Rubex by efilecabinet 검토 및 평가

eFileCabinet의 Rubex (한 달에 사용자 당 $ 15로 시작)는 SaaS (Software-as-a-Service) 문서 관리 (DM), 클라우드 스토리지 및 파일 공유 솔루션으로, 기업이 문서를 작성하지 않고 효과적으로 파일을 구성하고 서류. 클라우드 기반 솔루션이 필요한 중소 기업 (SMB)에 이상적인 Rubex by eFileCabinet을 사용하면 조직 내부 및 외부에서 문서를 안전하게 공유하고 문서 보관 및 규정 준수를 쉽게 설정할 수 있습니다. eFileCabinet의 Rubex는 또한 변경 내용, 수행 한 사람 및시기를 포함하여 문서 수명 기록을 자동으로 유지합니다. 향후 감사 추적에 필요한 모든 정보를 사전에 저장합니다.

eFileCabinet의 Rubex는 포괄적 인 검색 기능, 자동화 된 워크 플로우, 템플릿 작성 및 버전 제어 기능을 갖춘 파일 공유 기능을 자랑합니다. DM 솔루션 편집자 인 Microsoft SharePoint Online과 잘 일치하는 효율성 향상을 목표로하는 효율성 향상을 목표로합니다. 또한 DM 소프트웨어 검토 라운드에서 두 번째 편집자 선택 항목 인 Ascensio System OnlyOffice의 광범위한 협업 옵션을 찾을 수 있습니다.

문서 관리 및 보안 스토리지

eFileCabinet의 Rubex는 회사의 eFileCabinet Online 및 SecureDrawer 서비스의 기능을 하나의 최신 웹 기반 솔루션에 제공하는 통합 DM 및 파일 공유 웹 포털입니다. 중소기업이 종이를 쓰지 않고 효율성을 높이도록 돕기 위해 Rubex by eFileCabinet은 스마트 문서 구성, 저장 및 공유 기능을 제공합니다. 또한 파일 권한 및 데이터 보존 정책 관리에 대한 세부적인 제어 기능을 추가합니다.

협업을 중심으로 설계된 eFileCabinet의 Rubex는 eFileCabinet Online의 최신 버전으로, 파일을 안전하게 공유 할 수있는 완벽한 DM 기능을 갖추고 있습니다. 문서 저장 및 공유의 보안을 강화하기 위해 eFileCabinet의 Rubex는 256 비트 암호화를 사용하고 Amazon Web Services (AWS)를 사용합니다.

eFileCabinet의 Rubex는 매우 새롭습니다. eFileCabinet 웹 사이트는 여전히 구독 가능하지만 오래되었지만 더 잘 알려진 eFileCabinet 및 SecureDrawer 서비스를 강조 표시합니다. 미래는 eFileCabinet의 Rubex입니다.이 두 응용 프로그램은 새로운 UI (User Interface)에서 제공하는 모든 기능을 표면적으로 제공합니다. eFileCabinet Online Android 및 iOS 앱은 eFileCabinet의 Rubex 인 경우에도 eFileCabinet Online을 유사하게 참조합니다.

가격 및 기능

월별 사용자 당 15 달러부터 eFileCabinet의 Rubex는 25GB의 스토리지로 안전한 파일 공유 기능을 제공하지만 DM 기능은 없습니다. 스텝 업 가입은 1TB의 스토리지를 포함하여 사용자 당 월 $ 30의 Advantage 계층입니다. 이는 대부분의 SMB에게 호소력이있는보다 강력한 제품이지만 최소 3 명의 사용자 만 액세스 할 수 있습니다. 이점 구독에는 eFileCabinet DM 시스템, 보안 파일 공유, SideKick 앱, 보존 (거버넌스), 2 단계 인증 (2FA), 개별 보안 설정, 규정 준수 도구 및 전자 서명 통합이 포함됩니다. 또한 Microsoft Office 통합, API (응용 프로그래밍 인터페이스) 통합 액세스, 감사 추적, 지원 및 서비스 및 모바일 액세스가 포함됩니다. 이 계층의 기능 세트는 클라우드 DM 요구를 해결하는 대부분의 중소기업에 이상적입니다. 가격은이 범위의 제품에 대한 평균 정도이지만 최소 3 명의 사용자가이 제품에 액세스해야한다는 요구는 다음 단계로 사용자를 강제하는 전략처럼 느껴집니다.

