비용 봇 검토 및 평가

직원들은 비용 추적 소프트웨어 프로세스가 너무 단순하여 매뉴얼을 읽을 필요가 없기를 원합니다. 그러나 관리자와 회계사는 비즈니스 정책 및 승인 워크 플로에 대한 세부적인 제어를 원합니다. 이 상황에서 대부분의 기술의 경우, "트웨인은 절대 만나지 않을 것"이라고 말하지만 ExpenseBot (한 달에 $ 9에서 시작)을 보유하고있을 수 있습니다. 비용 회계 응용 프로그램은 선택에 따라 직원을 압도하지 않지만 회계 직원에게 고유 한 사용자 지정 옵션을 제공합니다. 약간의 교묘 한 수출 과정과 자체 서비스 구매 과정의 부족 만이 편집자 선택 수상자 인 Certify Now 및 Expensify 뒤에 있습니다.

가격 및 기능

ExpenseBot 구독 비용은 활성 사용자 당 월 $ 9이며 최소 월 $ 99입니다. 연간 계약 또는 1, 000 명 이상의 사용자가있는 회사에 대해서는 공개되지 않은 할인이 있습니다. 그러나 무료 버전이나 무료 평가판이 없으므로 ExpenseBot이 적합한 소프트웨어인지 실험 해 볼 수 없습니다. 시작하려면 회사와의 이메일 대화가 필요합니다. 셀프 서비스가 아닙니다.

직원들은 멋진 기능을 찾을 수 없으며 대부분 감사합니다. 웹 브라우저, 모바일 앱을 통해, 영수증을 전용 이메일 ID로 전달하거나 신용 카드 거래 (등록 회사 또는 개인 신용 카드 사용)를 통해 직접 ExpenseBot에 비용 데이터를 입력합니다. 각각은 비용을 보고서에 지정하기 전에 공급 업체 이름, 비용 범주 및 거래 날짜와 같은 관련 회계 데이터를 캡처합니다. 비용은 청구 가능으로 표시 될 수 있으므로 고객에게 비용을 전달할 수 있습니다.

이러한 모든 앱과 마찬가지로 대부분의 사람들은 영수증을 캡처하기 위해 먼저 모바일 앱을 사용합니다. 판매 시점이 아니라면 매일 매일 끝날 때 주머니에서 구겨진 종이를 찾고 그것이 무엇을위한 것인지 기억할 수 있습니다. 모바일 앱은 보고서, 지출, 영수증 및 설정 범주가 포함 된 매우 단순합니다. Expensify와 같은 다른 사용자가 손끝에서 모든 도구를 제공하려고 시도하지만 ExpenseBot은 모든 것을 앱에 넣지 않습니다.

영수증 스캔 기능에 대해 불만을 제기 할 이유는 없습니다. ExpenseBot는 스크랩 된 팁을 포함하여 여러 영수증을 정확하게 구문 분석하고 이전에 사용한 범주 및 공급 업체 이름을 기억했습니다. 프로세스는 불필요하며 의사 결정을 최소화합니다. 개인 또는 회사 신용 카드를 연결하면 ExpenseBot가 영수증을 스캔하고 기록한 후 영수증을 신용 카드 거래와 일치 시키려고 시도합니다.

마일리지 비용을 수동으로 제출할 수 있습니다. 또는 출발지와 도착지 주소를 입력하면 ExpenseBot에서 실제 거리 (ExpensePoint가 공유하는 기능)를 파악하기 위해 Google지도를 호출합니다. "일단 여행에는 확실히 편리하지만"내가 누군가 시내를 만나 사무실로 돌아 왔기 때문에 이제 마일리지 계산을 두 배로 늘릴 수 있습니다. "라고 말할 수 있다면 더 좋을 것입니다. 더 나은 해답이있을 수 있습니다. 연말까지 ExpenseBot은 GPS와 캘린더를 통합 할 것이라고 말합니다. 따라서 예약 된 회의가있는 경우 "53 마일 떨어진 고객 A에게 갈 예정입니다. 보고서에 추가하겠습니까?"

하나의 특이한 장점: 모든 직원이 대리인을 임명하여 해당 개인에게 비용과 보고서를 작성할 수있는 기능을 제공 할 수 있습니다. 당신이 당신의 비용을 관리하기 위해 사무실 지원 직원을 가질만큼 운이 좋은 경우, 그것은 큰 혜택입니다.

