Dropbox 비즈니스 검토 및 평가

문서 공유 및 협업

사용자는 몇 가지 다른 방식으로 문서를 공유 할 수 있습니다. 먼저 팀 폴더에 저장 한 모든 파일은 동일한 표준 계정의 모든 사용자가 자동으로 사용할 수 있습니다. 둘째, Google 드라이브에서와 같이 폴더 나 문서 링크를 공유 할 수 있습니다.이 링크는 공개로 설정하거나 (링크가있는 사람은 누구나 액세스 할 수 있음) 여러 가지 방법으로 제한 할 수 있습니다. 파일 또는 폴더를 공개하지 않으려면 암호로 보호하고 팀 구성원으로 만 제한하거나 만료 날짜를 설정할 수 있습니다. 폴더와 파일 모두에 대한 편집 권한을 설정할 수도 있습니다.

Dropbox 내에서 문서를 편집 할 수 없습니다. 파일에서 열기 단추를 클릭하면 엔터프라이즈 계정을 설정하거나 기존 계정에 로그인해야하는 Microsoft Office 365 온라인으로 리디렉션됩니다. Box (Business)는 Microsoft의 온라인 Office 응용 프로그램에 무료로 액세스 할 수 있으므로 특히 이상적이지 않습니다. Dropbox Basic 및 Pro 계정에는 무료 액세스도 포함되어 있습니다.

또는 베타 버전이지만 모든 Dropbox 사용자에게 공개되는 Dropbox Paper에 가입 할 수 있습니다. Dropbox Paper를 사용하면 문서를 작성 및 편집하고 주석을 달고 관련 작업을 할당 할 수 있습니다. 표준 계정을 Dropbox Paper와 연결하면 Dropbox 대시 보드에서 Dropbox Paper 문서에 액세스 할 수 있습니다. Dropbox 문서를 Dropbox Paper 문서에 삽입 할 수는 있지만 편집 할 수는 없습니다. 문서를 공동 작업하려면 먼저 Dropbox Paper에서 문서를 만드는 것이 가장 좋습니다.

진정한 문서 편집 기능이 없다고해서 온라인 편집 및 변경 사항 추적 기능이있는 Google Drive for Work와 비교할 수있는 것은 아닙니다. Ascensio System OnlyOffice, Microsoft SharePoint Online 및 Zoho Docs Standard와 같은 다른 DM 시스템도 이러한 기능을 제공합니다.

Dropbox 데스크톱 앱을 다운로드하면 Dropbox 배지라는 기능을 사용할 수 있습니다.이 기능은 일부 Dropbox 기능을 Microsoft Excel, PowerPoint 및 Word 파일로 확장합니다. Dropbox에 저장된 모든 문서에 배지가 표시되므로 누가 파일을 보거나 편집하고 있는지, 주석을 추가하고, 파일을 공유하고, 파일 기록을 볼 수 있습니다. 웹 사이트 업 로더의 용량은 10GB이므로 Dropbox는 데스크톱 앱을 사용하여 전체 폴더와 대용량 파일을 업로드 할 것을 권장합니다.

Citrix ShareFile에서와 마찬가지로 즐겨 찾기로 표시 한 모든 파일도 오프라인으로 사용할 수 있습니다. Evernote for Business 및 Google Drive for Work를 사용하면 모든 파일에 오프라인으로 액세스 할 수 있지만 이는 유용한 기능입니다.

Dropbox에는 데스크톱 앱 외에도 Android 및 iOS 용 모바일 앱이 있습니다. Dropbox Business는 최근 iOS에서 사용자가 파일 미리보기에서 파일 활동 및 팀 피드백을 볼 수있는 몇 가지 새로운 모바일 기능을 추가했습니다. 이 회사는 곧 Android에 이러한 기능을 추가 할 계획입니다. 이 모든 모바일 앱은 온라인 계정과 동기화됩니다. 모바일 앱을 사용하면 파일과 폴더를 만들어 공유 할 수 있습니다. 또한 기존의 카메라 롤에서 사진을 찍거나 문서로 변환하여 휴대 전화를 사용하여 문서를 스캔하는 또 다른 중요한 모바일 기능이 포함되어 있습니다. Dropbox는 스캔하려는 문서를 명함이나 전체 크기의 페이지처럼 작게 정리하는 데 도움이됩니다. 이미지를 곧게 펴고 (테스트 중에 약간 구겨진 영수증을 썼을 때도) 한 번에 최대 10 페이지까지 캡처 할 수있어 모든 Dropbox 폴더에 PDF 또는 PNG 파일 Dropbox 시스템의 다른 문서와 마찬가지로 주석을 추가하거나 누군가에게 언급하여 자신이 살펴 봐야한다는 것을 알릴 수 있습니다.

Dropbox Business는 여전히 모바일 앱을 사용하는 한 이러한 방식으로 문서를 공유하거나 주석을 달 때 우수합니다. Adobe Acrobat이 설치되어 있거나 앱에서 직접 서명 한 경우 문서에 서명을 추가 할 수 있습니다. 날짜 또는 사용자 정의 텍스트로 이미지에 주석을 달 수도 있습니다.

