정리하기 : Google 문서에서 변경 사항 추적을 사용하는 방법

Google 문서 도구는 2014 년부터 사람들이 다른 사람과의 작업을 수정하거나 공동 작업하는 동안 변경 사항을 추적 할 수있게 해줍니다. 변경 사항을 추적하는 기능은 두 가지 방법으로 더 많은 편집 기능을 제공합니다. 먼저, 본인이나 다른 사람이 변경 내용을 검토하려는 경우 변경 사항을 커밋하지 않고 자신의 작업을 편집 할 수 있습니다. 둘째, 문서를 작성하여 다른 사람과 공유 할 수 있으며 파일 변경을 제안 할 수 있습니다. 파일 변경은 사용자 또는 다른 사람이보고 수락하거나 거부하거나 추가로 변경할 수 있습니다. 협업 프로세스를보다 투명하고 관리하기 쉽게 만듭니다.

많은 사람들이이 기능을 Microsoft Word에서 호출 된 변경 내용 추적이라고 부릅니다. Google은이를 제안이라고합니다. Microsoft Office의 기능과 유사하게 작동합니다. 실제로 Google 문서를 Microsoft Word로 가져 오거나 그 반대로 가져 오면 추적 된 모든 변경 사항 또는 제안이 유지되고 표시됩니다.

Google 문서에서 제안을 사용하는 방법은 다음과 같습니다.

제안 모드를 활성화하는 방법

독창적으로 쓰고 편집하거나 다른 사람의 작업에 대한 변경을 제안하는 경우, 제안 모드를 활성화하여 시작하십시오. 바탕 화면에서 화면 오른쪽 상단에서 펜 아이콘과 편집이라는 단어를 찾으십시오. 클릭하고 제안을 선택하십시오. 휴대 기기에서는 설정 메뉴에서 제안 변경이라고합니다. 켜십시오.

제안을 사용 설정하면 새로운 수정 사항이 페이지에 커밋 된 텍스트가 아닌 수정 사항으로 나타납니다. 예를 들어, 각 삭제는 취소 선이있는 텍스트로 나타납니다. 입력 한 새 단어는 새로운 색으로 표시됩니다 (이 경우 녹색).

제안한 모든 변경 사항에 대해 Google 문서 도구는 변경 사항을 제안한 사람과 그 내용을 보여주는 작은 여백을 오른쪽 여백에 만듭니다. 이 요약 상자는 또한 귀하와 다른 편집자에게 변경 사항을 수락하거나 거부 할 수있는 권한을 제공하며, 이에 대해서는 나중에 자세히 설명합니다.

문서를 공유하는 방법

다른 사람으로부터 제안 된 변경 사항을 받으려면 먼저 문서를 공유하고 편집을 활성화해야합니다. 바탕 화면 오른쪽 상단에서 파란색 공유 버튼을 클릭합니다. 모바일에서 옵션은 공유 및 내보내기의 설정에 있습니다. 선택한 사람과 만 문서를 공유하거나 해당 링크를 가진 모든 사람이 문서를 볼 수있는 링크를 생성하여 문서를 공유 할 수 있습니다.

가장 중요한 부분은 다음과 같습니다. 공동 작업자에게 편집 권한을 부여 해야합니다 . 해당 옵션에서 편집 가능을 선택하십시오.

공동 작업자는 문서를받을 때 모든 사람이 변경 사항을 볼 수 있도록 편집이 아닌 제안인지 확인해야합니다. 팀이이 방식으로 자주 작업하면 모든 사람이 화면에서 편집 내용을 보는 데 익숙해지며 제안이 활성화되어 있지 않은 경우 즉시 알게됩니다. 사람들이 변경 내용을 처음 접하는 경우 변경 사항을 상기시켜야 할 수 있습니다.

주석을 사용하는 방법

편집의 일반적인 규칙 (모든 사람이 항상 깨는 것)은 게시하고 싶지 않은 것을 문서에 쓰지 않는 것입니다. 예를 들어 농담을 자리 표시 자 텍스트로 사용하지 말고 주석을 인라인으로 작성하지 마십시오. 토론에 대한 질문과 더 긴 생각은 의견입니다.

주석을 추가하려면 도구 모음에서 가운데에 더하기 기호가있는 음성 상자 모양의 아이콘을 찾으십시오. 또는 일부 텍스트를 강조 표시 할 수 있으며 오른쪽 여백에 주석 달기 단추가 나타납니다. 클릭하면 코멘트를 추가 할 수 있습니다.

