정리 : 이메일 시간을 피하는 방법

이메일은 생산성을 떨어 뜨리며 아무도 그토록 나쁜 것을 깨닫지 못합니다. 사람들이 이메일 프로그램에 보내는 시간은 엄청 나며 매일 30 %에 가깝습니다. 그래도 핸들을 얻는 방법이 있습니다. 또한 이메일에 소요되는 총 시간을 줄이지 않고도 실제로 이메일 문제를 극복 할 수 있습니다. 아래에서 공유하는 솔루션은 먼저 문제를 더 잘 이해하는 데 달려 있습니다.

이메일은 페이스 북보다 더 나쁘다

리서치에 따르면 이메일은 페이스 북보다 생산성에 좋지 않다. 문제는 사람들이 이메일에 얼마나 많은 시간을 소비하는지 모르는 것이다.

RescueTime의 제품 개발 담당 부사장 인 로비 맥도넬 (Robby Macdonell)은 사용자가보고 듣는 내용에 따라 동의합니다. RescueTime은 컴퓨터와 모바일 장치에서 사용하는 앱과 웹 사이트를 추적하는 시간 관리 도구입니다. 그런 다음 시간을 어떻게 보냈는지 보여주는 보고서를 생성합니다.

나는 Macdonell에게 RescueTime의 동료들과 사용자가 수집 한 데이터를 종합적으로 볼 때 어떤 생산성 트렌드가 보이는지 물었습니다. "우리가보고있는 가장 큰 트렌드는 사람들의 시간이 커뮤니케이션 앱에 의해 지배되는 경향이 있다는 것입니다. 특히 이메일은 데이터에서 항상 최고에 가까운 것입니다."

"RescueTime에 가입 ​​한 사람들로부터 우리가 듣는 소식 중 하나는 'Facebook이나 Reddit에 얼마나 많은 시간을 소비하고 있는지보고 싶지 않기 때문에 데이터가 무엇을 말하는지 두려워합니다." 맥도넬은 덧붙여 일주일 후 '내 생각보다 나쁘지는 않았지만 오, 세상에 많은 시간을 이메일로 보낸다'고 말했다.

왜 이메일이 '나쁜가요?'

그렇다면 왜 이메일이 정확하지 않습니까? 일부 생산성 전문가들은 이메일이 실제 작업 자체가 아니라 "작업에 대한 작업"이기 때문에 그것이 있다고 말합니다. 아마도 더 정확한 또 다른 주장은 전자 메일이 끊임없이 우리를 방해한다는 것입니다. 이메일에 보내는 시간은 문제가되지 않습니다. 하루 종일 시간이 흐르고 있습니다.

특히 지식 근로자는 실제로 중요한 작업을 수행하기 위해 중단없이 집중해야합니다. 맥도넬은“대부분의 사람들은 이메일이 하루 종일 반복해서 그 창조적 사고에서 멀어지게하는 활동이라는 사실에 찬사를 보냅니다.

EasilyDo의 CEO 인 미엘 엘 버너 (Mikael Berner)에 따르면 이메일을 한 번 이상 읽으면 과부하가 발생하고 시간이 많이 걸리므로 시간을 절약하는 데 도움이되는 앱입니다. 하루 종일 이메일을 확인할 때 실제로 이메일을 처리하거나 처리하지 않으므로 시간이 낭비됩니다. "이메일을 열려면 응답하거나 삭제하거나 파일을 정리하는 등의 작업을 수행하십시오. 바로 처리 할 수 ​​없다면 이메일을 열지 마십시오."

또한, 통신 시스템은 새 메시지가 도착하면이를 알리도록 설계되었습니다. 맥도넬은 "항상 알림 메시지를 표시하고있다"고 말했다. "다른 활동에 빠지기 전에 몇 분 이상 걸리는 일은 점점 더 드물어지고 있습니다." 받은 편지함에 도착한 모든 전자 메일을 완전히 읽지 않아도 새 전자 메일이 도착했다는 알림을 받으면주의가 분산됩니다. 알림을 사용하도록 설정하지 않은 경우에도받은 편지함을 확인할 때마다 다른 사람이 긴급한 문제에 대해 이메일을 보내려고하는지 확인할 때마다 여전히 자신의 초점을 깨고 있습니다.

