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회사에서 비즈니스 문서 관리 소프트웨어를 고려중인 경우 번호로 안내하십시오. 물론, 또 다른 영구 소프트웨어 라이센싱 비용에 대해 우려하고있을 것입니다.이 소프트웨어 라이센스 비용은 매월, 해마다 늘어날 것이지만 안심하십시오. 이러한 툴은 궁극적으로 비용보다 더 많은 비용을 절약 할 수 있습니다. Zoho Docs와 같은 편집자 선택 도구는 종이, 파일 폴더 및 보관실에 비해 더 많은 유연성, 협업 기능 및 저장 용량을 제공합니다.
비즈니스 문서 관리가 회사의 시간, 공간 및 더 중요한 비용을 절약 할 수있는 여러 가지 방법에 대해 유능하고 비용 효율적인 비즈니스 문서 관리 도구 인 Adobe Document Cloud의 그룹 제품 마케팅 관리자 인 Lisa Croft와 이야기를 나 spoke습니다. 다음은 이러한 도구가 탁월한 투자 수익을 제공하는 가장 분명한 네 가지 방법입니다.
1. 인쇄 비용
전체 작업을 디지털 방식으로 작성하여 종이 문서를 완전히 제거 할 수 있다면 경쟁 업체보다 훨씬 적은 양의 종이를 구입할 수 있습니다. 또한 에너지 비용, 잉크 및 문서를 원격 위치로 물리적으로 보내는 것과 관련된 우표를 포함하여 인쇄 비용이 줄어 듭니다.
Adobe의 계산에 따르면 10, 000 개의 문서를 인쇄하는 기업은 디지털 문서로 전환하여 약 $ 2, 740를 절약 할 수 있습니다 (10, 000 개의 문서는 대략 GB의 1/6이며, 이에 대해서는 나중에 설명합니다). 용지 비용이 흔들리지 않으면 환경에 얼마나 도움이 될지 생각해보십시오. 만 문서에는 11, 427 갤런의 물, 961 파운드의 폐기물 및 3, 725 파운드의 목재가 필요합니다. 그것은 우리 생태계에 많은 피해를줍니다.
"절대로 인쇄하지 마십시오"라고 Croft는 말했습니다. "문서를 인쇄하면 해당 문서를 관리하는 데 드는 비용이 발생하게됩니다. 문서를 디지털로 유지하면 처음부터 비용을 절약 할 수 있습니다."
2. 스토리지 비용
PCMag의 사무실이있는 미드 타운 맨해튼의 상업용 부동산 비용은 평방 피트 당 약 $ 73입니다. 문서 보관에 100 평방 피트 만 사용한다면 한 달에 약 $ 7, 300 또는 1 년에 $ 87, 600을 소비 할뿐입니다.
그러나 종이 기반 작업을 완전히 디지털화하려는 경우 64GB Microsoft Word 문서 페이지를 1GB 미만의 디지털 클라우드 저장소에 저장할 수 있습니다. 예를 들어 Zoho Docs를 사용하면 연간 100GB의 스토리지에 대해 96 달러 만 지불 할 수 있습니다. 100 기가 바이트는 64, 800, 000 워드 페이지에 해당합니다. Zoho Docs를 사용하면 그룹 파일 공유, 온라인 및 동시 팀 편집, 문서에 누가 액세스하고 변경했는지 정확하게 알려주는 감사 로그와 같은 기능에 액세스 할 수 있습니다 (나중에 자세히 설명).
3. 적은 비용으로 더 많은 일을 더 빠르게
앞에서는 비즈니스 문서 관리 시스템을 표준 종이 문서보다 비즈니스에 더 유용하게 만드는 몇 가지 디지털 기능에 대해 언급했습니다. 이 섹션에서는 좀 더 깊이 살펴 보겠습니다. 예를 들어 Adobe Document Cloud를 사용하면 단일 파일을 여러 사용자에게 보내고 각 수신자에게 서명을 요청할 수 있습니다. 그 과정이 종이와 미국 우편 서비스에 얼마나 복잡하고 비용이 많이 드는지 생각해보십시오. 이제이 비용에 몇 배를 곱하면 일년 내내 프로세스를 반복 할 수 있습니다.
