조직화 : 생산성을 방해하는 5 가지 방법

조직과 생산성에 대한 연구를 읽는 데 많은 시간을 할애하고 기술 애호가와 어울리는 데 많은 시간을 보냅니다. 생산성을 극대화하고 조직을 유지하는 방법에 대한 이론과 모범 사례를 찾음에 따라 기술을 사랑하는 사람들이 최고의 기능을 직접 방해하는 일반적인 습관을 발견했습니다.

사람들은 생산성에 대해 많은 것을 이야기하지만 그것이 무엇인지에 대해 많은 시간을 소비하지는 않습니다. 나에게는 생산성이 매우 개인적이지만 궁극적으로 목표 달성에 관한 것입니다.

목표는 사업에서 이익을 극대화하는 것에서부터 9-5 개의 일을 더 빨리 끝내는 것까지 개인의 이익을 추구하기 위해 정신적, 육체적 자원을 남길 수 있습니다. 어떤 사람들은 가족과 더 많은 시간을 보내기 위해 매일 더 빨리 퇴근하기를 원합니다. 어떤 사람들은 매일 밤 2 시간 동안 영화 대본을 작성하기를 원합니다.

무엇을하든 가장 생산적인 자아는 다음을 의미합니다.

1. 무엇을하고 싶은지 생각하고

2. 최적의 환경을 조성 할 때 무엇을 할 수 있는지 파악하고

3. 최적의 환경을 조성하고 과제를 완수하거나 목표를 달성합니다.

물론 후속 조치는 일반적으로 문제입니다. 기술 애호가가 생산성을 방해하는 가장 일반적인 방법 중 일부를 지적하겠습니다.

1. 앱 호핑

기술을 좋아한다면 아마도 앱도 좋아할 것입니다. 항상 최신 앱을 다운로드하고 있습니다. 얼리 어답터가 된 것을 자랑스럽게 생각합니다. 그러나 생산성 앱을 사용하면 혼란을 겪고 있습니다. 생산성 앱은 할 일 목록, 작업 관리 앱, 파일 동기화 서비스, 메모 작성 앱, 일정 관리 및 사무실 제품군을 포함하여 작업을 수행하는 데 도움이되는 모든 앱과 서비스입니다.

새로운 응용 프로그램을 사용하면 마이그레이션 및 시스템 사용 방법을 배우는 데 시간이 걸릴 것입니다. 커스터마이징을 추가하면 생산성을 높이는 데 많은 시간을 낭비하게됩니다. 또한 매일 사용하는 이러한 앱을 사용하는 새로운 습관을 개발하는 데 시간이 걸립니다. 그것은 시간을 잃고 종종 "일에 관한 일"을 잃게됩니다.

즉, 요구 사항을 충족하지 않는 앱이나 서비스를 제거해야합니다. 그러나 그 결정은 잔디가 다른 앱으로 더 친환경적이라고 생각하는지 여부가 아니라 기존 도구가 필요한 작업을 수행하는지 여부를 기반으로해야합니다.

조언: 각 생산성 요구에 맞는 하나의 앱을 선택하고 고수하십시오.

2. 이메일 블랙홀에 빠지다

대부분의 기술 애호가들은 이메일에 너무 많은 시간을 낭비해서는 안된다는 것을 알고 있지만, 매일 몇 시간 씩 이메일에 빠집니다. 이메일 문제가 얼마나 나쁩니 까? 당신은 얼마나 많은 시간을 낭비하는지 아십니까?

이를 측정하는 한 가지 방법은 백그라운드에서 보이지 않게 작동하는 프리미엄 도구 인 RescueTime을 사용하여 이메일을 포함하여 사용하는 모든 앱과 웹 사이트에서 소비 한 시간을 기록하는 것입니다.

RescueTime은 이메일 문제의 심각성에 눈을 뜨게하지만 사용을 막을 수는 없습니다. 웹 기반 이메일을 사용하는 경우 Stayfocusd 플러그인을 사용할 수 있습니다. 액세스가 금지 된 도메인 목록에 이메일 웹 사이트를 추가 한 다음 제한이 적용되는 시간을 설정하십시오. StayFocusd가 사이트에서 귀하를 차단합니다.

전자 메일 문제를 억제하는 또 다른 방법은 전자 메일을 확인할 때 새로운 습관을 만드는 것입니다. 전문가들은 일반적으로 사람들이 생산성을 방해하는 최악의 방법 중 하나는 책상에 도착하자마자 이메일을 여는 것입니다. 생산성이 높은 작업으로 하루를 시작하고 나중에 이메일을 저장하는 것이 좋습니다.

"하지만 긴급하게 행동해야하는 중요한 이메일이 있다면 어떨까요?" 이메일이 목 주위의 개 목걸이 인 경우 스마트 폰에서 업무용 이메일을 확인하고 긴급한 문제에 대해서만 조치를 취하십시오. 전화로만 확인하는 습관을 들이면 이메일 앱을 더 쉽게 닫고 실제 업무를 수행 할 수 있습니다. 컴퓨터에서 이메일을 보내기 전에 최소한 45 분 동안 실제 작업을 수행하십시오. 당신은 그 자신이 그 중요한 일에 빠져서 훨씬 나중에까지 이메일을 무시하고 있다는 것을 알게 될 것입니다. 그리고 그것은 발전하기에 좋은 습관입니다.

