정리 : 5 단계 만 거치면 Microsoft Office에서 공동 작업하는 방법

Microsoft Office 2016의 가장 큰 새로운 기능은 실시간 공동 작업 편집이 가능하다는 것입니다. 한 사람 이상이 동시에 파일 작업을 수행하고 공동 작업자가 변경 한 변경 사항을 모든 당사자가 볼 수 있도록 허용하면 문서, 시트 및 기타 온라인 문서를 포함한 Google 드라이브와 같은 경쟁사 제품군의 판매 지점이되었습니다. 생산성 앱. 기한이 지난 Office 응용 프로그램에 추가하면 Office에서 실시간 공동 작성이 가능합니다. 공동 편집 기능을 사용하려면 약간의 설정과 노하우가 필요합니다. 이 다섯 단계는 시작하는 데 도움이됩니다.

1. 이름 확인

파일에 로그인하고 편집을 시작할 때 사람들이 내가 누구인지 어떻게 알 수 있습니까? Word 또는 Excel과 같은 앱을 열고 파일> 옵션으로 이동 한 다음 일반 탭에 "Microsoft Office 사본 개인 설정"이라는 제목이 표시됩니다. Mac 사용자는 환경 설정> 사용자에서이 옵션을 찾을 수 있습니다. 여기에서 이름, 이니셜 및 기타 식별 정보를 업데이트 할 수 있습니다. Microsoft 계정 또는 회사 계정 관리자가 제공 한 정보를 기반으로 이미 채워진 세부 정보가 표시 될 수 있습니다.

어쨌든 이름과 이니셜을 업데이트하면 사람들이 법적 이름이나 입력 한 이름 이외의 다른 이름으로 당신을 알고있는 경우 유용합니다. 식별 가능한 이니셜을 선택하면 공동 작업자와 이니셜 세트를 공유하는 경우에도 도움이됩니다. 예를 들어, 매우 일반적인 이니셜 JD를 JED로 변경했습니다.

2. 클라우드에 파일 저장

파일이 공유 공간에 저장되어 있지 않으면 아무도 파일을 사용할 수 없습니다. Office 2016에서 공유 공간에 복사본을 만들라는 메시지가 표시 될 때까지 기다리지 않고 파일을 가져 오기에서 공유 공간에 저장하면 파일을 쉽게 추적 할 수 있습니다. 로컬로 저장된 파일을 공유하십시오).

파일> 다른 이름으로 저장으로 이동하여 OneDrive (가정 사용자는이 첫 번째 옵션을 선택 함), 비즈니스 용 OneDrive 또는 SharePoint의 위치를 ​​선택하십시오.

3. 공동 작업자 초대

공동 작업자를 초대하려면 오른쪽 상단에있는 공유 옵션 메뉴가 필요합니다. "더하기 부호가있는 사람"아이콘을 찾으십시오. 여기에서 "사람 초대"를 선택할 수 있습니다.

사람 초대는 이메일 주소를 입력하고 선택적인 메시지를 추가하며 파일을 이메일로 공유하는 동일한 창에서 바로 상자를 엽니 다. Mac 용 Mac 버전의 Office 2016에서 공유 단추는 Windows 사용자가 파일> 공유 창에서 찾을 수있는 링크 복사 및 첨부 파일 보내기 옵션도 제공합니다. 공유 패널의 맨 아래에는 "공유 링크 가져 오기"선택 항목이 있으며, 이 링크는 파일에 대한 링크를 클립 보드에 복사하여 원하는 커뮤니케이션 또는 협업 플랫폼에 붙여 넣을 수 있습니다.

4. 실시간 편집 내용이 나타나지 않으면 변경 사항을 확인하기 위해 새로 고침

귀하와 모든 공동 작업자가 파일을 저장하기 위해 동일한 비즈니스 용 OneDrive 또는 SharePoint 위치를 사용하고 모두 동일한 버전의 Office 2016을 사용하는 경우 각 사람의 입력에 의해 플래그가 지정된 파일이 발생할 때 파일 변경 사항을 볼 수 있어야합니다 색상 및 식별 이니셜 세트 또는 이미지.

그러나 공동 작업자가 테스트 중에 수행 한 것처럼 온라인 버전의 Word와 같이 다른 방식으로 공유 한 파일에 액세스하면 변경 내용이 실시간으로 표시되지 않을 수 있습니다. 파일을 수동으로 새로 고치거나 업데이트해야했습니다.

창의 맨 아래에서 "업데이트 가능"이라는 줄을 찾으십시오.

해당 텍스트를 클릭하여 문서를 새로 고침하면 공동 작업자의 변경 사항이 나타납니다.

5. 변경을 방지하기 위해 컨텐츠 잠금

때로는 공동 작업자를 초대하여 문서를 편집 할 수도 있지만 변경해서는 안되는 내용이 있습니다. 직관적으로 명명되지 않은 Block Authors 도구를 사용하여 잠글 수 있습니다. 편집 권한을 취소하는 것처럼 들립니다. 실제로 선택한 내용을 편집 할 때 잠그는 경우가 있습니다.

잠 그려는 내용을 강조 표시하십시오. 검토> 블록 작성자로 이동하십시오. 강조 표시된 섹션에는 옆에 아무도 있지만 변경할 수 없음을 나타내는 아이콘이 표시됩니다.