그 다음 단계는 Business 가입이며, 한 달에 사용자 당 월 55 달러이며 5TB의 스토리지가 포함됩니다. 비즈니스 계층에는 Advantage 계층의 모든 기능이 있으며 비즈니스 프로세스 자동화, 영역 광학 문자 인식 (OCR) 캡처, 워크 플로 자동화, 워크 플로 디자이너 및 자동화 라이브러리가 포함됩니다. 이 계층에는 온 보딩 도구, 승인, 시간대 프로세스, 우선 순위 프로세스 자동 에스컬레이션, 데이터 특정 파일 라우팅 및 자동 파일 이름 지정 및 저장이 포함됩니다. 엔터프라이즈 옵션도 제공되지만 가격은 특정 사용자 지정 및 스토리지 요구 사항에 따라 다릅니다. eFileCabinet의 Rubex에 대한 모든 요금제는 매년 청구됩니다.

조직 중심의 기능

eFileCabinet의 Rubex는 문서의 디지털화, 관리 및 공유에있어 조직 및 효율성에 중점을두고 있습니다. 웹 사이트의 주요 기능 및 제어 기능은 화면의 왼쪽에서 시작하여 오른쪽으로 이동할수록 세분화됩니다. 온라인 솔루션은 매력적이고 직관적 인 사용자 경험 (UX)을 제공합니다. 진한 파란색으로 표시되는 상단 막대에는 홈, 관리자, 검색, 파일 요청, 체크 아웃 및 내 설정 하위 메뉴에 액세스 할 수있는 3 줄짜리 햄버거 메뉴가 있습니다. 이 메뉴는 화면 공간을 최대화하기 위해 쉽게 숨길 수 있습니다.

관리자 섹션에서 사용자, 손님 및 그룹을 추가 할 수 있습니다. 여기에서 사용자 및 게스트의 라이센스를 관리하고 사용자 세션을 볼 수 있습니다. 관리 섹션에는 템플릿을 추가 할 수있는 곳과 관리 및 보안 정책을 결정할 수있는 곳이 있습니다. 보안 정책 옵션은 최적의 보안을 위해 사용할 수있는 다양한 복잡한 암호 요구 사항, 암호 변경 빈도 및 2 단계 인증 (2FA) 선택으로 포괄적입니다.

파란색 막대에는 새로 만들기, 공유, 편집 및 템플릿 적용을위한 바로 가기 메뉴가 있습니다. 주황색 "도움이 필요 하신가요?" 버튼은 자주 묻는 질문 (FAQ)을 불러오고 큰 검색 창이 오른쪽에 두드러지게 나타납니다. 신규 사용자를위한 빠른 시작 안내서에 대한 링크도 있으며 작업 아이콘에는 최근 업로드 및 알림을 나열하는 활동 센터 섹션이 표시됩니다.

Rubex 로고에는 3 개의 주요 아이콘이 있습니다. 첫 번째는 집용 집 아이콘으로, 사업을 지정하는 건물 아이콘이있는 내 계정을 불러옵니다. 사용자는 여러 캐비닛을 만들어 파일을 저장할 수 있습니다. 파일 캐비닛 내에 중첩 된 서랍을 만들 수도 있습니다. 직관적이고 논리적 인 파일 구조를 작성하는 것은 간단합니다.

두 번째 주요 아이콘은 내 공유입니다. 상호 연결된 점들로 구성되어 있으며 모든 공유 문서 및 액세스 여부에 대한 상태와 사용 가능한 시간을 나열합니다. 세 번째 아이콘 인 서류 가방은 내 포트폴리오 용으로 특정 프로젝트 또는 클라이언트에 첨부 된 모든 문서를 저장할 수 있습니다.

내 계정 섹션에는 맨 오른쪽에 세부 정보, 주석 (사용자가 가상 ​​Post-It 메모를 남길 수있는 위치), 프로필 및 권한 (읽기, 쓰기 및 삭제 권한을 전환하기위한)을 포함한 팝업 아이콘이 있습니다. 사용자 및 그룹). 파일의 편집 (또는 삭제), 자동화 및 감사 로그로부터 파일을 보호하기위한 거버넌스 팝업 창이 있습니다. 더 많은 직원이 중요한 문서에 액세스함에 따라 관리 기능이 중요한 기능이되었습니다. 올바른 거버넌스 설정을 통해 관리자는 삭제 된 파일과 누가 파일을 볼 수 있으며 시스템에서 파일을 완전히 파쇄하기 전에 관리자의 승인이 필요합니다.