다른 모든 것이 실패하면 나는이 만트라를 반복하고 싶다: 나는 이메일에 답하기 위해 돈을받지 못한다.

참고: 실제로 이메일에 응답하기 위해 비용을 지불하면 진언을 변경해야 할 수도 있습니다.

조언: 이메일 문제를 정량화하려면 RescueTime을 사용하십시오. 워크 스테이션에서 이메일 앱을 먼저 열지 마십시오. 이메일을 받기 전에 45 분 이상의 실제 작업을 완료하도록하십시오.

3. 멀티 태스킹이 비생산적이라고 믿기

기술, 기술 문화 및 생산성에 대해 읽는 사람들은 멀티 태스킹이 비생산적이라는 것을 알고 있습니다.

글쎄, 미안하지만 그건 사실이 아니다.

멀티 태스킹에 대한 연구는 그것이 매우 생산적이지만 한 지점에 불과하다는 것을 보여줍니다 (예를 들어 Diwas KC와 Narayan의 작업 참조). 그래프로 표시 할 때 멀티 태스킹의 값은 역 U 자형입니다. 조금은 좋지만 너무 많은 것은 전혀없는 것만 큼 나쁩니다.

연구에 따르면 멀티 태스킹의 가치는 수행되는 개인 및 유형에 따라 다릅니다. 솔직히, 나는 대부분의 사람들이 그들의

작업은 멀티 태스킹에 적합하고 적합하지 않습니다. 당신과 전혀 관련이없는 회의에 갇혀 있습니까? 계속해서 이메일을 받아보세요! 백만 달러 규모의 제안서 작성? 그 일에만 집중하는 것이 좋습니다.

조언: 멀티 태스킹이 나쁘다는 말을 그만두고 적절한 작업을 위해 포용하십시오. 그러나 그것을 밀지 마십시오.

4. 무의식적으로 중복 계정 생성

온라인 계정에 몇 번 가입했는지, 나중에 다른 이메일 주소에 이미 연결되어 있다는 사실을 깨닫기 위해 몇 번이나 가입 했습니까? 새로운 온라인 사이트 및 서비스가 제공되는 즉시 가입하는 데 자부심을 갖고있는 얼리 어답터에게는 일반적인 문제입니다.

초기 계정을 설정하는 데 시간이 걸리면 둘 이상의 계정이있는 것이 문제가 될 수 있습니다. 첫 번째 계정에 다시 저장해야 할 데이터를 저장 한 경우에도 문제가됩니다.

중복 계정을 만들지 않는 가장 쉬운 방법은 암호 관리자를 사용하는 것입니다. 비밀번호 관리자는 사용자 이름과 비밀번호를 관리하며, 공동 이익을 위해 이미 앱, 사이트 또는 서비스 계정이 있는지 여부를 추적합니다.

본인은 업무의 일환으로 소프트웨어 및 온라인 서비스를 개인적으로 테스트했으며 그 결과 450 개가 넘는 온라인 계정이 있습니다. 비밀번호 관리자 없이는 온라인 등록을 추적 할 수 없습니다. PCMag Editors 'Choice 인 Dashlane을 사용합니다. 다른 편집자 선택에는 LastPass Premium과 Sticky Password Premium이 있습니다.

조언: 암호 관리자를 사용하여 자신도 모르게 중복 계정을 만들지 않도록하십시오.

5. 가장 예리한 회의 예약

회의 중에 날카 로워하고 싶습니까? 안타깝게도 회의가 업무의 핵심이 아니라면 가장 선명하게 회의를 예약하는 것은 비생산적입니다.

이메일과 마찬가지로 회의는 "작업에 대한 작업"으로 간주됩니다. 실제 작업은 회의 후 수행하는 작업입니다. 따라서 하루 중 일반적으로 오후에 폭락 할 때 회의를 예약하고 힘든 일을 처리 할 수있는 중요한 시간을 보호하는 것이 가장 좋습니다.

이것이 기술 애호가가되는 것과 어떤 관련이 있습니까? 글쎄, 동료 괴짜들, 당신이 슈퍼 연결되어 있고 Doodle과 같은 모든 최신 연결된 캘린더 솔루션 및 일정 도구를 사용한다면, 동료와 파트너는 당신이 자유 시간과 바쁠 때 볼 수 있습니다. 모든 사람이 자유로울 때, 시간순으로 말하면, 처음 으로 아침에 모임을 제안하는 것은 쉬운 일입니다.

따라서 당신이 정점에있는 시간에 상관없이 캘린더를 차단하십시오. 대부분의 사람들에게는 근무일의 처음 몇 시간입니다. 이번에는 '집중 활동'이라고 라벨을 지정하거나 비공개로 표시하여 사람들이 바쁘지만 자신이하는 일을 알 수 없도록 표시합니다. 생산 시간을 차단하면 의사 약속과 같은 다른 비생산적인 일을 예약하지 않아도됩니다. 화상을 입었을 때 시간을 절약하십시오.

조언: 생산성이 가장 높은 시간에는 회의 나 약속을 예약하지 마십시오. 업무 시간을 달력에서 차단하십시오.