정리하기 : 이메일 과부하를 피하는 방법

조직 퍼즐의 마지막 부분은 사람들이 가장 두려워하는 경향이있는 이메일 관리입니다.

폴더 관리 및 파일 명명 규칙과 마찬가지로 전자 메일 관리에는 라이프 스타일 솔루션이 필요합니다. 매일 같이 살 수있는 규칙과 원칙을 개발해야합니다. 체계적인 자세를 유지하는 것은식이 요법과 운동 요법을 유지하는 것과 유사합니다. 그렇게하지 않고 조직을 하루 봄 청소 프로젝트처럼 취급하는 것은 충돌 다이어트를하는 것과 유사합니다. 당신이 보는 모든 결과는 매우 짧습니다.

이메일 재구성 프로젝트를 시작하기 전에 완벽하지 않아도된다는 것을 잠시 알아보십시오. 목표는 합리적으로 유지할 수 있고 직장이나 개인 생활을 더 쉽고 생산적이며 향상시키는 생활 규칙을 마련하는 것입니다. 멋진 Microsoft Outlook 플러그인을 설치하는 것이받은 편지함 정리 엔진에 영향을 미치는 것이라면 파일을 색인하는 Xobni (무료, $ 29.99 Plus 버전, 별 4 개) 또는 Windows Premium 용 Evernote (연간 45 달러, 4.5 stars)를 사용하면 해당 소프트웨어의 뛰어난 검색 기능을 활용할 수있는 이메일을 Evernote로 보낼 수 있습니다.

상자의 바닥을 참조하십시오

이메일에 대한 체계적인 접근이 필요하다는 것을 깨달은 순간은받은 편지함을 처음 열었을 때 3 페이지가 넘는 내용을 담고있었습니다. 대부분의 파일은 "읽기"로 표시되었지만 그 파일에 대한 조치를 취하지 않았기 때문에받은 편지함에 그대로 두었습니다. 나는 압도적 인 느낌을 느꼈고, 두 번째로 이메일을 버리지 않기 시작하면 한 시간 안에 문제가 악화되고 다음날 아침에는 견딜 수 없을 것이라고 생각한 것을 기억합니다.

결과적으로 한 가지 간단한 목표를 설정했습니다. 항상받은 편지함의 하단을 모두 볼 수 있습니다. 즉, 가장 최근에받은 메시지와 가장 오래된 메시지에 대한 항목을 단일 화면에서 볼 수 있기를 원합니다.

나는 매일이 표준을 지키지 않습니다. 그것은 신경적이고 반 생산적 일 것입니다. 하지만 매일 직장을 떠나기 전에받은 편지함의 하단을보고자한다면, 적어도 금요일에는 실패합니다. 또한 하루 동안 아프거나 시간을 허비 할 때 이메일 과부하에 대해 제정신을 유지합니다. 휴가를 마치고 돌아온 후, 적어도 일주일은 이메일을 받고 사무실에서 하루나 이틀 전 스트레스를받지 않도록 노력합니다.

월간

비즈니스 이메일 계정을 관리하는 방식은 전자 파일을 폴더로 관리하는 방식과 동일합니다. 모든 것이 폴더에 들어갑니다.

먼저, 프로젝트 A, B 및 C와 같은 프로젝트별로 몇 가지 기본 폴더를 만듭니다. 각 프로젝트 폴더 내에서 두 자리 연도 및 월로 표시된 월별 하위 문자 약어로 각 월에 대한 하위 폴더를 만듭니다. 예를 들어 2011 년 6 월의 폴더 이름은 1106_JUN입니다.

새 이메일이 들어 오면 종종받은 편지함에 몇 시간, 하루, 아마도 1-2 주 정도 앉아 있습니다. 그러나 모든 것을 관리 가능한 수준으로 유지하는 시스템이 있기 때문에 그들은 나를 압도하지 않습니다. 내 시스템의 규칙은 다음과 같습니다. 이것들은 당신에게 적합하지 않을 수도 있지만 하나의 솔루션의 예를 제공 할 수 있습니다. 라이프 스타일에 맞는 규칙으로 자신 만의 솔루션을 만드십시오.

규칙 1. 이메일에 조치가 필요하지 않은 경우 (다시 읽기 포함) 즉시 폐기합니다.

규칙 2. 전자 메일이 중요한 경우 즉, 즉각 조치를 취하거나 다시 읽거나 답장을 보내야한다는 의미는 전자 메일을 처리 할 때까지받은 편지함에 남아 있습니다. 받은 편지함에 최대 한 달까지 머물 수 있습니다. 한 달 후, 나는 그것에 행동해야합니다. 마감일입니다. 조치를 취하면 이메일이 해당 폴더에 보관됩니다.

