정리하기 : 데이터에 대해 다르게 생각

정리하고 체재하는 것은 체중 감량과 같습니다. 단기 솔루션이 작동하지 않습니다. 귀하와 귀하의 직원 또는 비즈니스 파트너가 장기적으로 고수 할 수있는 라이프 스타일을 변경해야합니다.

이 시리즈에서는 다음을 해결하여 비즈니스와 개인 데이터를 구성하는 방법에 대한 팁을 제공합니다.

1. 귀하의 비즈니스가 정보에 대해 어떻게 생각하는지.

2. 폴더의 이름 지정 규칙 및 폴더에 대한 생각 방법.

3. 파일의 명명 규칙.

4. 정보 공유.

5. 이메일 관리 방법.

조직화를위한 다이어트

체중 감량과 관련하여 일부 사람들은 하루 종일 5-6 개의 작은 식사가 그들에게 효과가있는 반면 다른 사람들은 3 개의 연식이 필요하고 그 사이에는 간식이 전혀 필요하지 않다는 것을 알게됩니다. 어떤 사람들은 헬스 클럽 회원을 사는데 (실제로 가야 할 자극은 그들이 소비 한 돈에서 나올 수 있습니다), 다른 사람들은 엘리베이터 대신 계단을 타거나 자전거를 타는 등 일상 생활에 약간의 운동을하는 것이 좋습니다.

요점은 동일한 솔루션이 모든 사람에게 적용되지는 않는다는 것입니다. 조직화와 동일합니다.

정보에 대한 사고 방식

조직화를 유지하는 것은 비즈니스를위한 라이프 스타일 약속이어야합니다. 일상적인 운영에있어 모든 직원과 이해 관계자는 프로그램을 고수 할 수 있어야합니다. 조직화를위한 시스템은 불필요한 파일을 삭제하는 것과 같이 작은 단계를 일정하게 수행하거나 청소를 위해 금요일 오후마다 예약하는 등 정기적 인 일정에 따라 큰 단계를 수행하는지 여부에 관계없이 모든 사람의 일상에 맞는 관행으로 구성되어야합니다. 받은 편지함

따라서 자신과 동료를 조직하기위한 새로운 다이어트를 시작하기 전에 비즈니스에서 정보 조직을 어떻게 보는지 생각해보십시오. 몇 가지 가능성은 다음과 같습니다.

• 날짜 또는 월별 (예: 무언가가 처음 발생했거나 완료 예정인 경우)

• 프로젝트 이름 별

• 책임자의 이름으로

• 회계 분기 별

현실과 일치하는 관행

팀이 실제로 운영되는 방식을 반영하지 않는 경우 이러한 조직 시스템 중 하나를 비즈니스에 맞추려고하지 않아야합니다. 동료에게 특정 문서, 청구서 또는 계약서를 찾아야하는지 문의하십시오. 더 중요한 것은 그들이 어떻게 보일 것인가? 공급 업체 이름, 날짜, 제품 설명으로 컴퓨터 나 회사 네트워크를 검색합니까? 폴더를 열고 파일 이름을 훑어 보거나 날짜별로 정렬하거나 파일 형식별로 정렬합니까? 정보를 찾는 데 시간이 얼마나 걸립니까? 그들이 결과를 빨리 좁히는 데 도움이되지 않는 방식으로 검색하고 있기 때문에 시간을 낭비하고 있습니까?

이를 위해 공식 회의가 필요하지 않습니다. 들러서 물어보세요. 2 분 정도 걸립니다.

둘 이상의 답변이있을 수 있습니다. 때로는 프로젝트가 시작된 월과 연도를 기억하고 동료는 프로젝트 이름을 고칠 수 있습니다. 두 경우 모두 정보가 정적 인 것은 아닙니다. 프로젝트 개발 중에 코드 이름이 있었거나 늦게 시작되었을 수 있습니다. 폴더 이름 지정 규칙에 대한 다음 기사에서는 이러한 종류의 불일치를 처리 할 수있는 시스템을 구현하는 방법을 설명합니다.

숙면

이 연습을 수행하면 비즈니스가 정보를 어떻게 구성해야하는지 이해하는 데 도움이되지만 정보를 하루나 이틀 동안 자고 기존 구조를 결정하거나 변경하기 전에 다시 시도해야합니다. 때로는 특정 관행이 존재하는 이유를 잊어 버리고 갑자기 변경하면 다른 비즈니스 이론적 근거를 실수로 파괴 할 수 있습니다.

예를 들어, 프리랜서 계약서가 실제 매달 두 개의 파일 폴더 (인보이스 및 세금 양식)로 분류되어있는 사무실에서 근무했습니다. 그것들을 하나로 병합하는 것이 훨씬 더 합리적 인 것처럼 보였습니다. 왜 파일 캐비닛 2 개와 폴더 2 개가 모두 "Doe, Jane"이라고 표시되어 있습니까? 인보이스에 액세스해야 할 때마다 일반적으로 프리랜서의 세금 정보도 찾아야했습니다. 왜 시스템을 단순화하지 않습니까? 지금 당장 나에게 분명하지 않은 한 가지 이유는 조직의 많은 사람들이 송장에 액세스해야했지만 사회 보장 번호와 같은 개인 데이터에 액세스 할 수있는 사람은 거의 없기 때문입니다. 관리자가이 이론적 근거를 이해하고 전체 시스템을 재구성하기 전에 설명 할 수있어서 좋았습니다.

핵심, 관심사

이 기사에서 취해야 할 첫 번째 단계는 다음과 같습니다.

1. 동료와 자신에게 물어보십시오: "우리의 정보에 대해 어떻게 생각합니까?"

2. 결론을 내리기 전에 하루나 이틀 동안 답을 머리 속에 Let 혀 놓으십시오.

3. 어떤 종류의 구조가 나타나기 시작해야합니다. 당신이 그것을 볼 수있을 때, 아직 그것에 반응에 대해 걱정하지 마십시오.

정리하는 것은 건강을 유지하는 것과 같습니다. 하룻밤 사이에 아무것도 바뀌지 않을 것이며, 당신과 당신의 조직에 맞는 생활 습관을 바꾸는 것이 더욱 중요합니다.