구성하기 : 디지털 가족 문서 관리

사람들은 자신의 삶에서 종이를 제거하기 위해 필사적입니다. 디지털 아카이브에는 많은 장점이 있습니다. 효율적으로 검색 할 수 있습니다. 전자 문서를 여러 위치에 백업하여 언제 어디서나 액세스 할 수 있습니다. 또한 가족, 변호사 및 필요한 다른 사람과 디지털 문서를 공유하는 것은 복사 또는 팩스 용지보다 훨씬 쉽습니다.

그러나 집에 증서를 스캔하고 모든 월별 청구서 및 명세서를 이메일로 푸시하기 전에 모든 디지털 형식으로 이동하여 달성 할 수있는 다양한 서비스를 통해 도움을 줄 수있는 다양한 서비스로 생각하는 것이 중요합니다 그렇게하면 많은 프로세스가 자동화됩니다. 또한 이러한 솔루션이 모두 다른 결과를 제공하기 때문에 이러한 솔루션이 무엇을 수행하는지 정확히 알고 싶을 것입니다. 이러한 결과에 만족할 것인지의 여부는 원래 목표에 크게 좌우됩니다.

파일 동기화 서비스 (DIY 솔루션)

Dropbox, Box, SugarSync 또는 기타 클라우드 스토리지 솔루션을 사용하여 온라인으로 가족 문서를 쉽게 저장하고 관리 할 수 ​​있지만이 방법에는 장단점이 있습니다.

찬성 파일 동기화 서비스를 사용하면 비용이 저렴하고 (무료로 5GB를 쉽게 얻을 수 있음) 특히 파일 동기화가있는 경우 특정 종류의 문서 ( 예: 반복 청구서 나 명세서가 아닌 단일 문서)에 대해 매우 간단합니다. 계정 설정. 파일 동기화 서비스는 공동 작업 기능을 제공하므로 가족이나 변호사 등의 다른 사람이 파일에 액세스 할 수 있도록 할 수 있습니다.

단점 이 계정에 월별 청구서 및 명세서를 저장하려는 경우 자동이 아닙니다. 매달 모든 계정에 로그인하고 파일 동기화 폴더에 로컬로 PDF를 저장해야합니다. 또한이 조치를 취하라는 알림을받지 않으며 청구서를 지불하는 횟수도 줄어 듭니다. 마지막으로, 선택한 서비스의 보안을 점검하여 문서가 안전하다는 것을 확인해야합니다.

실제로 이러한 단점에 대한 해결 방법이 있으며 FileThis (현재 베타 버전)입니다. File이 온라인 계정에 연결하고 중요한 모든 문서를 연결된 저장소에 덤프합니다. 옵션에는 Box, Dropbox, Google Drive, Evernote 및 심지어 자신의 컴퓨터가 포함됩니다.

전문 서비스: 재무 중심

가정 문서를 종이없이 관리하는 데 도움이되는 여러 가지 전문 서비스가 있지만 약간 다른 목적으로 사용되는 경향이 있으므로 실제로해야 할 일을 생각하는 것이 중요합니다.

예를 들어, 마닐라 (무료)는 모든 월별 명세서를 자동으로 기록하고 청구서 지불을 상기시키기 위해 설정할 수있는 온라인 계정입니다. 또한 상용 고객 마일리지와 같은 보상 프로그램을 추적 할 수있는 깔끔한 기능이 있으며 포인트가 만료되기 전에 계정에서 조치를 취할 수 있습니다. 마닐라는 청구서를 제 시간에 지불하는 데 도움이 필요하거나 서비스 제공 업체의 모든 진술을 중앙 집중화하려는 사람에게 유용하지만 그 이상은 아닙니다.

Doxo는 마닐라와 유사하여 명세서와 청구서를 수집하지만 다른 중요한 가정용 문서를 업로드하여보다 일반적인 디지털 파일 캐비닛으로 만들 수 있습니다. Doxo는 Manilla의 자동화 기능과 다른 모든 문서를 스캔하고 업로드하는 DIY 방법을 결합한 것이 좋습니다. 불행히도, Doxo는 Manilla보다 파트너 수가 적으므로 Chase Bank, Netflix, CapitalOne 및 몇 가지 큰 이름과 같은 주요 공급 업체에 연결할 수 없습니다. Doxo는 Manilla가 제공하지 않는 흥미로운 기능 중 하나입니다. 수집 한 문서를 Dropbox 계정과 같은 다른 위치로 내 보내서 백업 할 수있는 기능입니다.

NeatDesk와 온라인 스토리지 센터 NeatCloud (월 $ 5.99)를 모두 만드는 Neat는 집에있는 종이 문서를 스캔하고 업로드하는 데 중점을 둡니다. 특히 세금 및 재정 서류를 신속하고 정확하게 식별 할 수 있으며 클라우드 기반 계정으로 분류하고 구성 할 수 있습니다. Neat는 Manilla와 Doxo가하는 방식으로 되풀이되는 문서를 가져 오는 자동화를 제공하지 않습니다.

전문 서비스: 인생 중심

TheDocSafe (월 $ 5.95)는 약간 다른 방향으로 진행됩니다. 긴급 연락처 정보와 같이 종이에없는 많은 물건을 포함하여 중앙 집중화하려는 가족 및 개인 정보의 긴 목록을 안내합니다. 초기 계정 설정시, 귀하가 가질 수있는 모든 문서를 다룰 수 있도록 본질적으로 설문지를 통해 안내합니다: 집을 소유하십니까? 결혼 했습니까? 자녀 있어요? 마지막 의지와 유언이 있습니까? 이러한 각 질문에 대해 답변을 입력하고 관련 제목, 증서, 인증서 및 법률 서류를 업로드 할 수 있습니다.

Javont Vault는 몇 가지면에서 비슷하지만 죽을 때이 모든 세부 사항을 수혜자에게 전달할 수 있도록 더 많이 설계되었습니다. 그럼에도 불구하고, 그것은 당신이 살아있는 동안 많은 중요한 가족이나 개인 서류를 안전하게 중앙 집중화하기 위해 훌륭하게 작동합니다. 소유물 목록을 작성하고 모든 온라인 계정 로그인 ID 및 비밀번호를 나열하며, 사망 후이 모든 정보로 어떤 일을하는지에 대한 자세한 메모를 사랑하는 사람에게 남겨 둘 수 있습니다. Javont Vault는 주민등록번호로 잠겨 있으므로 미국에서만 사용하도록 제한되어 있습니다.

가장 중요한 부분은? 선지자

가족 용 문서를 디지털화하고 디지털 방식으로 정리하기 전에 수행해야 할 가장 중요한 단계는 수행하려는 작업이나 해결해야 할 문제를 생각하는 것입니다. 명확한 목표 나 결과를 염두에 두지 않고 종이없이 작업을 시작하면 사용 가능한 많은 솔루션이 매우 다른 서비스를 제공하므로 노력이 낭비 될 수 있습니다.