정리하기 : 더 나은 회의를위한 도구

전문가들은 회의가 생산성을 떨어 뜨린다 고 말합니다. 불필요하고 제대로 계획되지 않은 회의는 확실합니다. 그러나 일부 회의가 필요합니다. 회의는 새로운 비즈니스 거래를 봉인 할 수 있습니다. 그들은 생산적인 새로운 벤처에 팀을 시작할 수 있습니다. 그들은 잘못 된 프로젝트에 대한 과정을 수정할 수 있습니다. 또한 같은 공간에서 함께 할 수없는 공동 작업자 간의 동지애를 용이하게 할 수 있습니다. 회의가 절대적으로 필요한 경우에는보다 생산적인 회의를 개최하는 데 도움이되는 몇 가지 팁과 적절한 소프트웨어가 필요합니다.

스케줄링

회의를 예약하는 데 사용되는 일반적인 사무용 소프트웨어로 Outlook 이 떠오를 것입니다. 그러나 Outlook의 많은 기능이 복잡하고 의도 한대로 사용하기가 어렵습니다. 모든 모임 참가자가 숙련 된 Outlook 사용자 인 경우 모든 사람에게 적합한 모임 시간을 찾고 회의실을 예약 한 다음 Outlook 이외의 다른 일정을 사용하여 일정에서 모임을 가질 수 있습니다. 더 간단한 것이 필요하고 조직 도구 애호가이므로 다른 사람들이 Outlook을 일정 도구로 어떻게 생각하는지 상상할 수 있습니다.

Doodle.com 은 그 간단한 솔루션입니다. 회의 및 모임을 계획하는 데 가장 좋아하는 웹 사이트 중 하나입니다. Doodle.com은 무료 웹 사이트 및 서비스로 설문 조사를 작성하는 것만 큼 간단하게 예약 할 수 있습니다. URL을 보내거나 Doodle에서 직접 초대하여 설문 조사에 사람들을 초대하고 설문 조사 작성자가 제공 한 선택 사항에 따라 사용 가능한 마크 시간을 확인합니다. 효율성의 꿈이 실현됩니다.

Doodle에 대한 자세한 내용은 Doodle의 설립자 Michael Naef와의 인터뷰에서 Doodle의 작동 방식을 보여주는 비디오가 포함되어 있습니다.

가상 회의 호스팅

Webex 와 GoToMeeting 은 제 경험상 회사가 이미 해당 제공 업체에 계정을 가지고있는 사람들이 사용하는 가장 잘 알려진 가상 회의 서비스 중 하나입니다. 둘 중 하나의 유료 계정에는 회의 기록, 다른 참가자와 채팅, 다른 사람의 컴퓨터 화면에서 발생하는 모든 것을 공유하고 여러 웹캠을 연결하는 등의 기능이 가득합니다. GoToMeeting을 사용하려면 설치된 응용 프로그램 설치가 필요합니다.

Webex는 무료 계정을 제공하지만 (GoToMeeting은 제공하지 않음) 몇 가지 엄격한 제한이 있습니다. 예를 들어, 한 사람 만 회의를 주최 할 수 있으며 회의의 최대 인원은 3 명입니다. 전화 접속은 지원되지 않으며 호스트는 자신의 데스크톱, 화이트 보드 및 문서를 공유 할 수 있지만 원격으로 실행되는 응용 프로그램이나 항목은 공유 할 수 없으므로 회의에 참여하는 모든 사람은 VoIP를 사용해야합니다. 따라서 이러한 서비스 중 하나를 사용하는 경우 유료 계정이 필요할 수 있습니다.

Join.me 는 가상 회의를 호스팅하는 또 다른 인기있는 옵션입니다. Webex와 마찬가지로 무료 옵션이 있지만 제한 사항이 느슨합니다. 무료 Join.me 계정은 가상 회의에서 최대 10 명의 참가자를 수용하고 화면 공유 및 제어 공유 기능을 지원합니다 (예: 일부 호스팅 업무를 다른 참가자에게 양도).

MeetingBurner (무료, 월 $ 39.95의 Pro 계정)는 설치없이 브라우저에서 실행되는 또 다른 옵션입니다. 무료 계정으로 최대 10 명까지 회의를 열 수 있지만 VoIP는 지원되지 않습니다. 그러나 Skype는 서비스 내에서 바로 작동합니다.

Skype 는 특정 종류의 모임을 주최하는 데 나쁜 도구는 아니지만 항상 다른 모임만큼 신뢰할 수있는 것은 아닙니다. 다른 도구와 마찬가지로 무료 Skype 계정에는 몇 가지 제한 사항이 있습니다 (화면 공유는 회의 및 큰 사람과의 화상 회의에는 큰 도움이되지 않습니다). 그러나 오디오를 빠르게 가져야하는 경우 편리한 옵션이 될 수 있습니다 전 세계에 퍼져 있고 Skype 계정이있는 사람들과 전화하십시오.

얼굴을 맞대고 협업

위에서 언급 한 대부분의 웨비나 도구는 온라인 가상 협업을 용이하게하지만 모든 사람이 같은 방에 있고 직접 대화 할 수있는 경우 관리 집약적이지 않은 도구를 사용하고 싶습니다.

여러 사람이 실시간으로 문서를 업데이트 할 수 있으므로 Google 드라이브 (무료)는 사무실에서 편리합니다. 다른 사람이 열려있는 동일한 문서를 편집하거나 볼 때 볼 수 있습니다. 안타깝게도 Google 드라이브는 휴대 기기에 이상적이지 않습니다. 예를 들어 회의 중에 Google 드라이브 iPad 앱을 사용하는 것보다 랩톱에서 사용하는 것이 훨씬 쉽다는 것을 알았습니다.

Asana 는 탁월한 온라인 협업 작업 관리 (및 프로젝트 관리) 도구를 사용하여 협업 세계를 휩쓸 었습니다. 작업주기 전반에 걸쳐 사용할 수있는 훌륭한 서비스이며 회의 종료시 사람들에게 할당 된 후속 조치와 같은 새로운 작업을 생성하기 위해 회의 중 그 가치를 보여줍니다.

메모하기

Evernote (프리미엄은 월 $ 45까지 무료)는 800 파운드짜리 고릴라이며, 회의 중에 격렬하게 사용합니다. 나중에 참조해야 할 경우를 대비하여 전체 대화를 캡처 할 수있는 오디오 녹음 기능이 내장되어 있습니다. 또한 카메라 기능으로 모바일 장치에서 뛰어납니다. 화이트 보드의 사진을 찍어 Evernote에 업로드하면 사진의 모든 텍스트가 OCR로 분석되어 완전히 검색 할 수 있습니다.

회의록 작성을 목적으로 설계된 Minutes.io (무료)는 브라우저에서 작동하지만 온라인과 오프라인 모두에서 작동합니다. 예기치 않게 회의에 대한 공식 메모를 작성하라는 메시지가 표시되면 minutes.io가 빠르게 시작되고 제대로 작동하여 작업에 대한 템플릿을 제공합니다.