당신이 알아야 할 VoIP에 관한 10 가지

VoIP (Voice-over-IP) 전화 서비스, 특히 클라우드를 통해 제공되는 서비스는 요즘 특히 중소기업 (SMB)의 표준이되었습니다. 선택의 폭이 넓고, 잠재적 인 절약 효과가 크며, 많은 기업의 경우 VoIP를 사용하여 다른 방식으로는 할 수없는 일, 특히 다른 통화가 많은 백엔드 시스템과의 통합과 관련하여 VoIP로 할 수있는 것으로 나타났습니다. 예를 들어 헬프 데스크. 그러나 VoIP도 복잡합니다. 따라서 까다로울 수 있으며 생각만큼 많이 절약하지 못할 수 있습니다. 모든 것을 말하고 수행 한 후에는 일반 전화 서비스 (POTS) 이상의 비용이들 수 있습니다.

비즈니스 등급 VoIP 제공 업체 및 전화 서비스의 곧 출시 될 PCMag 검토를 위해 일련의 테스트를 완료 한 결과, 새로운 전화 시스템을 구현 한 적이없는 사람들에게 10 가지 잠재적 인 함정이 있음을 발견했습니다. 이러한 함정 중 일부는 분명해야하지만 모든 사람에게 해당되는 것은 아니며 전혀 명확하지 않을 수도 있습니다. 그러나 그들은 모두 중요하며, 그들을 조심하면 심각한 두통을 덜 수 있습니다.

다른 작업을하기 전에 VoIP 전화 시스템으로 전환하는 이유를 정확하게 결정하십시오. 좋은 생각 일 수있는 많은 이유가 있지만, 그 이유와 그 이유가 비즈니스에 어떤 영향을 줄지 알지 못한다면 실제 구매 나 마이그레이션을 할 준비가되지 않았습니다. 돈을 절약 할 수 있다는 모호한 생각은 그 이유 중 하나가 아닙니다 . 적절한 이유의 예로는 콜 센터 구축, 여러 사무실 위치 간의 협업 수단 제공, 마케팅 또는 고객 서비스에 사용하기위한 CRM (고객 관계 관리) 플랫폼의 통화 데이터 유지, 새로운 위치 준비 또는 예상되는 성장.

VoIP로 전환 할 때 중요한 단계를 담당 할 담당자를 결정하십시오. 이러한 단계에는 초기 요구 분석 및 설계, 조달 프로세스, 구현 및 마지막으로 시스템의 지속적인 운영이 포함됩니다. 일반적으로 이것은 같은 사람이 될 수 없습니다 . IT 직원은 구현 및 운영에 가장 적합한 선택이지만 일반적으로 고객이 사용하는 IVR 시스템을 설계하거나 마케팅 부서에 가장 적합한 통화 데이터를 결정하는 직원은 아닙니다. 따라서 모든 이해 관계자가 될 사람을 지정해야합니다. 예, 사내 전문 지식이없는 경우 일부는 공급 업체 또는 컨설턴트 일 수 있습니다.

조달 및 구현 프로세스 중 회사의 이익을 대표 할 직원을 찾거나 고용해야합니다. 모든 일을하도록 제안 할 벤더가 많지만 반드시 동일한 관심사를 가질 필요는 없습니다. 일반적으로 고객은 가능한 한 많이 판매하여 빠르게 설치하고 사인온 한 다음 후속 "스코프 크리프"에 대해 추가 요금을 청구합니다. 트랙에서 일하는 사람 만이 장기적인 운영 안정성과 통화 데이터를 안전하게 유지하는 것과 같은 부수적 인 요소에 대해 걱정할 것이므로 회사는 모든 산업 데이터 안전 규정을 준수 할 수 있습니다. 아주 작은 회사의 경우 이것은 부수적 일 수 있지만 누군가는 핵심 인물이어야합니다. 이 사람은 의사 결정을 내리고 그러한 결정이 회사의 다른 부서에 어떤 영향을 미치는지 알기 위해 VoIP 기술에 대해 충분히 이해해야합니다. 이것은 이전 글 머리표에서 언급 한 사람과 다릅니다.

현재 네트워크 인프라가 VoIP를 지원할 수 있고 네트워크 트래픽 증가를 처리 할 수있는 용량이 있는지 확인하십시오. 또한 서비스 품질 (QoS) 또는 가상 LAN (VLAN) 요구 사항 지원을 포함하여 인프라가 음성 및 비디오 트래픽의 특정 요구 사항을 처리 할 수 ​​있는지 알아야합니다. 이는 현재 라우터 또는 스위치가 이러한 기능을 지원하지 않는 경우 일부 인프라 업그레이드를 의미 할 수 있습니다. 현재 공급자가 많은 전화 트래픽의 대역폭 요구 사항을 지원할 수없는 경우 ISP (인터넷 서비스 공급자)를 업그레이드해야 할 수도 있습니다. 통화량을 추정하여 대역폭을 늘리는 것은 VoIP 공급 업체가 처리 할 수있는 것이지만 외부 전문가를 고용하여 이러한 계산을 수행 할 수도 있습니다.

