조약돌 시스템 계약 통찰력 검토 및 평가

CobbleStone Systems Contract Insight (매월 사용자 당 $ 59로 시작)는 계약 프로세스를 용이하게하기 위해 다양한 기능을 제공하는 고도로 사용자 정의 가능한 계약 관리 시스템입니다. 20 년 전부터 회사는 정부에서 소그룹, 대규모 조직에 이르기까지 다양한 고객에게 서비스를 제공합니다. 중요한 점은 Contract Insight는 웹 사이트에서 직접 무료로 액세스 할 수있는 평가판을 제공하는 계약 관리 시스템 중 하나라는 것입니다. 그러나 많은 Contract Insight를 구성 할 수 있지만 PCMag Editors 'Choice 수상자 중 하나 인 Agiloft는 훨씬 더 많은 사용자 정의 옵션을 제공합니다. 또한 무료 서비스 수준을 제공하므로 시간 초과없이 마음의 내용으로 평가할 수 있습니다.

가격 및 계획

서로 다른 수준의 서비스를 제공하는 세 가지 에디션 (Enterprise, Express 및 Work Group)이 있습니다. Cobblestone은 웹 사이트에서 다양한 버전의 비교 차트를 제공하지만 Enterprise 버전에는 추가 워크 플로 기능, 전체 텍스트 인덱싱, 대량 가져 오기, 온라인 보고서 디자이너 및 공급 업체-고객 계약 등급 시스템이 기본적으로 제공됩니다. 모든 에디션에는 계약 및 데이터를위한 무제한 스토리지가 제공됩니다.

Cobblestone의 솔루션은 고객과 함께 현장에 배포하거나 회사가 SaaS (Software-as-a-Service) 모델로 호스팅 할 수 있으며 가격은 옵션에 따라 다릅니다. 웹 기반 옵션은 더 낮은 반복 요금으로 가격이 책정되며 현장에서는 더 높고 일회성입니다. Work Group 에디션은 SaaS로 사용할 수 없으며 Express 에디션은 온-프레미스에서 사용할 수 없습니다. Express 에디션은 사용자 당 월 $ 59부터 시작합니다. Enterprise 버전은 5 명의 사용자에 대해 연간 $ 5, 000에서 시작합니다. Blueridge Software Contract Assistant 및 Great Minds Software Contract Advantage를 포함하여이 라운드의 다른 여러 제품과 마찬가지로 Contract Insight는 Enterprise Edition을 실행하려면 Microsoft SQL Server 2005 이상의 인스턴스가 필요합니다.

간단한 인터페이스

이 인터페이스는 단순한 디자인으로 바와 버튼을 나타내는 다양한 파랑 음영의 흰색 배경입니다. 드롭 다운 메뉴 옆에 텍스트가 "귀엽게 보이는"아이콘이 있습니다. 메뉴 옵션은 계약, 직원, 회사, 보고서 및 검색, 관리 및 설정을 포함하여 계약 관리자에게 필요한 모든 주요 작업 범주에 적용됩니다.

사용자가 처음 로그온하면 기본보기는 사용자에게 할당 된 계약 일정입니다. 이는 "대시 보드"및 "도크"를 포함하거나 대체하도록 구성 할 수 있으며, 이는 본질적으로 자동 업데이트되는 개인화 된 보고서입니다. 예를 들어, 사용자는 할당 된 모든 활성 계약을 표시하거나 다음 30, 60 또는 90 일에 만료되는 모든 계약을 표시하는 도크를 구성 할 수 있습니다. 이 기능은 사용자에게 로그온시 가장 적합한 정보를 제공합니다.

Editors 's Choice Agiloft와 마찬가지로 시스템에서 가장 눈에 띄는 기능 중 하나는 사용자 정의 깊이입니다. Contract Insight는 관리자가 계약 데이터 필드를 생성 및 변경하고 승인 프로세스를 자동화 및 지시하며 계약 유형, 특정 계약 또는 특정 필드를 포함하여 세부적인 수준으로 사용자 액세스를 제한 할 수있는 계약 관리 시스템의 상위 계층에 있습니다..

시작하기

Contract Insight는 신규 사용자에게 시스템 설정 및 일반적인 작업 수행을 안내하는 교육용 비디오와 함께 제공됩니다. 비디오는 사용자에게 이러한 기능을 수행하는 방법을 정확하게 보여주고 원하는대로 계약 통찰력을 설정합니다. 그러나 비디오를 매우 쉽게 요약 할 수 있지만 시스템의 도움말 위키는 탐색하기가 다소 어려웠습니다. 이 제품의 단순한 기능은 위키의 스마트 한 검색조차도 약간의 골치 거리로 만듭니다. 그러나 일단 발견되면 도움말 문서가 그림과 함께 명확하게 제시됩니다.

