정리 : 클라우드 작업으로 전환 한 방법

일부 파일은 로컬이고 일부는 클라우드에있는 하이브리드 시스템에서 수년간 작업 한 후 최근에는 완전히 온라인으로 작업하도록 전환했습니다. Google 드라이브를 사용하기로 선택했지만 Microsoft Office Online과 같은 유사한 서비스를 쉽게 이용할 수있었습니다.

다음은 새로운 환경으로 마이그레이션 한 방법, 완전히 온라인으로 작업하는 장단점 및 전환에 대해 생각하는 경우의 조언입니다.

Google 드라이브로 마이그레이션 한 이유

Google 문서, 스프레드 시트 및 프레젠테이션을 포함한 Google 드라이브를 오랫동안 사용해 왔습니다. 그러나 최근까지 모든 작업에 독점적으로 사용하지 않았습니다.

이전 설정에는 일부 파일이 컴퓨터에 로컬로 저장되어 있으며 (물론 백업 됨) Google 문서와 다른 온라인 파일로 사용 된 소수의 파일 만 있습니다. 대부분 친구와 함께 휴가를 계획하기 위해 문서와 같이 공동 작업 한 파일에 Google 드라이브를 사용했습니다.

전적으로 클라우드로 전환하기로 결정한 주요 이유 중 하나는 이전보다 훨씬 다양한 장치를 사용했기 때문입니다. 어느 날이든, 나는 집에 있었는지, 회의에 있는지, 여행에 있는지 또는 다른 곳에 있는지에 따라 약 5 가지의 다른 장치 중 하나에서 작업을 수행하고 싶을 수도 있습니다. 휴대가 가능하지만 회의, 스마트 폰 및 랩톱에는 적합하지 않은 Chromebook Pixel 데스크톱 Mac이 있습니다. 때로는 다른 사람의 컴퓨터에서 작업하기도합니다.

가능하면 나중에 파일에 나중에 수행해야하는 작업에 대해 메모 작성 앱에서 별도의 메모를 작성하지 않고 파일에서 직접 메모하고 편집하는 것을 선호합니다. 클라우드에서 작업하면 이러한 요구 사항이 충족되고 Google 드라이브는 Microsoft Office 파일 형식과의 호환성, 많은 저장 공간 및 내가 가진 모든 장치에 대한 지원과 같은 다른 모든 요구 사항도 대부분 충족했습니다.

모든 작업이 클라우드에 있으면 파일에 직접 액세스 할 수 있습니다. 인터넷에 연결되어 있고 때로는 연결되어 있지 않은 경우 파일을 편집 할 수 있습니다. Google 드라이브가이 시점에 도달하는 데 몇 년이 걸렸지 만 이제는 여기에 큰 성과를 거두고 있습니다.

클라우드로 마이그레이션하기위한 팁

클라우드에 모든 작업을 유지하고 로컬에 아무것도 저장하지 않기로 결정할 때 하나의 큰 도전에 직면하게됩니다. 기존의 모든 파일로 수행 할 작업을 파악해야합니다. 내 조언은 오래된 파일에 대해 너무 걱정하지 않습니다. 모든 이전 데이터를 완벽하게 마이그레이션하거나 재구성하려고 할 때 시간을 낭비하지 마십시오.

대신, 앞으로 새로운 데이터를 구성하거나 저장하는 방법에 초점을 맞추십시오. 필자의 경우 모든 새 문서에 Google 드라이브를 즉시 사용하기 시작했습니다. 데스크톱에서 사용했던 것과 동일한 조직 시스템을 반영한 Google 드라이브 온라인에서 새 폴더를 만들었습니다. 새 파일을 시작했을 때 Google 문서로 만들었습니다. 나는 과거보다 현재에 더 많은 관심을 기울였다.

나는 오래되거나 새로운 것이 아니라 "진행"으로 분류 할 파일을 몇 개 가지고있었습니다. 진행중인 파일은 내가 오래 전에 만든 파일이지만 오늘날에도 여전히 관련성이 있습니다. 내 경우에는 완료 할 때 기록하는 스프레드 시트 인 경향이 있습니다. 예를 들어, 내가 작성한 기사, 게시 날짜 및 기타 메타 데이터를 추적하는 진행중인 파일이 있습니다. 나는 계속해서 추가하고 있으며, 수년 전에 만들었더라도 항상 유용하고 관련이 있습니다.

진행중인 파일을 마이그레이션하기 위해 파일을 하나씩 Google 드라이브에 업로드하고 Google 형식 파일로 변환했습니다. Excel 파일이 Google 스프레드 시트가되었습니다. 쉬운.

내가 하나씩 한 이유는 열리고 내용이 깨지지 않았는지 확인하고 확인하는 것이 었습니다. 다행히 모든 것이 원활하게 전달되었습니다. 그래도, 나는 매우 귀중한 원본 파일 사본을 약 한 달 동안 컴퓨터에 보관하여 다음과 같은 조언을 얻었습니다. 중요한 파일의 원본 사본을 중복 기간 동안 보관하십시오.

