정리하기 : 더 나은 파일 이름을위한 유용한 팁

귀하와 동료가 파일 이름을 지정하는 방법은 폴더 이름을 지정하는 방법만큼 중요합니다. 처음부터 지능적, 체계적, 논리적으로 수행하면 비즈니스가 성공, 장기 성장 및 안정성을 확보 할 수 있습니다.

새로운 조직 푸시를 고려하는 많은 기업들은 이름을 바꾸고 싶지 않은 (최소한은 아니지만) 오래된 파일에 대한 엄청난 백 로그를 가지고있을 것입니다. 괜찮아요. 언젠가 시작해야합니다.

대부분의 경우, 새로운 프로젝트, 팀, 회계 분기 또는 연도, 즉 비즈니스의 주요 랜드 마크에 관계없이 새로운 시스템을 구현하는 것이 합리적입니다. 정리되지 않은 아카이브를 처리하는 방법 때문에 중요한 시점부터 시작하는 것이 좋습니다. 1 년 후에는 필요한 모든 최신 자료를 쉽게 찾고 관리 할 수 ​​있지만 새 시스템보다 훨씬 오래된 오래된 것을 찾을 수는 없습니다. 몇 달 동안 (또는 인턴의 젊은이들) 아카이브 이름을 모두 바꾸지 않고 아카이브를 처리하기위한 몇 가지 요령을 알려 드리겠습니다.

파일 이름

폴더와 마찬가지로 파일 이름은 다음과 같아야합니다.

• 독특한

• 파일에 포함 된 내용을 나타냅니다

• 비즈니스가 정보에 대해 어떻게 생각하는지에 따라

• 귀하와 귀하의 직원이 정보를 찾는 방법에 따라 (사람의 눈으로) 스캔 가능

• 알파벳 순으로 자연적으로 주문

• 일관된!

독특한. 특히 협업 환경에서 작업하는 경우 특히 파일을 서버에 자주 복사하는 경우 파일 이름이 고유해야합니다. 파일 이름을 고유하게 유지하는 방법에 대한 시스템이없는 경우 파일 이름을 덮어 쓰고 모든 데이터를 잃을 위험이 있습니다. 공동 작업 환경에서는 의도적으로 파일을 덮어 쓰는 것이 일반적입니다. 나처럼 팝업 경고 ("기존 파일을 최신 파일로 바꾸시겠습니까?")가 발생하면 잘못된 파일을 덮어 쓰지 않아도됩니다. 같은 이름.

예를 들어, 어제 날짜가 Grays-invoice.pdf 인 Gray 's Electronics의 새 송장이 있다고 가정합니다. 송장 폴더의 서버에 고정시킬 수 있으며 해당 이름의 파일이 이미 존재한다는 경고가 표시 될 수 있습니다. 또한 인보이스가 어제 들어 왔기 때문에 다른 누군가가 거기에 넣었다고 가정 할 수도 있지만 회계 부서에서이 인보이스에 서명 했으므로 내 것이 가장 최신 인보이스 여야하므로 이전 인보이스를 덮어 씁니다. 누군가가 그날 늦게 나에게 Gray의 이전 송장을 가져 오라고 요청하면 2 개월 전의 송장을 가져와야합니다.

나타내는. 파일 이름에 포함 된 내용을 표시해야한다고 말하는 것은 어리석은 것처럼 보이지만 여러 번 잘못되었다는 것을 알았습니다. 많은 사람들은 폴더 안에 중첩 할 때 폴더가 더 큰 범주 이름을 처리한다고 가정합니다. 또한 파일에 대한 가장 관련성 높은 내용이 파일에 액세스해야하는 다른 사람에게도 명백하다고 가정합니다. 인보이스 발행 예를 다시 살펴 보겠습니다. 회계 부서에서 인보이스 번호, 세금 ID 및 해당 월을 지불 한 회계 월의 세 가지 방법으로 인보이스를 찾습니다. 회계는 "회색 송장"이라는 것을 크게 신경 쓰지 못했습니다.

