회계 소프트웨어를 선택할 때 피해야 할 5 가지 실수

회사의 장부를 관리하기위한 최상의 소프트웨어를 찾아야하는 경우 고려해야 할 여러 가지 중요한 요소가 있습니다. 무엇보다 회사가 성장함에 따라 확장 할 수있는 소기업 또는 엔터프라이즈 급 소프트웨어를위한 온라인 회계 서비스가 필요한지 결정하는 것이 무엇보다 중요합니다. 결정을 내리면 계정을 최상의 상태로 유지하는 데 필요한 것을 정확하게 제공 할 수있는 훌륭한 솔루션이 많이 있습니다.

작고 민첩한 것이 필요한 사람에게는 Intuit QuickBooks 및 Freshbooks로 잘못 갈 수 없습니다. 두 시스템 모두 백엔드 정교함을 필요로하지 않는 소규모 맘 앤팝 상점에 이상적입니다. 그러나 대기업에 회계 능력이 필요하다고 판단한 경우 Intacct를 확인해야합니다.

선택에 관계없이 회계 소프트웨어를 구현할 때 피해야 할 5 가지 중요한 실수가 있습니다. 이들이 무엇인지, 왜 피해야하며, 새로운 시스템을 최대한 활용하는 방법을 알아야합니다.

1. 싸지 마십시오

위에서 언급했듯이 대기업에는 큰 시스템이 필요합니다. 물론, Intuit 및 Freshbooks는 구현하기 쉬운 경제적 인 솔루션을 제공합니다. 그러나 대규모 직원과 다국적 기업을 보유한 회사는 다른 비즈니스 라인의 도구와 확장 및 통합 할 수있는 시스템에 약간의 코인을 소비하고자합니다. 예를 들어, 엔터프라이즈 급 시스템은 가장 광범위한 BI (비즈니스 인텔리전스), 프로젝트 관리 및 CRM (고객 관계 관리) 시스템 내에서 쿼리를 처리 할 수 ​​있습니다.

또한 엔터프라이즈 급 회계 소프트웨어를 사용하면 회사의 특정 요구에 따라 고유 한 시스템을 구축 할 수 있습니다. 다양한 카테고리에 대해 다양한 옵션을 제공하며 다양한 지역 및 통화에 맞게 조정할 수 있습니다. 그러나 더 저렴한 소프트웨어를 선택하면 한 번에 맞는 플러그 앤 플레이 시스템을 사용하게됩니다.

2. (아마도) 온 프레미스를 구매하지 마십시오

비즈니스가 성장할 것으로 예상되는 경우 데이터 센터 인프라에 의존하는 시스템을 구매하고 싶지 않습니다. 클라우드 기반 시스템을 사용하면 공급 업체의 인프라 요구를 증가시키기 위해 적은 비용을 지불하게되지만 자체 사내 생태계를 업그레이드해야하는 경우 지불하는 비용과 비교하면 아무것도 아닙니다.

온-프레미스 회계 소프트웨어의 규모를 늘리려면 라이센스 및 유지 관리 비용을 더 많이 지불해야합니다. 또한 추가 데이터 요구 사항을 처리하기 위해 하드웨어를보다 유능하고 확장 성있는 서버로 지속적으로 업그레이드해야합니다. 이는 네트워크 비용을 모니터링하기 위해 더 많은 에너지 비용과 더 많은 소프트웨어를 의미합니다. 앞서 언급했듯이 클라우드 기반 솔루션은 요구 사항이 증가함에 따라 조금 더 많은 비용을 지불해야하지만 온 프레미스 시스템만큼 비용이 그리 크지 않습니다. 이제 전반적으로 업그레이드 할 여유가 있거나 자신의 데이터 센터에 데이터를 더 편안하게 수용 할 수 있다면이 하위 섹션의 모든 내용을 무시하십시오.

3. 데이터베이스를 무시하지 마십시오

온-프레미스 또는 오프-프레미스 소프트웨어 중 어느 것을 선택하든 관계없이 모든 정보를 저장하는 데 사용하는 데이터베이스를 염두에 두어야합니다. 단일 사용자 또는 상용 시스템을 선택하는 경우 공급 업체의 데이터베이스를 사용하여 모든 데이터를 저장할 수 있습니다. 일부 공급 업체는 시스템에 저장할 수있는 데이터의 양을 제한하므로 회사가 크게 확장되면 소프트웨어를 전환해야합니다.

다행히 대부분의 엔터프라이즈 급 솔루션은 다양한 데이터베이스를 처리 할 수 ​​있으므로 데이터베이스와 시스템이 서로 잘 작동하여 백엔드 성능을 최대화 할 수 있는지 여부를 결정하는 것이 중요합니다. Microsoft의 SQL Server는 많은 사용자가 이미 사용하고있는 유능하고 표준적인 선택입니다. MYSQL은 또 다른 인기있는 선택입니다. 대부분의 회계 시스템은 두 데이터베이스를 모두 잘 활용합니다. 특히 회사에서 틈새 또는 고유 한 데이터베이스 프로그래밍 언어를 사용하는 경우 IT 부서 및 회계 팀과 함께 데이터 동기화에 가장 적합한 시스템을 결정하십시오.

4. HR을 포함하는 것을 잊지 마십시오

편집자 선택 BambooHR과 같은 인사 관리 (HR) 소프트웨어는 대부분의 다른 시스템보다 회계 소프트웨어와 상호 작용합니다. 두 도구를 원활하게 통합하지 못하면 짧은 순서로 전환해야합니다.

이 두 시스템을 결합하면 직원들이 수익에 미치는 영향을 한눈에 파악할 수 있습니다. 비용 관리, 채용 비용 및 해고 비용에서 모든 것이 미치는 크로스 오버 영향을 더 잘 이해할 수 있습니다. 시스템을 통합하지 않고도 생존 할 수 있지만, 이 조언에주의를 기울인 경쟁 업체보다 운영 속도가 느리고 지능이 떨어지며 자동화 수준이 떨어집니다.

5. POS (Point-of-Sale)를 무시하지 마십시오

POS 통합을 제공하지 않는 회계 솔루션이 몇 개인 지 놀랄 것입니다. 이것은 특히 벽돌과 박격포 기업과 식당에서 여러 위치에 걸쳐 소규모 거래를 많이하는 큰 문제입니다.

올바른 솔루션을 사용하면 회계 솔루션 내에서 트랜잭션을 자동으로 수집, 구성 및 동기화 할 수 있습니다. 이러한 통합은 회계 팀에서 요구하는 수동 데이터 입력량을 획기적으로 줄이고 재무 팀이 수익이 발생하는 시간과 위치를 감독합니다. 이 자본이 어떻게 회사의 미결제 잔액에 즉시 적용될 수 있는지는 말할 것도 없습니다.