크로프트는“전자적으로 문서에 서명하면 돈을 절약 할 수있다”고 말했다. "FedEx가 필요하지 않습니다. 문서를 다시 보낼 때까지 기다릴 필요가 없습니다. 이렇게하면 문서의 시간과 추가 사본이 줄어 듭니다. 또한 문서를 변경하는 사람들의 문제도 제거 할 수 있습니다. 나가서 서명 했으니 실제로 보낸 문서입니다. " 다음 섹션에서 보안에 대해 알아 보겠습니다.
그룹 편집은 어떻습니까? Zoho Docs와 같은 도구를 사용하면 그룹간에 함께 문서를주고받지 않고도 문서를 한꺼번에 모아서 변경할 수 있습니다. 이미 Microsoft Word와 전자 메일을 사용하고 있더라도이 프로세스는 훨씬 느리고 협력이 덜합니다. 문서를 작성하여 여러 검토를 위해 명령 체인으로 보내면 수정을 위해 문서가 다시 전송됩니다. 비즈니스 문서 관리 소프트웨어를 사용하면 모든 투자 당사자가 동일한 문서 뷰어 내에서 한 번에 문서를 편집 할 수 있습니다.
"문서에 대해 공동 작업을 할 수 있다는 것은 확실히 이점입니다."라고 Croft는 말했습니다. "그것의 가치는 여행 비용을 절약하고 검토 주기도 줄인다는 것입니다. 매우 복잡한주기를 거쳐 문서를 처음부터 끝까지 가져 가고 있습니다. 그 시간을 줄일 수 있으면 언제든지 비용을 절약 할 수 있습니다." 사람들이 생각하지 않는 장기적인 측면에서 돈을 저축하는 것입니다."
4. 문서 보안의 여러 측면
회사가 너무 늦을 때까지 얼마나 많은 문서 보안이 회사를 절약 할 수 있는지를 정량화하는 것은 불가능합니다. 예를 들어, 누군가가 계약서를 실제 종이로 보내 계약서의 조건을 확인하지 않은 경우 어떻게해야합니까? 서명하기 전에 사기 문서에 변경 사항이 반영되지 않을 수 있습니다. 이제 새 계약 및 가짜 계약 조건에 대한 법적 책임이 있습니다.
또한 중요한 회사 정보가 포함 된 종이를 잃어버린 사람이 있으면 그 정보가 잘못 될 수 있습니까? 경쟁 우위를 상실하거나 고소 될 수 있습니다. 이 피해로 인해 비즈니스 비용이 얼마나 드는지 알 수는 없지만 연간 비즈니스 문서 관리 구독 가격보다 저렴합니다.
Croft는 비즈니스 "문서 관리 도구를 통해 액세스 권한이있는 사람과 문서로 무엇을 할 수 있는지 알 수 있습니다. "파일을 보냈을 때 파일을 보았을 때 파일을 보았을 때 인쇄 할 수 있는지 알 수 있습니다. 문서의 위치를 알고 있습니다. 해당 문서가 잘못된 손에 들어갈 수 있습니까? 이러한 도구는 이러한 위험을 완전히 제거합니다. "돈 절약에 대해서는 생각하지 않지만 장기적으로는 생각할 수 있습니다."
적합한 도구 찾기
Zoho Docs 및 Adobe는 시장에서 가장 우수한 도구 중 하나이지만 Google Drive, Microsoft SharePoint 및 Dropbox Business와 같은 다른 제품은 사용자의 요구에 더 적합한 고유 한 기능을 제공합니다.
예를 들어, Google 드라이브는 문서에 대한 전체 온라인 액세스를 제공하고 Microsoft Office 파일을 읽을 수 있으며 5 명 이상의 사용자에게 무제한 저장 공간을 제공합니다. SharePoint는 Word, PowerPoint 및 Excel과 같은 Microsoft Office 365 도구를 주로 사용하는 회사에 이상적인 도구입니다. Dropbox는 파일 저장, 관리 및 전송에 최고입니다. 이 회사는 최근에 IT 관리자 도구를 추가하여 누가 어떤 문서를 보는지보다 융통성을 제공합니다.