나는 개인적으로 모든 파일에 두 가지 주요 식별자 인 숫자 날짜와 코드를 사용합니다. 집에서 한 달에 여러 번 블로그를합니다. 블로그에서 사용하는 모든 텍스트 파일과 사진은 네 자리 날짜 (YR MO)와 분류 자 ​​"bg"로 "블로그"로 분류됩니다. 2010 년 9 월 여행 중 찍은 몬트리올 시장 사진은 1009bg_montreal_market.jpg입니다. 한 달에 평균 4 ~ 5 개의 글만 쓰므로 블로그 파일에는 4 자리 숫자가 사용됩니다.

하지만 때로는 한 달에 수십 장의 사진이있을 수 있습니다. 이 경우 6 자리 숫자로 코드를 작성하고 날을 끝에 추가하거나 문자를 저장하기 위해 다른 기호를 줄여서 파일 이름에 더 많은 설명을 추가 할 수 있습니다. 예를 들면 다음과 같습니다.

• 1009bg_mnrl_mrkt_peppers01.jpg

• 1009bg_mnrl_mrkt_peppers02.jpg

나는 파일이 파일을 열기 전에 2010 년 9 월 (1009), 몬트리올 (mnrl), 시장 (mrkt)에 찍은 내 블로그 (bg)에 게시 한 고추의 사진이라는 것을 알고 있습니다.

여행을 많이하는 경우 공항 코드를 사용하여 위치를 나타 내기 위해 몬트리올의 경우 YUL, 로스 앤젤레스의 경우 LAX, 런던의 경우 LHR 또는 LGW 등을 사용하십시오.

비즈니스 사고 과정과 일치합니다. 위의 예에서 짐작할 수 있듯이 날짜별로 정보를 가져 오기 위해 메모리를 사용할 수 있다는 것을 알고 있습니다. 명명 규칙이 작동하는 방식을 결정하려면 비즈니스가 정보를 기억하는 방법을 알아야합니다. 그러나 데이트는 또한 하나의 돌로 두 마리의 새를 죽입니다. 파일은 파일이 발생했거나 중요했을 때 파일을 코딩하고 고유 한 이름을 가지도록합니다. 시장에서 두 번 사진을 찍어도 2010 년부터 몬트리올 여행의 사진을 실수로 절대 열지 않을 것입니다.

파일 이름에 날짜를 포함시키는 것이 좋습니다. 유일한 질문은 어떤 날짜가 귀하의 비즈니스에 가장 유용합니까? 송장을 보내거나 처리 한 날짜 또는 작업이 완료된 날짜 또는 계약서에 서명 한 날짜는? 비즈니스 소유자, 팀 리더 및 부서 관리자는 최종 통화를해야하지만 가장 일상적인 작업을 먼저 수행하는 사람들과 대화해야합니다. 그들은 실제로 의미가 무엇인지 알게 될 사람들입니다.

스캔 가능. 폴더를 열면 파일을 열거 나 축소판보기에서 삐걱 거리지 않고 해당 내용을 즉시 알고 싶습니다. 올바른 파일 이름 지정 규칙을 수립하려면 각 문서의 주요 정보가 무엇인지 파악해야합니다. resume.doc 파일이있는 누군가의 컴퓨터를 볼 때 울었습니다. 어느 이력서입니까? 언제 업데이트 되었습니까? 긴 버전입니까, 짧은 버전입니까? 어디로 보냅니 까? 1102_CV_marketing_digital.doc은 디지털 마케팅 경험을 강조하는 이력서 일 수 있지만 1102_CV_short.doc은 로스쿨에 지원할 때 업데이트하려는 일반적인 전문 CV 일 수 있습니다.

파일을 열기 전에 각 파일에 포함 된 내용을 확실하게 알고 생산성을 높일 수있는 방법을 생각하십시오.

