정리하기 :보다 스마트 한 데이터 공유

커뮤니케이션은 모든 비즈니스의 핵심입니다. 그러나 너무 많은 비즈니스 리더는 일상적인 문제에 직면하여 직원들에게 정보를 공유 할 수있는 실질적인 방법을 제공 할 필요성을 간과합니다.

"정보 공유"는 구두 커뮤니케이션, 문서 작성, 서버 유지 관리, 이메일 작성 등을 포함합니다. 이 기사의 목적 상, 전자 문서에 중점을 둘 것이지만, 조직 전체와 모든 수준에서 정보 공유가 어떻게 이루어지는 지 고려해야합니다.

공유의 중요성

정보 공유가 중요한 이유 정보 공유가 좋을수록 비즈니스가 더욱 효과적으로 운영됩니다. 직원에게 자신의 업무에서 성공하는 데 필요한 정보를 제공하고 업무 만족도를 높이는 데 도움이됩니다.

정보가 잘 공유되지 않으면 비즈니스 효율성이 떨어지고 비용이 낭비됩니다. 새로운 직원이 영구 교체, 임시 직원 (장애, 출산 휴가, 안식일) 또는 새로운 역할에 관계없이 팀에 합류 할 때마다 해당 직원은 자신의 직무 기능과 방법에 대해 많은 양을 배워야합니다. 사업이 운영됩니다. 직원이 정보를 잘 공유하면 새로운 팀원이 자신이 알아야 할 내용을 더 빨리 알게됩니다. 그리고 그들이 실제로 알아야 할 것은 질문에 대한 구체적인 답변이 아니라 정보를 찾는 방법과 장소입니다. "사람에게 물고기를 가르쳐"원칙입니다.

비즈니스에서 가장 비싼 비용 중 하나는 신입 사원의 속도를 높이는 데 시간이 걸리기 때문에 고용하는 것입니다. 직원이 더 빨리 자신의 질문에 대답하는 방법을 알아낼수록 더 빨리 수익에 크게 기여할 수 있습니다. 회사 전체의 정보 공유를 개선하려는 목표는 사람들이 자신의 문제를 쉽게 해결할 수 있도록하는 것입니다. 다른 목표는 사람들이 같은 실수를 반복하는 횟수를 최소화하는 것입니다. 이러한 비용을 최소화하면 비즈니스가 얼마나 순조롭고 수익성있게 운영 될 수 있는지 상상해보십시오.

직원의 정보 공유 유형

절차 적 문서, 직원 조직도, 워크 플로 차트, 직원 연락처 정보, 고객 연락처 정보 및 인사 양식과 같이 공유해야하는 특정 유형의 정보를 고려해 봅시다. 어쨌든 귀하의 비즈니스는 모든 직원이 HR 양식을 쉽게 액세스 할 수있게 만들었습니다. 그러나 다른 모든 문서와 관련하여 기회가 오래되었거나 전혀 존재하지 않을 가능성이 있습니다.

대신, 기록해야 할 많은 정보는 누군가의 머리에 저장되며 여러 가지 이유로 문제가 있습니다. 우선, 한 사람이 업무상 중요한 정보를 단독으로 보유해서는 안됩니다. 너무 위험하다. 그 사람이 병에 걸리거나, 조직을 떠나거나, 조직 내에서 사람이나 관행을 분개하게되면 사업을 다시 시작할 수 있습니다! 둘째, 정보가 눈에 보이는 위치가 아닌 다른 사람의 머리에 저장되면 다른 사람이 정보에 기여할 수 없습니다. 셋째, 정보가 필요한 다른 사람들은 최신 버전인지 확실하지 않습니다. 그 이유는 계속되고 있습니다.

엔트리 레벨 인력의 가장 놀라운 자산 중 하나는 물건을 찾는 방법을 알고 있다는 것입니다. Excel에서 수식을 작성하는 방법과 같이 무언가를 알아야하고이를 설명하는 데 사용되는 기본 용어 (예: 합계, 제품, 연결된 스프레드 시트)를 파악할 수있는 경우 온라인에서 답을 찾을 수 있습니다.

기업은 이러한 자급 자족을 지원하도록 설계되지 않은 경우가 많습니다. 직장에서 항상 답을 찾을 수는 없습니다. 이전 섹션에서 언급했듯이 때때로 사람들을 사냥하고 필요한 정보를 빼내야합니다. 답변은 검색 가능한 장소에 저장되지 않습니다. 그러나 그들은해야합니다!

사람들이 공유하도록하기

이 기사를 읽고 "내 사업은 잡초에 있습니다. W는 이런 종류의 백 로그 작업을 수행 할 시간이나 자원이 없을 것입니다."라고 두려워하지 마십시오. 다음은 관리 가능한 4 단계 프로젝트로 분류하는 방법입니다.

1. 공유의 중요성을 설명하십시오. 문서를 공유하는 것이 왜 중요한지 15 분 간의 회의에서 조직의 사람들에게 무의식적으로 말하십시오.