시스템에 새 계약을 쉽게 추가 할 수 있습니다. "계약 추가"를 클릭하십시오. 그러나 Contract Insight는 여기에 계약 프로파일 레이어를 추가합니다. 시스템이 문서를 처리하고 수명주기를 관리해야한다는 데이터베이스 및 워크 플로우 정보입니다. 계약서 파일 업로드와 함께 계약서 프로파일을 작성하거나 공급 업체 또는 클라이언트 정보를 기반으로 작성할 수 있습니다. 실제 입력 프로세스에는 해당 양식을 채우는 것이 포함되며, SaaS 모델에서 소프트웨어를 사용하는 경우 시스템 관리자 나 Cobblestone이 거의 무제한으로 사용자 정의 할 수 있습니다. 계약 유형에 따라 필드를 추가 또는 제거하고, 사용자 ID 또는 사용자 클래스에 따라 제한하며, 정수, 날짜, 통화 또는 드롭 다운 목록의 항목과 같은 특정 유형의 정보 만 허용하도록 구성 할 수 있습니다.

모든 데이터를 입력 한 후 사용자는 계약서의 문서 프로파일을 추가로 사용자 정의 할 수 있습니다. 계약 프로필의 오른쪽에는 작업 및 전자 메일, 직원 할당, 인쇄, 새로 고침, 계약 연결, 내역보기 및 전자 메일을 포함한 다양한 옵션을 제공하는 목록이 있습니다. 또한 사용자는 계약 프로필에 무제한의 파일을 첨부 할 수 있습니다.

주 메뉴 표시 줄을 사용하면 직원 및 회사 프로필을 쉽고 빠르게 추가 할 수 있습니다. 직원이나 회사를 시스템에 추가하는 간단한 양식을 작성하면 사용자가 검색 및보고의 부정확성을 막을 수 있습니다. 예를 들어 기존 회사 프로필이없는 경우 한 명의 사용자가 "XYZ Corp."로 쓸 수 있습니다. 다른 하나는 "XYZ Corporation"으로 작성할 수 있으며, 이로 인해 계약이 검색 결과 및 보고서에서 생략 될 수 있습니다.

검색은 또한 매우 사용자 정의 가능한 업무입니다. 모든 필드에서 검색을 수행 한 후 관련 범주의 모든 범주를 기준으로 검색 범위를 좁힐 수 있습니다. 데이터 열은 사용자가 원하는대로 쉽게 변경하고 구성 할 수 있습니다. 검색이 올바르게 구성되면 보고서를 인쇄하거나 Word, Excel 또는 PDF로 내보낼 수 있습니다. 사용자 정의 가능한 기능 외에도 시스템에는 여러 사전 설정 검색 및 보고서가 제공되며 사용자는 나중에 사용할 수 있도록 자체 임시 검색을 작성할 수 있습니다.

기본을 넘어

유용한 기능은 요청이며, 이는 대기업에 더 유용 할 것입니다. 예상 한대로 요청 기능을 통해 사용자는 해당 담당자에게 새 계약을 요청할 수 있습니다. 사용자는 "새 요청 추가"를 클릭하고 관련 정보를 추가합니다. 관리자는 제공된 정보를 기반으로 요청 알림을받을 사람을 설정할 수 있습니다.

고급 사용자를 위해 Contract Insight에는 템플릿 기반 계약을 자주 사용하는 사용자에게 유용한 기능이 있습니다. 관리자는 패키지 기능을 사용하여 계약 또는 회사 프로필에서 메타 데이터를 가져 오는 템플릿을 설정할 수 있습니다. 관리자는 계약 작성을 지원하기 위해 절 라이브러리를 설정할 수도 있습니다.

Cobblestone을 사용하면 다양한 애드온 모듈을 통해 Contract Insight를 추가로 사용자 정의 할 수 있습니다. 가장 유용한 추가 기능 중 하나는 문서 공동 작업 및 전자 서명 모듈입니다. 이는 기본적으로 Cobblestone System의 온라인 서명 시스템 버전입니다. 이 모듈을 사용하면 조직 구성원과 상대방 모두 계약을 온라인으로 완전히 실행할 수 있습니다. 서명자의 신원을 인증합니다. 조직에서 DocuSign을 사용하려는 경우 Cobblestone은 해당 프로그램을 계약 수명주기에 통합 할 수도 있습니다.

다양한 다른 환경에서 사용할 수있는 다른 모듈이 있으며 일반적으로 특정 산업 또는 작업 유형에 중점을 둡니다. 예를 들어, 사용 가능한 모듈 중 하나는 웹에서 특정 계약을 공개 할 수있는 공개 액세스 포털입니다. 이 기능은 주로 정보 법의 자유에 종속되는 공공 단체에 사용됩니다. 구매 주문 관리, 공급 업체-고객 관계 및 Salesforce 커넥터를위한 모듈도 있습니다. 이 애드온은 사용자의 요구에 따라 더 큰 사용자 정의를 허용합니다.

Contract Insight는 매우 사용자 정의 가능한 솔루션이지만 일부에게는 혼란스럽고 어려울 것입니다. Agiloft와 같은 유사한 시스템은 신중하게 구현 된 마법사 접근 방식을 통해 이러한 사용자 지정 복잡성 문제 중 일부를 완화했습니다. 그러나 Contract Insight는 제품을 고객의 요구에 맞게 조정하는 데 도움이되는 많은 모듈과 추가 기능을 제공하므로 다방면의 워크 플로우와 복잡한 계약 작성 요구 사항이있는 회사를 살펴볼 가치가 있습니다.