유일하게 누락 된 부분은 도움말 텍스트를 사용하는 것입니다. 도움말 텍스트는 텍스트 인식을 수행하는 방법에 대한 간략한 설명 만 있으며 해당 항목은 대부분 쓸모없는 정보였습니다. 우리는 더 많은 정보를 얻기 위해 기술 지원 부서에 연락을 취했으며 (우리가 언론에 알리지 않고) 더 많은 정보를 요청한 후 정보를 제공 한 후에는 응답하지 않았습니다. 쿼리 이유는 모바일 앱에 검색 필드가있어 PDF로 저장 한 스캔 한 문서에서 텍스트 검색을 수행 할 수 있기 때문입니다. 그러나 초콜렛과 관련이있는 2 페이지짜리 문서에서 "chocolate"이라는 단어를 검색하면 결과가 전혀 없습니다. 지금까지 알 수 있듯이 사용자는 OCR (광학 문자 인식) 도구가 아닌 이미지 캡처 메커니즘으로 모바일 스캔 기능을 더 고려해야합니다. OCR을 필요로하는 많은 문서가 미래에 있다면, 모바일 스캔 앱 라운드 업, Abbyy FineScanner 또는 Evernote Scannable에서 Editors 'Choice 수상자 중 한 사람과 더 나아질 것입니다.

공유와 같은 다른 기능도 비슷하게 흐려졌습니다. 스캔 한 문서를 다른 사람에게 이메일로 보내거나 거의 모든 곳에서 공유 할 수있는 링크를 만들 수 있지만 인터페이스에서 이러한 기능을 찾는 데 몇 분의 시간이 소요됩니다. 일단 당신이 그것들을 발견하면 Dropbox의 모바일 스캐닝은 충분한 도구이지만, 향후 OCR에서는 풀 OCR이 많이 필요할 것입니다.

통합 및 보안

Dropbox는 오랫동안 클라우드 스토리지 게임에 참여해 왔으며 맞춤형 통합을 위해 API가 많이 존재합니다. 실제로 Dropbox 지원은 Adobe, Microsoft, Salesforce 및 Slack과 같은 회사에서 가장 많이 사용하는 일부 앱에서 널리 사용되었습니다. 또한 가장 접근하기 쉬운 API 중 하나이며 다양한 접근 가능한 프로그래밍 언어를 지원합니다. 이는 오늘날의 프로세스 및 협업 요구뿐만 아니라 향후 비즈니스 요구 사항을 충족시키는 것으로 직접 해석됩니다. 또한 Dropbox DBX 플랫폼은 여러 도구와의 통합을 제공하며 컨텐츠, 장치 및 앱을 연결하는 중앙 위치를 제공합니다.

데이터 보안 측면에서 Dropbox는 ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 및 ISO 22301 인증을 유지합니다. 또한 SOC1, SOC2 및 SOC3 보증을 유지합니다. HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) 준수는 기본적으로 활성화되어 있지 않으며 준수하기 전에 조직과 BAA (Business Associate Agreement)가 필요합니다. 관리자는 활동 감사 로그를 사용할 수 있으며, 이는 SOX (Sarbanes-Oxley Act) 준수를 유지하는 데 도움이 될 수 있습니다. Dropbox는 이러한 규제 성공을 선점하고 있으며 독점 ​​데이터 센터에 대한 투자의 주된 원인입니다. 예를 들어 Amazon Web Services (AWS) 또는 Rackspace Managed Cloud 스토리지 인프라 위에 소프트웨어 솔루션을 제공하는 Jungle Disk와 달리 Dropbox는 자체 데이터 센터에 투자했습니다. 이를 통해 제 3 자에게 맡기는 경쟁 업체보다 데이터 안전 및 잠재적 규제 준수 문제를보다 직접적으로 제어 할 수 있습니다.

Dropbox는 아직 사용자 암호화 키 관리 기능을 생성하지 않았으므로 모든 키는 Dropbox의 제어를받습니다. 그러나 문제 해결을 위해 기술자가 사용할 수있는 데이터와 필요한 경우에만 매우 엄격하게 제어 할 수 있습니다. 완전한 프라이버시는 아니지만 신뢰를 얻기 위해 열심히 노력했습니다. 이것이 FedRAMP의 자격을 갖추기에 충분하지는 않지만 많은 경우에 충분할 것입니다.

Dropbox는 또한 사용자의 모바일 장치, Google Authenticator, Duo Mobile, Amazon AWS MFA 또는 Windows Authenticator에 별도의 코드를 전달하는 SMS 문자 메시지 사용을 포함하는 여러 가지 2 단계 및 다단계 인증 (MFA) 전략을 지원합니다. Dropbox는 민감한 데이터에 대한 보안을 강화하기 위해 이러한 기능을 활용할 것을 강력히 권장합니다.

거의 원 스톱 상점

Dropbox는 PDF 가이드, 자체 가이드 지원, 검색 가능한 도움말 센터 및 라이브 채팅, 이메일 및 전화를 통한 지원 (주중 오전 8시-오후 8시 (ET))을 포함하여 문제가 발생할 경우 많은 도움을 제공합니다. 전화 지원을 위해서는 메인 도움말 페이지에서 직접 수행 할 수있는 핀 코드를 생성해야합니다.

간단한 UI (사용자 인터페이스), 무제한 저장 및 파일 검색 및 광범위한 사용자 권한을 통해 Dropbox Business는 팀이보다 효율적으로 협업 할 수 있도록 도와줍니다. 실제로 Dropbox는 30 만 명의 팀이 Dropbox Business를 사용한다는 것을 자랑합니다. 온라인으로 파일을 편집하려면 별도의 Microsoft 365 계정을 얻어 비용을 높이거나 완전히 통합되지 않은 Dropbox Paper를 사용해야합니다. 최고의 문서 관리 소프트웨어는 Editors 'Choice Zoho Docs Standard를 참조하십시오. 그러나 다목적 비즈니스 클래스 클라우드 스토리지 및 파일 공유 솔루션의 경우 Dropbox Business는 탁월한 솔루션이며 PCMag Editors 'Choice 지정을받을 가치가 있습니다.