2. 문서화 프로젝트를위한 반나절을 따로 설정하십시오. 거래를 달콤해야한다면 모두 점심을 사십시오.

3. 비즈니스가 팀으로 구성된 경우 각 팀이 만나서 조립하거나 업데이트해야하는 문서를 논의해야합니다. 또한 어떤 지식이 한 사람의 머리에만 존재하는지에 따라 어떤 문서가 가장 중요한지를 우선 순위화할 수 있습니다.

4. 반나절 프로젝트 동안 각 개인은 하나의 문서에 대해서만 책임을집니다. 복잡한 프로세스의 경우 두 명 이상의 사람이 책임을 질 수 있습니다. 프로젝트의 목표는 비즈니스가 필요로하는 문서를 설정하는 것입니다.

반나절 프로젝트가 끝나면 팀 구성원 (또는 비즈니스 규모가 작은 경우 전체 조직)은 그들이 만든 내용과 거리를 서로 공유해야합니다. 모든 문서가 살아있는 문서가되어야한다는 것을 모든 사람이 이해하도록하십시오.

마지막 단계는 중요하며 한두 단어의 설명이 필요합니다.

살아있는 문서

살아있는 문서는 시간이지나면서 변경되며 일반적으로 한 명의 관리자가 아닌 여러 사람들이 변경할 수있는 문서입니다. 문서의 영향을받는 모든 사람이 문서를 처리하는 방법과 문서의 내용, 실제로는 특정 작업에 대해 가장 지식이 풍부한 직원 인 주니어 직원까지도 고려해야합니다.

살아있는 문서의 전체 목적은 기존 직원뿐만 아니라 미래의 직원도 문서에 액세스해야하는 모든 사람들에게 공개되고 투명하게 만드는 것입니다.

최근에 내 친구가 조직에서 부서의 비용을 계산하는 데 사용한 스프레드 시트를 수정해야했습니다. 스프레드 시트에 잘못된 수식이 포함되어 있으며이를 설정 한 사람이 파일을 잠 갔으며 몇 년 전에 은퇴했습니다. 공유 서버에서 약간 파고 들자 내 친구는 고위 직원 만 액세스 할 수있는 문서를 찾았으며 여기에는 암호가 포함되어 있습니다. 그는 이전 직원이 해당 정보를 적절한 사람들이 찾을 수있는 장소에 배치하려고 미리 생각한 것에 대해 매우 운이 좋았습니다. 그러나이 경우에도 비밀번호가있는이 문서가 존재하고 위치와 이름이 지정된 것을 친구 나 모든 선임 직원에게 미리 알리는 것이 좋을 것입니다.

일관성

살아있는 문서는 공유 서버에 보관하거나 위키로 관리 할 수 ​​있습니다. 파일이 서버에서 호스팅되는 경우 사람들이 서버에 새 파일과 폴더를 추가하거나 오래된 파일을 보관할 때 일관된 방식으로 작업을 수행 할 수 있도록 명명 규칙에 대한 지침을 마련해야합니다. 모든 사람이 같은 페이지에 있으면 이름이 일관되고 모든 사람이 필요한 것을 빨리 찾을 수 있습니다.

정보 공유의 마지막 단계는 살아있는 문서를 필요한 사람들이 사용할 수있게하는 것이며, 이를 위해서는 파일 및 폴더 이름 지정 규칙으로 돌아 가야합니다. 위키를 작성하더라도 사이트 내에서 페이지의 이름을 지정하고 구성하는 방법에 대한 표준이 필요합니다.

이름 지정 규칙이 사용되는 이유와 이유를 모든 직원에게 설명하십시오. 그들이하고 싶은 일과 이유에 대해 명확하게하십시오. 강조해야 할 몇 가지 핵심 사항은 다음과 같습니다.

1. 조직화는 사업과 팀으로서 성공하는 데 도움이됩니다.

2. 일관된 이름 지정 규칙을 사용하면 우리 모두를 같은 페이지에 유지하고 팀 정신을 강화할 수 있습니다.

3. 시스템을 갖추면 물건을 빨리 찾을 수 있기 때문에 시간이 절약됩니다.

4. 데이터 삭제 또는 파일 덮어 쓰기와 같은 자체 오류를 최소화합니다.

5. 조직이 성장함에 따라 새로운 비즈니스를보다 효율적으로 처리 할 수있게됩니다.

6. 신입 사원을 고용하면 훈련 시간이 줄어들고 사고 방식에 빠지게됩니다.

핵심, 관심사

이 기사에서 제거해야 할 중요한 아이디어는 다음과 같습니다.

1. 정보 공유는 비즈니스 성공에 중요하며 모든 사람의 참여가 필요합니다.

2. 살아있는 문서는 시간이 지남에 따라 변할 수 있고 변해야한다. 살아있는 문서는 문서를 변경할 수있는 여러 사람이 액세스 할 수 있어야하며, 문서에 의존하지만 현재와 미래의 모든 사람들이 볼 수 있어야합니다.

3. 일관된 방식으로 레이블이 지정되고 저장된 문서는 쉽게 찾을 수 있으므로 실제로 사용됩니다.