마이그레이션에 문제가 있으면 원본을 원할 것입니다. 모바일 앱을 사용하여 원격으로 종이 수표를 입금하면 은행에서 "수표가 지워질 때까지 전화를 걸지 않는 이유는 무엇입니까?"라는 메시지를 표시합니다.

또 다른 조언은 서비스가 모든 장치에서 작동하는지 테스트하는 것 입니다. 다른 파일을여십시오. 이제 Wi-Fi를 끄고 열어보십시오. 가능한 것으로 예상되는 파일의 오프라인 사본이있을 수 있습니까 (잠시 오프라인 액세스에 대한 추가 정보)? 편집 할 수 있습니까? 원하는 작업을하려면 앱이나 플러그인을 설치해야합니까? 이러한 시련을 실행하는 데 시간을내는 것이 생각보다 어렵지만 어딘가에 나타나고 계획 한 것을 수행 할 수없는 것은 확실합니다.

Google 드라이브에서 완전히 작동하는 새로운 시스템을 사용하면서 (그러나 로컬에 저장된 모든 데이터를 지우기 전에 중복 기간 동안) 컴퓨터에 Google 드라이브 동기화 구성 요소를 설치하고 지난 2 년 동안 백업했습니다. ' 클라우드에 가치있는 데이터. 중요한 파일을 처리하는 방식과 마찬가지로 Google 드라이브로 완전히 변환되었는지 확인하기 위해 모든 파일을 테스트하지는 않았지만 필요할 때를 대비하여 이전 데이터를 많이 가져 왔음을 더 잘 알았습니다. 그에 대한 조언: 오래된 파일을 백업하지만 너무 많은 시간을 소비하지 마십시오.

위험과 보상, 편의성 및 불편 함의 무게를 측정 할 때, 나는 다시는 필요하지 않은 오래된 데이터를 Google 드라이브에 백업하고 하루라고 부르는 것으로 충분하다고 느꼈습니다.

다른 장단점이 있습니다. 나는 모든 장단점을 나열하지는 않지만 업무용 파일에 독점적으로 Google 드라이브를 사용하는 것과 관련된 몇 가지만을 나열합니다.

클라우드에서 작업: 전문가

자동 백업. 데이터를 백업하지 않는 대부분의 사람들은 곧 시작되지 않을 것입니다. Google 드라이브에서 작업 할 때 백업에 대해 생각할 필요가 없습니다. 자동으로 자주 발생합니다.

너무 많은 공간! Google 드라이브에는 충분한 공간이 있습니다. Google 계정이있는 사람은 누구나 최소 15GB를 확보하지만 더 많이 구매하는 것이 저렴합니다. 또한 더 많은 공간을 제공하는 다른 허점이 있습니다. 예를 들어 Google 문서 도구와 같이 Google 드라이브에서 만든 파일은 저장 용량 한도에 포함되지 않습니다. 대단합니다.

Office와 호환됩니다. Google 드라이브에서만 파일을 만들고 수정하는 동안 공동 작업하는 모든 사람이 할 수있는 것은 아닙니다. 많은 사람들이 여전히 Microsoft Office를 사용합니다. Google 드라이브를 사용하면 모든 Google 파일 형식을 Microsoft 형식으로 내보낼 수 있습니다. 몇 번의 클릭만으로 Google 문서를 Word.docx 파일로 바꿀 수 있습니다.

협동. 실시간 공동 작업의 경우 Google 드라이브보다 중요한 것은 없습니다. 다른 사용자와 파일을 공유하고, 파일을보고 편집 할 수있는 사람을 관리하고, 파일을 함께 작업하면서 공동 작업자와 대화 할 수도 있습니다.

로컬 동기화 언급했듯이 로컬 동기화 구성 요소가 있기 때문에 이전 파일을 Google 드라이브에 빠르게 백업 할 수있었습니다. 이 기능을 통해 Google Drive는 온라인 공동 작업 오피스 제품군 및 파일 동기화 및 백업 프로그램으로 이중 업무를 수행 할 수 있습니다.

가격. Google 드라이브는 무료입니다. Microsoft Office 비용은 연간 약 $ 100입니다. 더 말할 필요가 있습니까?

클라우드에서 작업하기: 단점

개인 정보 보호 및 보안 문제. 클라우드 서비스를 전혀 사용하지 않으려는 사람들은 거의 항상 개인 정보 보호 및 보안에 대해 걱정합니다. 다른 사람이 데이터를 정확히 찾을 수없는 위치에 저장하고 있습니다. Google은 기본적으로 드라이브에 저장된 파일을 암호화하지만 회사는 키를 관리하기도합니다. 파일을 저장하는 회사를 신뢰할 수 없거나 파일에 매우 중요한 정보가 포함되어있는 경우 클라우드로 마이그레이션하는 것이 적합하지 않을 수 있습니다.

