정리하기 : 폴더를 사용하여 데스크탑을 정리

정리하고 체재하는 것은 체중 감량과 같습니다. 단기 솔루션이 작동하지 않습니다. 귀하와 귀하의 직원 또는 비즈니스 파트너가 장기적으로 고수 할 수있는 라이프 스타일을 변경해야합니다.

이 시리즈에서는 비즈니스와 개인 데이터를 구성하는 방법에 대한 팁을 제공합니다. 이전 기사에서는 비즈니스가 정보에 대해 어떻게 생각하는지 이해하는 것이 중요하다는 것을 설명했습니다. 이제 컴퓨터 폴더 명명 규칙 및 구조를 사용하여 해당 토대를 실제로 사용하는 방법을 보여 드리겠습니다. 대부분의 비즈니스는 이러한 폴더 구조를 서버 또는 프로젝트 관리 제품군에서 구현하지만 자체 데스크톱 또는 전자 메일 클라이언트에서도 동일하게 적용 할 수 있습니다.

폴더 란 무엇입니까?

폴더는 비즈니스의 핵심입니다. 건물의 구조와 마찬가지로 독창적 인 디자인에서 간단한 기능에 이르기까지 주변의 모든 것을 지원합니다.

저는 경력을 쌓는 동안 7 개의 다른 사무실에서 근무했습니다. 깨끗하고 상식적인 폴더 구조를 가진 팀은 항상 지속적인 성공과 성장을위한 최고의 위치였습니다.

특히 소기업은 다음과 같은 사실에주의해야합니다. 조직화 된 회사는 성장을위한 위치에 있습니다. 지금 회사에는 두 사람 만 있기 때문에 많은 정보를 머리 속에 보관하고 폴더 구조에 매핑 할 수 없습니다. 불행히도, 새로운 직원을 고용하고 비즈니스를 성장시킬 때가되면 복잡한 시스템을 가르치는 데 많은 시간을 낭비하게됩니다. 성장에 소비해야 할 실수, 시간 및 비용을 수정하면 더 많은 시간과 비용을 낭비하게됩니다.

폴더 구조는 비즈니스 구조를 반영한 ​​것입니다. 폴더는 작업의 계층 순서와 일치해야하는 계층 적 시스템의 다른 폴더 내에 중첩됩니다.

귀하와 귀하의 비즈니스에있는 다른 사람들이 정보에 대해 어떻게 생각하는지에 대해 논의하면서 (그 부분을 했습니까? 그 구조를 스케치하는 것이 좋습니다. 종이, 글 머리 기호 또는 Windows 용 Evernote와 같은 메모 작성 응용 프로그램 (연간 최대 $ 45, 별 4.5 개) 또는 마인드 매핑 소프트웨어를 사용하여 스케치해도 상관 없습니다. 서면으로 작성하면 불일치 또는 중복이 있는지 확인할 수 있습니다.

예제 구조

디자인의 구조는 독특하지만 예제를 보는 데 큰 도움이되므로 데스크탑에서 사용하는 기본 구조를 보여 드리겠습니다.

작가로서 나는 주로 제품 리뷰 작업을합니다. 리뷰에 대해 생각할 때 1) 리뷰 할 제품에 대한 아이디어, 2) 진행중인 기사 및 3) 완료된 리뷰에 대해 세 가지 범주가 있습니다. "완료된"범주 내에서, 나는 출판 날짜별로 리뷰를 기억하는 경향이 있는데, 한 달 내에 너무 많은 수가 없어서 리뷰를 볼 수 없기 때문에 월과 연도로 단순화합니다. "아이디어"범주 내에서 상황은 유동적입니다. 어떤 아이디어는 하나 이상의 제품을 포괄하는 반면 다른 아이디어는 하나의 제품과 관련이 있습니다. 그러나 유동적이기 때문에 조직화를 유지할 수있는 시스템을 가질 수 없다는 의미는 아닙니다. "진행 중"범주 내에서 검토중인 제품의 이름을 생각합니다. 자, 이것이 어떻게 폴더로 변환됩니까?

이 시스템은 아이디어와 진행중인 작업의 스냅 샷을 보는 것이 중요하기 때문에 작동합니다. 폴더 이름이 맞으므로 "REVIEW"폴더를 열면 바로 표시됩니다. 검토를 마친 제품의 이름을 모두 볼 필요는 없으므로 게시 날짜에 따라 폴더에 넣습니다. 폴더의 모든 이름이 일치합니다. 프로젝트 상태가 진행 중에서 완료 중으로 변경되면 프로젝트를 해당 폴더로 끌어다 놓으면 해당 이름 지정 규칙이 포함 된 다른 모든 폴더와 동일합니다. 예를 들어, ii와 같은 로마 숫자 폴더를 이름을 바꾸지 않고도 c와 d 수준까지 끌어 올 수 있으며 시스템에 잘 맞습니다.