주석은 추적 된 다른 모든 변경 사항과 함께 오른쪽 여백에 나타납니다. 공동 작업자는 의견에 회신 할 수 있으므로 변경 내용에 대해 문서에서 바로 토론 할 수 있습니다.

의견 수락, 거부 및 해결 방법

모든 제안이 들어 오면 작업에 대한 최종 단어를 가진 사람은 문서를 읽고 변경 사항을 수락하거나 거부 할 수 있습니다.

의견의 경우 각 의견을 "해결"하는 옵션이 있습니다. 댓글을 해결하면 대화 기록이 모든 사람에게 영구적으로 삭제되므로 해당 버튼을 누르기 전에 문제가 완전히 해결되었는지 확인하십시오.

다른 사람들이 보는 것

변경 사항을 제안하고 문서에 주석을 달 때 명심해야 할 것은 다른 사람들이 동일한 파일에 액세스 할 수있는 경우에 볼 수있는 것입니다. 예를 들어, 그들이 선택하지 않은 경우, 원저자 또는 저자는 거의 실시간으로 추가 한 모든 제안과 의견에 대해 이메일 알림을받습니다. 즉, 누군가 수정 사항을 제안한 후 마음이 바뀐 경우에도 작성자는 여전히 이메일을 통해 원래 제안을 볼 수 있습니다. 혐오입니다.

특히 편집 프로세스가 어려운 경우 이러한 알림을 비활성화하는 것이 좋습니다. 편집자들의 생각을 초월하는 모든 작은 생각에 대해 자신을 괴롭히지 말고 Google 드라이브로 이동하여 톱니 바퀴 아이콘을 클릭하고 설정을 선택하십시오. 알림에서 두 상자를 모두 선택 취소하십시오.

버전 기록을 사용하는 방법

제안의 일부는 아니지만 공동 작성 및 편집에 유용한 다른 도구는 버전 기록입니다.

파일> 버전 기록에서 확인하십시오. 두 가지 옵션이 나타납니다: 현재 버전 이름 지정 및 버전 기록 참조.

현재 버전 이름을 사용하여 파일을 편집하기 위해 다른 사람에게 열기 전에 파일 사본을 저장할 수 있습니다. 이렇게하면 공동 작업자가 제안 제안을 잊어 버린 것처럼 문제가 발생하면 이전 초안으로 빠르고 쉽게 되돌릴 수 있습니다.

다른 옵션 인 버전 기록 참조는 날짜 및 시간으로 레이블이 지정된 이전에 저장된 파일 버전을 보여줍니다. 도움이되는 경우 이름을보다 설명적인 이름으로 변경할 수 있습니다. 파일의 과거 버전을 보면 변경 내용이 다른 색으로 강조 표시됩니다. 변경 사항을 수락하거나 거부했을 때 시계를 되돌릴 수있는 유용한 도구입니다.

문서를 비교하는 방법

마지막으로 언급 할 가치가있는 도구는 문서 비교라는 새로운 도구입니다. 도구 메뉴 아래에 있습니다 (도구> 문서 비교). 이 도구를 사용하면 두 문서를 비교하여 서로 다른 내용을 확인할 수 있습니다. 본인이나 다른 사람이 문서에 의도적으로 또는 다른 방식으로 추가 한 변경 사항을 찾는 데 편리합니다. 이보기는 파일에 대한 주석도 표시 할 수 있습니다.

그룹 편집에 익숙하지 않은 사람들과 공동 작업하는 경우 언제든지 작업 초안을 저장하고 편집 된 버전과 비교하여 실수로 변경 사항이 발생하지 않도록 할 수 있습니다.

더 많은 Google 문서 도구 팁

Google 문서 도구를 자주 사용하는지 알아야 할 몇 가지 팁이 있습니다. 우선, Google 문서 도구를 오프라인으로 저장하는 방법을 알고 있어야합니다. 이렇게하면 인터넷 중단 및 기타 예기치 않은 이벤트가 작업을 방해하지 않습니다. 또한 유용한 팁인 드라이브에 저장된 Google 문서를 암호화 할 수도 있습니다. 최고의 Google 문서 도구 도움말 목록도 살펴보세요.