명확하고 계층화 된 내비게이션과 아이콘 기반 컨트롤이 혼합되어있어 모든 기술 수준의 사용자가 eFileCabinet을 통해 Rubex에 쉽게 익숙해 질 수 있습니다. 그러나 구식 eFileCabinet Online UI에서 온 사용자에게는 언뜻보기에 더 많은 도구와 옵션이 제공되는 학습 곡선이 있습니다. eFileCabinet Online의 UI와 비교하여 eFileCabinet의 Rubex는 시각적으로 미니멀하지만 기능적으로 더 역동적입니다. eFileCabinet Online은 리본 UI가 포함 된 기본 Microsoft Office 스타일 앱처럼 보이고 느껴지지만 eFileCabinet의 Rubex는 일부 메뉴 항목에 도달하기 위해 몇 번 더 클릭해야하는 모바일 앱처럼 보입니다. 일부 사용자는 깔끔한 외관에 만족할 수 있지만 항상 더 많은 메뉴 옵션을 사용할 수 있다는 이점이 있습니다.

eFileCabinet iOS 및 Android 모바일 앱 컴패니언은 사용자가 모바일 장치에서 바로 사진과 문서를 업로드 할 수있는 편의성을 제공합니다. 그러나 다양한 사용자가 로그인 또는 파일 업로드 문제를보고했습니다. 테스트하는 동안 Android 앱을 사용하고 파일을 업로드하는 데 문제가 발생했습니다.

검색 기능을 DM에 적용

캐비닛, 서랍 및 폴더에 아이콘을 사용하면 실제 사무실 서류 정리 및 구성 규칙이 디지털 공간에 적용됩니다. 이를 통해 DM 작업에 익숙해지며 파일에 대해 깔끔하고 체계적으로 중첩 된 구조를 만들 수 있습니다. eFileCabinet의 Rubex의 가장 큰 특징 중 하나는 광학 문자 인식 (OCR) 엔진으로 스캔 한 문서와 PDF 파일을 가져 와서 컨텐츠를 검색 할 수 있습니다. eFileCabinet의 Rubex에서 문서를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭 할 때 "OCR (Make it Searcheable)"설정을 선택하여 해당 문서의 내용을 검색 기반에 추가 할 수 있습니다. 월별 사용자 당 55 달러의 비즈니스 가입에 포함 된 Zonal OCR을 사용하면 스캔 한 문서에서 가장 중요한 데이터 필드 만 추출하고 추출 된 값을 구조화 된 데이터베이스에 저장합니다.

메타 데이터, 태그 및 프로필 이름을 추가하여 문서를 정리하고 검색하는 데 도움을주는 기능도 있습니다. 검색은 파일 및 문서의 양이 증가함에 따라 많은 시간을 절약합니다. 사용자는 메타 데이터, 태그 및 프로필 이름을 설정하여 회사에서 필요로하는 것에 따라 가장 많이 검색되는 항목을 조정할 수 있습니다. 검색 기능은 빠르고 정확하게 작동하며 스캔 한 PDF 문서에있는 키워드를 찾는 데 도움이됩니다.

eFileCabinet으로 Rubex에서 직접 문서 및 파일을 편집하는 것은 불가능하지만, 사용자가 문서를 체크 아웃하고 문서의 기본 형식을 변경할 수있는 체크인 / 체크 아웃 프로세스가 있습니다. 사용자가 변경 내용으로 문서를 다시 체크인하면 Rubex by eFileCabinet은보다 정확한 버전 제어 및 감사를 위해 새 버전의 문서를 작성합니다. eFileCabinet의 Rubex를 사용하면 프로그램에있는 동안 문서에 주석을 달고 편집하고 전자 서명 할 수 있지만 실제로는 외부에서 변경해야합니다.

문서에 전자 서명을 추가 할 수 있지만 웹 사이트는 Citrix RightSignature의 검증을 위해 오프 사이트로 사용자를 반송합니다. DocuSign과의 통합도 가능합니다. 공유 기능은 오른쪽 클릭 메뉴에 통합되어 있습니다. 서랍이나 캐비닛에있는 파일 위로 마우스를 가져 가면 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하여 더 많은 옵션을 표시 할 수 있습니다. 공유 옵션을 클릭하면 공유 파일을 강조 표시하는 창이 열리고 수신자의 전자 메일 주소와 메시지를 입력 할 수 있습니다. 공유 파일은 기본적으로 읽기 전용이지만 고급 탭을 클릭하면 읽기, 쓰기 및 삭제 권한을 포함한 다양한 옵션이 표시됩니다. 사용하기 쉬운 캘린더 UI를 통해 알림을 업로드, 다운로드 및 삭제하고 만료 날짜를 지정할 수 있습니다.

중소기업을위한 종합 솔루션

eFileCabinet의 Rubex는 eFileCabinet Online의 다양성과 SecureDrawer의 안전한 저장 및 공유 기능을 성공적으로 통합하고 강력한 OCR 및 포괄적 인 검색 기능을 추가합니다. 문서 구성, 간편한 감사 및 관리 제어에 중점을 둔 eFileCabinet의 Rubex는 중소기업이 효율적인 종이없는 사무실로 현대화 및 발전하려는 목표를 달성 할 수 있도록 지원하는 상당히 포괄적 인 DM 솔루션입니다. 그러나 광범위한 협업 옵션이 필요한 경우 먼저 편집자 선택 Ascensio System OnlyOffice 및 Microsoft SharePoint Online을 확인하십시오.