VoIP 비용을 과소 평가하지 마십시오. 물론, 그 월별 요금은 좋아 보이지만 더 깊게 파고 있습니다. 휴대 전화에서 실행되는 소프트 폰 만 있으면 그런 다음 모든 데이터를 분 단위로 또는 무제한 요금제로 휴대 전화를 구매해야합니다. 이러한 소프트 폰이 Windows 또는 Mac 컴퓨터에서 실행되는 경우 모든 사람이 VoIP를 지원하고 인터넷에 액세스하며 내부적으로 사운드 및 헤드셋을 처리 할 수있는 하드웨어가있는 컴퓨터가 있어야합니다. VoIP 선택이 탁상 전화기를 사용하는 경우 (또는 최소한 지원하는 경우) 각 전화기의 유선 네트워크 연결 비용에 각각 75 ~ 150 달러의 비용이 추가된다는 점을 기억하십시오. 일부 VoIP 업무 전화는 Wi-Fi를 지원하지만 Wi-Fi 전화를 모두에게 제공하는 경우 액세스 포인트를 업그레이드해야하는 전화가 있습니다. 아, 그리고 인건비를 기억하십시오: 누군가는이 모든 것을 관리해야하고 누군가는 지원을 제공해야합니다. 그리고 지속적인 유지 보수 및 라이센스가 있습니다. 모든 것이 합쳐 지므로 전체 구현을 자세히 살펴보면 새로운 비용이 발생하더라도 놀라지 않을 것입니다.



VoIP 로의 전환을위한 현실적인 시간표를 파악하십시오. 일부 공급 업체의 의견에도 불구하고 즉각적인 것은 아닙니다. 한 VoIP 시스템에서 다른 VoIP 시스템으로 변경하더라도이 작업은 하루가 아닙니다. 계획, 획득, 구현, 교육 및 전환 시간을 앉아서 두 배로 늘리십시오. 어쩌면 세 배나 될 수도 있습니다. 이것은 회사와 외부 세계와의 의사 소통 능력에 중대한 변화입니다. 서두르는 것은 어리석은 일입니다. 파일럿 롤아웃, 테스트 및 최적화를 위해 적시에 작업을 수행 한 다음 단계적으로 진행되는 최종 롤아웃을 수행하여 문제가 발생하더라도 전체 작업이 혼란에 빠지지 않도록하십시오.

기존 전화 시스템으로 수행 할 작업을 결정하십시오. 양호한 상태의 아날로그 전화가 많은 경우 VoIP 기능이 필요없는 직원을 위해 VoIP 전화 시스템과 함께 사용할 수 있습니다. 또는 일반인이 이용할 수있는 장소 나 실외 조립 장소 또는 공장 현장과 같이 어려운 환경에있는 장소에서 사용할 수도 있습니다. 그리고 백업을 위해 일부를 원할 수도 있습니다 (다음에 자세히 설명).

운영 및 비즈니스 연속성 계획의 우발 상황이 변경되어야하고 추가 된 안정성을 계획하고 투자해야한다는 사실을 인식하십시오. 기본적으로 네트워크가 다운되거나 문제가 발생할 경우 어떻게 비즈니스를 계속할 것입니까? 전화 시스템은 로컬 네트워크와 인터넷 모두의 안정성과 성능에 의존하기 때문에 비상 안전 장치와 대안으로 생각해야합니다. 기본 인터넷 서비스 제공 업체 (ISP)에 백업하고, 음성이 작업에 중요한 경우 인터넷 중단이 발생하더라도 전화 서비스를받는 방법입니다. 예, 이는 일부 아날로그 회선과 호환되는 전화기를 계속 사용할 수 있음을 의미 할 수 있습니다. 또한 페일 오버, 네트워크 이중화 및 백업 계획을 의미합니다.

보안을 잊지 마십시오. IT 네트워크를 공격 할 수있는 모든 것들은 VoIP 네트워크를 공격 할 수 있으며, 전화 무단 변경 및 전화 하이재킹뿐만 아니라 VoIP 전화 시스템을 사용하여 장거리 전화를 걸고 사내를 이용하는 나쁜 사람들도 있습니다. 악성 코드 공격의 호스트로서의 장비. VoIP 시스템이 보안 기능을 제대로 수행하지 못하는 경우 (테스트 한 전화 시스템에서 찾은 것처럼) 패킷 검사를 해제해야하는 등 상황이 악화 될 수 있습니다. 또한 판매 또는 서비스 목적으로 통화 데이터를 유지하는 경우 전송 중이거나 대기중인 VoIP 트래픽을 보호하기 위해 데이터 개인 정보 보호 규정에 자체 요구 사항이있는 경우가 있습니다. 산업이 이러한 방식으로 규제되는 경우 VoIP가 나머지 데이터 안전주의 사항에 어떻게 적용되는지 정확하게 이해해야합니다.

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   마지막으로, VoIP 전화 시스템을 선택할 때 직원과 고객의 요구를 고려하십시오. 여기에는 직원들이 실제로 필요로하는 기능과 필요하지 않은 기능을 결정하는 것이 포함됩니다. 일반적으로 이는 전화 시스템과 관련된 모든 프로세스를 작성하고 해당 프로세스를 운영하는 일선 직원과 함께 프로세스를 개선하는 방법을 알 수있는 이해 관계자를 지정하는 것을 의미합니다. 고객이 메뉴에서 길을 잃거나 이상한 키 선택을 받거나 자동 전화 교환에서 끝없는 선택을들을 수 있도록 시스템을 설계하는 것도 포함됩니다. 사내에서 수행 할 전문 지식이 부족한 경우 대부분의 VoIP 컨설턴트가 처리하도록 훈련 된 것입니다. 계획하는 동안 전체 비용 집계에 추가해야합니다.

VoIP 시스템을 선택할 때는 실제 우선 순위를 염두에 두어야합니다. 예를 들어, 제대로 작동하려면 비용이 주요 요인이되어서는 안됩니다. 대신 기능이 필요합니다. VoIP 시스템이 제대로 작동하고 필요하지 않은 기능이없는 경우 직접 비용을 절약 할 수 있으며 직원의 생산성을 높여 간접적으로 비용을 절감 할 수 있습니다.