"일의 시작에 누군가의 시간의 30 %가 이메일에 소비 된 것과 같지 않으며, 나머지 시간은 다른 일을하는 데 소비된다"고 그는 말했다. "매우 퍼져서 끊임없이 중단되고 있음을 시사합니다."

이메일을 퇴치하는 방법

당신은 이메일에서 빠져 나와 진짜 열심히 일할 수 있습니다. 단 몇 주만에 간단한 5 단계로 수행 할 수 있습니다.

1. RescueTime 또는 Toggl과 같은 시간 추적 프로그램을 설치하고 매일 이메일에서 보낸 시간과 시간을 추적하십시오. 모든 이메일 및 채팅 앱이 커뮤니케이션으로 정확하게 분류되어 있는지 확인하십시오.

2. 2 주 정도 기다렸다가 충분한 데이터를 확보하십시오. 그런 다음 무작위로 날짜를 선택하고 시간별 보고서를보십시오. 통신 사용이 하루에 한두 번 집중되어 있다면 상태가 양호합니다. 아래 이미지와 같이 커뮤니케이션 앱 사용이 하루 종일 작은 조각으로 퍼지면 모양이 나빠서 변경해야합니다.

이메일에서 보내는 시간을 반드시 줄이는 것은 아닙니다. 목표는 전자 메일 사용을보다 적게 분산시키고 집중시켜 보고서를 다음과 같이 보이게하는 것입니다.

3. 자신의 패턴에 따라 이메일을 확인하지 않을 하루나 한 두 번을 식별하십시오. 많은 사람들에게 아침은 하루 중반 휴식 전 약 1 시간까지, 오후는 하루 중 휴식 후 약 1 시간이 이상적인 시간입니다. 이 기간 동안 StayFocusd와 같은 방해받지 않는 도구를 설치하여 이메일 앱을 닫고 웹 메일을 차단하십시오. RescueTime Premium 계정이있는 경우 해당 도구를 사용하여 웹 메일에 액세스하지 못하도록 차단할 수 있습니다.

4. 마찬가지로, 이메일 을 확인할 시간을 선택하십시오. 전자 메일 이외의 포커스 기간은 오전 9 시부 터 오전 11시 30 분이며 전자 메일 세션은 오전 11시 30 분부터 점심 시간까지입니다. 11시 10 분이고 이메일을 확인하고 싶은 마음이들 경우, 받은 편지함을 열 때 미리 정해진 시간이 있으면 이메일을 숨기는 것이 더 쉬울 것입니다.

5. 일하는 동안 시급하고 중요한 메시지가 도착한다는 편집증이 있다면 VIP 경보 시스템을 설정하십시오. iOS 사용자에게는 이미 Mail 앱이 내장되어 있습니다. iOS를 사용하지 않거나 더 많은 옵션과 사용자 정의가있는 VIP 경고 시스템을 원한다면 AwayFind를 시도하십시오. 두 경우 모두 매우 중요한 사람이 이메일을 보내면 전화기의 푸시 알림 또는 문자 메시지와 같은 경고를받을 수 있습니다. 즉, 알림을받은 경우에만 이메일을 확인할 수 있습니다. 이는 드물게 발생합니다. 다른 모든 이메일은 기다릴 수 있습니다.

개인적으로 사용하는 또 다른 트릭은 작업을 시작한 후 전자 메일 응용 프로그램 열기를 지연시키는 것입니다. 나는 아침에 전화로 업무용 전자 우편을 훑어 보는 것만으로 정말 긴급한 것을 확인하려고합니다. 전화를 사용하는 이유는 즉각적인주의가 필요한 항목이없는 경우 랩톱이나 데스크톱 컴퓨터보다 종료하기가 더 쉽기 때문입니다. 중요하지만 긴급하지 않은 이메일이 표시되면 별표를 추가 할 수 있습니다. 정말 긴급한 경우 전화로 바로 회신합니다. 하지만 전화로 읽거나 쓰는 것을 좋아하지 않기 때문에 긴급하지 않은 다른 이메일에 빠지는 유혹에 빠지지 않습니다.

이러한 종류의 작은 트릭으로 인해 이메일을 피하고 중요한 작업으로 돌아갈 수 있습니다.