단순은 단순한 생각을 의미하지 않습니다

ExpenseBot은 직원에게 "간단한 바보 유지"(KISS) 원칙을 적용 할 수 있지만 관리자와 회계사에게 많은 사용자 정의 기능을 제공합니다. 승인자는 단일 비용을 거부하고 나머지 보고서를 승인 할 수 있으므로 문제가되는 5 달러 항목이 샌프란시스코 여행에 사용한 2, 500 달러의 나머지 부분에 대해 상환하지 않아도됩니다. 비용은 이메일로 승인 할 수 있으므로 부서 관리자는 웹 클라이언트에서 많은 시간을 소비 할 필요가 없습니다. ExpenseBot은 가능한 중복 비용을 확인하고 병합 비용도 제공합니다. ("같은 날 같은 날 스타 벅스를 두 번 방문 했습니까? 커피를 많이 마셨거나 두 번 제출하셨습니까?")

ExpenseBot에는 기본 회계 범주가 사전 구성되어 있으며 추가로 자연스럽게 추가 할 수 있습니다. 각 비용 범주는 총계정 원장 또는 계정 코드에 연결될 수 있으며 날짜 범위 또는 참석자 목록이 필요하며 사용자 정의 필드 (예: "상점 번호")를 지원할 수 있습니다. 항공료 및 항공료 수하물 요금이 자체 규칙 및 정책으로 관련되어 있지만 별도로 분리되도록 물건을 논리적으로 구성 할 수도 있습니다.

정책 관리를 통해 가정 인터넷 비용에 대한 월별 한도 $ 40와 같이 특정 범주에서 사용자가 지출하는 금액을 제어 할 수 있습니다. 사용자가 정책을 초과하는 비용을 제출하고 승인자에게 경고를 표시 할 수 있는지 또는 위반 사항이있는 보고서를 제출하지 못하도록할지 여부를 제어합니다. 커스터마이징은 비용뿐만 아니라 보고서까지 확장됩니다. 예를 들어, 패스트 푸드 체인에서는 각 보고서에 상점 번호가 필요할 수 있습니다.

샘플 일뿐입니다. ExpenseBot은 여러 승인자, 부서 및 사용자 프로필 (보스가 다르게 처리), 비용 노화 ("평균 30 일 내에 보고서를 제출해야 함") 및 많은 통화를 지원합니다.

불행히도 ExpenseBot은 모든 사용자 정의 기능에 대해 타사 회계 시스템과의 통합이 취약합니다. 경비 보고서 관리는 개별 프로세스이지만 그 결과는 일반적으로 회계 시스템 및 기타 시스템과 같은 다른 시스템에 기록해야합니다. 그러나 ExpenseBot를 사용하면 실제로 직원에게 상환해야 할 때만 Intuit QuickBooks와 통합 할 수 있습니다. 더 안타깝게도 필자는 검토 한 다른 제품들과 비교할 때 자사의 QuickBooks 통합에 "Intuit 웹 커넥터를 사용해야하고 약간의 설정이 필요하다"고 인정했다. 다른 옵션은 데이터를 CSV 형식으로 내 보낸 다음 Microsoft Excel과 같은 다른 응용 프로그램에서 여는 것입니다.

Expenseify의 QuickBooks뿐만 아니라 Xero, NetSuite 및 Intacct와의 통합과 같은 ExpenseBot의 경쟁사와는 대조적입니다. 이러한 모든 기능을 통해 회사에서 많은 손을 잡을 수 있습니다. 실제로는 피할 수 없습니다. ExpenseBot은 모든 고객과 개인적으로 협력하여 설정합니다.

이 글을 쓰는 시점에 ExpenseBot은 "아 얼마나 멋지다"와 "왜 그렇게하지 않습니까?"의 조합입니다. 관리 제어를 최소화하지 않고 단순히 사용자를 위해 원하는 것을 원하는 사람에게 적합합니다. 그러나 셀프 서비스 인터페이스가 부족하고 QuickBooks 통합 만 지원하며 친숙하지 않은 가격이 모두 결합되어 Editors 'Choice-winning 도구 인 Certify Now 및 Expensify보다 한 단계 높은 수준을 유지합니다.. 그러나 부정적인면이 즉시 당신을 쫓아 내지 않는다면, 귀하의 비즈니스에 ExpenseBot을 고려하시기 바랍니다. 단순성과 힘의 균형은 진정으로 좋습니다.