팁과 요령

번호. 월 폴더가 네 자리로 시작되는 방식에 주목하십시오. 처음 두 자리 숫자는 연도를 나타내고 두 번째 숫자는 월을 나타냅니다. 나는 달의 이름도보고 싶어서 밑줄 뒤에 붙입니다. 몇 가지 이유로 날짜에 4 자리 또는 6 자리 숫자를 사용하는 것을지지합니다. 첫째, 나는 일이 언제 일어 났는지 기억하는 경향이 있으므로 날짜별로 찾을 수 있으면 쉽게 찾을 수 있습니다. 두 번째로, 알파벳순으로 1101이 1102보다 먼저 1102가 1103보다 앞서 기 때문에 폴더를 이름별로 정렬하면 항상 날짜순으로 폴더가 나타납니다.

날짜를 사용하면 보관해야 할 때 매우 유용합니다. 전자 메일 관리에 대한 다음 기사에서 이야기하겠습니다.

태그. 이 예에서는 이름으로 정렬 할 때 "ideas"가 붙어 있기 때문에 "IDEAS_"로 시작하는 폴더에 모든 대문자를 사용합니다. 나는 이것을 태그로 생각합니다. 진행중인 검토를 위해 태그를 사용하지 않습니다. 제품 이름으로 폴더 이름을 지정합니다. 한 번에 약 20 개 이상의 제품 리뷰가 진행중인 경우 폴더 이름 지정 규칙을 변경하고 태그를 추가하여 진행중인 모든 항목을 함께 묶을 수 있습니다. "IN-PROGRESS_"는 아마도 너무 길지만 "IN_"만큼 간단한 것이 작동 할 것입니다.

특히 "IN_"이 작동하지 않는 것으로 나타 났으며 그 이유는 다음과 같습니다. 전체 폴더 구조를 스케치 할 때 다른 곳에 "in"이라는 단어를 사용하여 매우 구체적인 것을 의미했습니다. 전체를 먼저 스케치하는 것이 얼마나 중요한지보십시오.

독특한. 태그와 숫자를 사용하는 이유 중 하나는 파일 이름을 고유하게 유지하는 데 도움이되기 때문입니다. 실수로 같은 위치로 끌어다 놓으면 다른 파일이나 폴더를 덮어 쓸 수 있기 때문에 같은 이름의 두 파일 또는 폴더를 원하지 않습니다. 물론 혼란 스럽습니다.

특수 문자. 밑줄은 폴더 명명 규칙에서 가장 친한 친구입니다. 깨끗하고 텍스트를 읽기 쉽게 유지합니다. 어떤 사람들은 폴더 이름에 공백과 하이픈을 사용합니다. 무엇을 선택 하든지 항상 문자가 알파벳 이름 정렬에 어떤 영향을 미치는지 항상주의하십시오. "_DONE"과 같이 항상 해당 폴더가 맨 위에 표시되도록하려면 폴더 이름의 시작 부분에 밑줄을 사용합니다. 그런 다음 완료된 항목을 최상위 폴더로 쉽게 끌어다 놓을 수 있습니다. 또는 맨 아래에 원하는 경우 "z_DONE"이라는 이름을 지정할 수 있습니다.

색깔. Mac OS는 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하여 폴더를 빠르게 색상으로 구분할 수있는 기능을 제공합니다. 당신은 PC에서 할 수 있지만, 그것은 복잡합니다. 공동 작업이 많은 디자인 프로젝트를 수행 할 때 색상 코딩에 의존했습니다. 동료와 파일이 처음 디자인 단계를 통과 한 후 내용이 새롭고 아직 연마되지 않았을 때 공유 서버의 폴더에 노란색 레이블을 지정했습니다. 보라색을 통해 작업이 완료되었음을 나타냅니다.

어떤 시스템을 구현하든간에이를 지키십시오! 일관성을 유지하는 것이 중요합니다. 몸매를 유지하는 것처럼 조직되기 위해서는 빠른 수정이 아닌 장기적인 생활 방식 변화가 필요합니다. 가능한 한 의미가있는 한 전체 비즈니스의 모든 프로젝트, 팀 및 부서에서 동일한 기본 원칙을 사용하십시오.

핵심, 관심사

이 기사에서 기억해야 할 단계는 다음과 같습니다.

1. 폴더 구조를 구현하기 전에 스케치하십시오.

2. 폴더를 볼 때 스냅 샷보기에서보고 알아야 할 사항에 대해 생각하면서 정보를 계층 적으로 구성합니다.

3. 폴더 이름에 문자, 숫자 및 특수 문자를 사용하여 지능적인 순서로 표시하십시오.

4. 새 폴더를 만들 때 이름 지정 규칙을 준수하십시오.