당연히 주문. 날짜를 식별자로 사용하는 또 다른 이유는 폴더가 파일을 이름별로 정렬 할 때 모든 것이 시간 순서대로 나열되기 때문에 일반적으로 기본값입니다. 실제 파일 날짜를 기준으로 정렬하면 파일이 마지막으로 업데이트 된시기 만 알 수 있으며, 이것이 당신이 원하거나 알아야 할 일이 아닐 것입니다. 파일 이름의 시작 부분에 항상 YR MO DA를 넣으면 항상 순서가 있습니다.

일관성. 이전에는 정리하는 것이 몸매를 유지하는 것과 비슷하다고 생각했습니다. 밤새 변화가 일어나지 않습니다. 보상은 단기가 아닌 장기적으로 이루어집니다. 식이 요법을 먹지 말고 자신에게 적합하고 지속될 변화를 만들어야합니다. 함께 살 수있는 솔루션을 찾았다는 생각이들 때, 그에 충실하십시오!

아카이브 또는 이전 파일을 지능적으로 처리

전체 데이터 아카이브를 재구성하고 이름을 바꾸는 사람은 아무도 없습니다. 시간을 보내는 것은 귀중한 방법이 아니며 시간을 빼낼 수도 있다고 생각하는 것은 우스운 일입니다. 과거에 정리되지 않은 파일과 폴더를 어떻게 처리해야합니까?

모든 파일을 한 번에 생각하면 관리 할 수 ​​없습니다. 그래서 그들이 무질서한 이유입니다! 보관 파일을 다루는 가장 쉬운 방법은 오래된 그룹과 오래된 그룹의 두 그룹을 생각하는 것입니다. 늙고 진짜를 어떻게 정의 하는가는 당신에게 달려 있습니다.

저에게있어 "정말 오래된"이라는 말은 99 % 이상이 파일에 다시 액세스하지 않을 것이라는 확신을 가지고 있지만 그럴 수는 있다는 것입니다. 저에게있어 "정말 낡은"것들도 3 살 이상이어야합니다. 이 두 가지 기준을 충족하는 파일은 디스크에 아카이브 할 준비가되었습니다.

일반 "이전"은 일반적으로 1 년 및 3 년 전에 작업 한 파일을 나타냅니다. 이것들은 하드 드라이브 또는 서버에 남아있어 필요한 경우 액세스 할 수 있지만 연도 폴더에 덤프됩니다. "2010", "2009"및 "2008"이라는 폴더가 있습니다.

연도별로 오래된 내용을 폴더에 넣으면 봄 청소를 할 수 있습니다. 옷장을 비우지 않고 완전히 청소하려고 한 적이 있습니까? 작동하지 않습니다. 정리하려면 새로 시작해야합니다. 연도별로 모든 파일을 폴더로 스윕하면 실제로 필요한 것을 제거하지 않고도 깔끔하게 시작할 수 있습니다. 정리하기 전에 깨끗하고 깔끔한 창을 봐야합니다!

여러 해에 걸친 파일로 무엇을합니까? 가장 최근 연도 폴더에 넣습니다. 작년에 그 일을 했습니까? 그런 다음 작년 폴더에 있어야합니다. 걱정이되지 않는다면 왜 찾을 수 없습니까? 파일이 이미 엉망입니다! 어쨌든 파일을 검색해야 할 것이므로 하나 이상의 폴더 안에 중첩되어 있으면 무엇이 중요합니까?

핵심, 관심사

이 기사의 중요한 내용은 다음과 같습니다.

1. 비즈니스에서 사용하는 파일 이름 지정 규칙은 조직의 모든 사람이 이해해야합니다.

2. 파일 이름 지정 규칙은 사람들이 이름을 스캔하거나 이름에서 날짜 또는 다른 부호를 찾아서 정보를 빠르게 찾을 수 있도록 도와야합니다.

3. "자연적으로 정렬 된"파일은 스캔하고 정렬하기가 더 쉽습니다.

4. 명명 규칙을 준수하십시오.

5. 연도별로 오래된 데이터를 보관하여 대규모 점검 프로젝트를 피하십시오.