오프라인 액세스 클라우드에서 작업하려면 인터넷에 연결되어 있어야합니다. 온라인 대 오프라인 규칙 및 구성을 탐색하는 것은 큰 고통이 될 수 있습니다. 때때로 예상대로 일이 잘못되거나 진행되지 않습니다.

Google 드라이브를 사용하면 오프라인에서 작업 할 수 있습니다.주의해야 할 점이 많이 있습니다. 솔직히 외울 수는 없습니다. Chrome 브라우저가 작동하려면 Chrome 브라우저를 사용해야한다는 것을 알고 있지만 세부 정보를 자주 잊어 버립니다. Wi-Fi가있는 지역을 떠나기 전에 작업하려는 파일을로드하는 것이 좋은 해결책이지만 Chrome을 실행하는 경우에만 다시 찾을 수 있습니다. 그런 다음 실수로 탭을 닫지 않는 한 이러한 파일을 쉽게 작업 할 수 있습니다.

그러나 지저분해질 수 있습니다.

오프라인에서 편집을 완료 한 후에도 클라우드로 변경 사항을 적용하려면 장치를 인터넷에 연결해야합니다. 때때로 문제가 발생합니다. 비행기를 타고있는 동안 랩톱에서 오프라인으로 작업한다고 가정 해 보겠습니다. 비행기가 착륙해서 택시에 타서 또 다른 변화를 기억하고 있습니다. 휴대 전화를 열고 데이터 연결을 사용하여 파일을로드하면 아직 동기화되지 않았기 때문에 비행기에서 변경 한 내용이 모두 표시되기 전에 이전 사본이 표시됩니다. 그 점을 잊어 버렸다고 전화를 통해 몇 가지 사항을 변경한다고 가정 해 봅시다. 노트북을 인터넷에 연결하면 Google에서 무언가 잘못되었다고 알려줄 것입니다. 해결책이 있지만 깨끗하거나 간단한 것은 없습니다. 복사하여 붙여 넣을 준비를하십시오.

그렇지 않은 경우를 제외하고는 검색이 작동합니다. 인터넷 검색의 첫 번째 이름 인 Google에 파일을 저장하면 검색 도구에 대한 기대치가 높습니다. Google 드라이브에서 파일을 찾는 것이 맞지 않았습니다. 파일 이름으로 검색하면 필요한 것을 찾을 수 있지만 항상 그런 것은 아닙니다. 특히 파일 이름의 밑줄은 루프를 위해 Google을 던지는 것 같습니다. 160530_SIN_RR_Collaboration-Chart라는 파일이 있지만 "Collaboration"을 검색하면 아래 이미지에 무엇이 표시되는지 보여줍니다.

Google은 파일의 내용을 검색하므로 도움이되지만 필요한 내용을 찾는 데 여전히 시행 착오가 필요할 수 있습니다. 다른 공동 작업자가 파일을 공유 할 때 검색 여부에 관계없이 내가 찾기가 가장 어려운 파일입니다. 별표 (즐겨 찾기)로 표시된 파일과 Google 드라이브가 제공하는 최근 파일 목록에 의존합니다.

온라인 산만. Google 문서 도구에서 작업하려면 브라우저 창이 열려 있어야하며 일부 사용자의 경우 온라인 상태가 미끄러 울 수 있습니다. 나에게는 큰 문제가되지 않습니다. 생산성을 높이고 방해 요소를 최소화하기 위해 몇 가지 도구와 기법을 사용합니다. 그러나 다른 사람들에게는 단순히 온라인 상태가되어 웹을 서핑하고 실제 작업을 수행하지 않아도됩니다. 인터넷에서 분리 할 때 작업을 더 잘 수행하려면 클라우드에서 작업하는 것이 적합하지 않을 수 있습니다.

클라우드로 이동해야합니까?

클라우드에서 독점적으로 작업하면 이점이 있지만 약간의 좌절감도 있습니다. 내가 말했듯이 온라인 작업이 반드시 Google 드라이브를 사용한다는 의미는 아니지만 유사한 솔루션에서 많은 장단점이 동일합니다. 클라우드로 이동하기 전에 스스로 자문해야 할 몇 가지 질문은 다음과 같습니다.

• 대부분의 시간에 안정적인 인터넷 액세스가 가능합니까?
• 오프라인 대 온라인 작업 규칙을 배우고 자합니까?
• 클라우드에서 작업하면 지금 가지고 있지 않고 실제로 사용할 방식으로 파일에 액세스 할 수 있습니까?
• 작업 내용을 쉽게 찾을 수 있도록 작업이 저장된 위치를 정리할 의향이 있습니까?
• 항상 인터넷에 연결되어 있다면 웹 서핑의 유혹에 저항 할 수 있습니까?

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