규칙 3. 이메일에 필요한 정보가 포함되어 있지만 즉각적인 조치가 필요하지 않은 경우, 하루가 끝날 때 또는 통화 중일 경우 해당 폴더로 해당 폴더로 이동해야합니다. 받은 편지함에 바로 표시되지 않기 때문에 조치를 취하는 것을 잊어 버릴 경우 캘린더 항목을 미리 알림으로 만들 수 있습니다. 이메일은 폴더에 보관해야합니다. 예외 없음.

규칙 4. 금요일 오후, 받은 편지함에있는 내용을 정리하고 긴 응답이 필요없는 항목에 대해 조치를 취하기 위해 10 분에서 20 분을 주었다. 사무실을 떠날 때 아래쪽에 1 ~ 2 인치의 공백이 보일 수 있어야합니다 (주말에 다시 채울 공간).

규칙 5. 1 년 후 보관하거나 보관하십시오. 전자 메일 데이터를 약 1 년 동안 보관하고 다른 모든 것을 보관하는 경향이 있습니다. 정보가 월 및 연도별로 폴더로 정렬 될 때 매우 쉽습니다.

물리적 인 서류 작성 당시에 대중화되었던 또 다른 조직 방법은 숫자로 레이블이 지정된 31 개의 폴더를 작성하고 각 숫자는 한 달에 해당합니다. 매일해야 할 일 목록을 작성하는 대신 적절한 조치 날짜에 해당하는 폴더에 서류 및 미리 알림 (생일 카드 및 지불 청구서 등)을 제출해야합니다. 날짜가 도착하면 폴더를 열고 내부에있는 모든 것을 처리해야합니다.

또 다른 방법은 구획화입니다. Basecamp (무료, 별 4 개 및 편집자 선택)와 같은 프로젝트 관리 도구를 사용하는 경우 해당 시스템에서 관리되는 프로젝트와 관련된 전자 메일을 저장할 필요가 없습니다. 베이스 캠프가 그렇게합니다. 많은 사람들이 웹 기반 계정 하나를리스트 서브 및 메일 링리스트에 전용으로 사용하고 다른 하나는 친구 및 가족과의 의사 소통을 위해 예약함으로써 개인 전자 메일 생활에서 분할을 사용합니다. 비즈니스에서 동일한 개념을 사용하지 않는 이유는 무엇입니까?

이메일 불안 제거

내 시스템 또는 31 일 폴더 시스템이 모든 사람에게 적합하다고 주장하는 것은 아닙니다. 시스템은 언제 발생했는지에 따라 기억하는 경향이 있기 때문에 저에게 효과적입니다. 또한 실제로 매주 마지막에받은 편지함에서 일회성 작업을 수행 할 때까지 몇 분 동안 기다립니다. 마지막으로 항상받은 편지함의 맨 아래를 볼 수 있다는 기본 목표가 편안합니다. 하나의 시각적 화면을 넘어서 유출 된 정보를 보는 것은 어떤 종류의 전환점에 부딪칩니다. 나는 아무것도 찾을 수 없으며 견딜 수없는 것처럼 참을 수 없다고 느낀다.

그러나 다른 사람들은 12 개가 넘는 폴더를 관리해야하거나 불안한 마감 기한을 충족해야하는 경우가 있습니다. 하나의 스크롤 창에서 메일을 볼 수 있으면보다 생산적 일 수 있습니다. 너무 부담스러워 질 위험이 있지만, 이메일에 원하지 않는 것을 식별 할 수 있다면 규칙과 지침을 만들어서 막을 수 있습니다. 그것.

자신이나 비즈니스를 위해 어떤 조직 시스템을 구축하든 라이프 스타일과 같은 습관과 일반적인 규칙에 중점을 둡니다. 매일 완벽하지 않아도됩니다. 당신은 당신을 추적 할 수있는 시스템을 마련해야합니다.

핵심, 관심사

이 기사에서 제거해야 할 중요한 아이디어는 다음과 같습니다.

1. 관리 할 수있는 양의 이메일이 있으면 업무를보다 쉽고 편리하게 할 수 있습니다.

2. 이메일 처리에 대한 원칙을 개발할 때는 단단하고 빠른 규칙보다는 라이프 스타일 습관에 중점을 둡니다.

3. 매일, 매주 및 매월 이메일을 처리하는 방법과 이메일 데이터를 보관할 빈도를 결정하십시오.

4. 이메일에서 원하지 않는 것을 파악한 다음 이메일을 방지하는 습관을 만드십시오.