또한 Microsoft는 SharePoint와 Exchange 모두에 대한 데이터 손실 방지 기능을 추가하여 보안 수준을 한층 강화했습니다. 새로운 무엇이든, 보안에 대한 구체적인 이해는 항상 당신의 마음 앞에 있어야합니다."

5. MDM 및 모바일 생산성

Pyle은 Office 365의 모바일 기능, 특히 전반적인 생산성 향상에 도움이되는 기능을 지적했습니다. Pyle은“Office 365를 통해 사용자는 어디서나 연결 및 보안에 대한 걱정없이 모든 장치에서 자신의 리소스에 쉽게 액세스 할 수 있습니다. "예를 들어, 사용자는 태블릿 및 휴대폰에서 Office 응용 프로그램에 액세스 할 수 있으며 이제 모든 모바일 장치의 MDM (모바일 장치 관리)이 Office 365에 포함되었습니다. 마지막으로 SaaS (Software-as-a-Service)는 소비자의 책임을 바꿉니다. "필요에 따라 수행되지 않으면 서비스를 끄고 지불을 중단한다는 점에서 공급 업체 (이 경우 Microsoft)에게 문의하십시오."

6. 내부 협력

Pyle은 Office 365의 가장 진보 된 생산성 중 하나는 비즈니스 용 OneDrive (OD4B)와 SharePoint (SP)가 제공하는 내부 공동 작업 기능이라고 Pyle은 말했습니다. "사용자는 파일을 문서 라이브러리에 업로드하고 문서를 클릭하고 사용자 또는 그룹과 공유 할 수 있으며 동시에 문서에 대해 공동 작업을 수행 할 수 있습니다"라고 Pyle은 말했습니다.

"사용자는 전자 메일을 파일 캐비닛으로 사용하는 것처럼 모든 조직에 어려움을 겪고 있습니다. SP 및 OD4B를 사용하면 첨부 파일이 아닌 파일에 대한 '링크'를 사용할 수 있으며 MessageOps 도구를 사용하여 OWA 및 Exchange 모두에서 ``첨부 ''하지만 OD4B에 업로드하고 링크를 공유 할 수있는 옵션이 제공되므로 사용자에게 친숙한 프로세스를 사용하여 버전 관리 및 공동 작업이 추가됩니다.OD4B 및 SP를 사용하면 브라우저 기반 버전의 Microsoft를 사용하여 모든 장치에서 안전하게 작업 다음 번에 사용자가 온라인 상태 일 때 변경 사항을 체크 아웃, 편집 및 업로드 할 수있는 인기 앱입니다."

7. 비즈니스 용 Skype

Pyle은 비즈니스 용 Skype는 모든 규모의 비즈니스를위한 생산성 도구로 화상 회의, 온라인 회의 및 인스턴트 메시징을위한 훌륭한 Office 365 기능을 제공한다고 말했습니다. "사용자는 Skype를 통해 연결하고, PC 나 전화를 통해 대화하고, 필요에 따라 이전 버전으로 되돌아 갈 수있는 기능으로 파일을 동시에 또는 순차적으로 편집 할 수 있습니다."