정리하기 : 종이없이 이동해야하는 5 가지 앱

종이를 쓰지 않아도된다는 것은 특히 어려운 일이 아닙니다. 종이를 완전히 포기하려는 경우 최소한 5 가지 도구가 있어야 작동합니다.

아직도 종이를 사용하는 곳은 어디입니까? 할 일 목록을 노트북에 보관하거나 잉크에 서명해야하는 문서가있을 수 있습니다. 이 다섯 가지 도구가 있으면 인생에서 거의 모든 종이를 제거 할 수 있습니다.

1. 할 일 목록 앱
2. 스캔 앱
3. 파일 동기화 서비스
4. 전자 서명 도구
5. 문서 전달 서비스.

이 도구들 각각과 그 기능을 자세히 살펴 보겠습니다. 또한 시작하는 데 도움이되는 특정 앱에 대한 권장 사항도 제공합니다.

1. 할 일 목록 앱

나는 그들이 할 수있는 일을 종이 종이 할 일 목록을 사용하는 사람에게 내 손가락을 흔들지 않을 것입니다. 그러나 종이를 사용하지 않으려는 경우 시작하기 가장 좋은 곳 중 하나는 모든 작업과 목록을 앱으로 옮기는 것입니다.

최고의 할 일 목록 앱은 종이 목록보다 훨씬 효율적입니다. 종이를 사용하면 크로스 아웃이 발생하고 우선 순위가 변경되면 작업을 쉽게 다시 정렬 할 수 없습니다. 다른 사람에게 작업을 할당 할 수 없으며 작업을 완료하자마자 알림을받을 수 없습니다.

할 일 목록 앱을 사용하면 예정된 마감일, 다른 사람이 작업을 완료했을 때의 알림, 언제든지 목록을 다시 정렬하는 기능 및 기타 여러 가지 이점에 대한 알림을받을 수 있습니다. 할 일 목록 앱 중에서 가장 많이 선택하는 3 가지 항목은 다음과 같습니다.

• Todoist Premium
• 아사나 (위 그림 참조)
• Any.do

종이를 쓰지 않으려면 할 일 목록 앱을 찾아서 몇 주 동안 고수해야합니다.

직장, 개인 및 가정의 세 가지 범주의 목록을 작성하여 시작하십시오. 그들이 당신의 요구에 맞지 않으면 언제든지 나중에 변경할 수 있습니다. 작업 섹션에 이번 주에 완료해야하는 작업을 적어 둡니다. 개인 목록에 감사 카드를 보내거나 이발 약속을 예약하는 등 수행해야 할 개인 정보를 적어 두십시오. 식료품 쇼핑 목록을 시작하려면 가구 섹션을 사용하십시오.

시작하기에 충분합니다. 할 일 앱을 사용하면 목록 구성, 미리 알림 설정 및 다른 사람에게 작업을 할당 할 때 어떤 전략이 가장 효과적인지 알아낼 수 있습니다. 그러나 처음 몇 주 동안은 목록을 짧고 간단하게 유지하는 것이 가장 좋습니다. 할 일 목록 앱을 처음 사용하는 것은 새로운 습관을 채택하는 것과 같습니다. 너무 복잡하면 고수하지 않을 수 있습니다. 일단 습관을 잃은 후에는해야 할 일 목록 전략을 개선 할 수 있습니다.

2. 스캔 앱

스캔 응용 프로그램은 중요한 종이 문서를 디지털 파일로 변환하는 데 매우 중요합니다. 문서를 디지털화 할 때 백업 사본을 만들어 원본을 파쇄 또는 재활용하거나 안전하게 보관할 수 있습니다. 디지털화하고자하는 일부 항목은 종이 세금 신고, 신분 증명서, 공식 증명서 (예: 출생, 사망, 결혼 또는 졸업 증서), 보증 및 영수증, 레시피 및 세부 정보 및 지침과 같은 비 종이 문서까지입니다. 홈 와이파이 라우터 밑면에 인쇄되어 있습니다.

스캔 앱은 휴대 전화 카메라를 스캐너로 변환합니다. 스캐너를 사용하는 프린터를 사용하여 문서를 디지털화 할 수 있지만 모바일 스캔 앱은 말할 것도없이 훨씬 더 편리합니다. 어디서나 사진을 찍을 수 있습니다.

최고의 스캔 앱은 책의 페이지이든 명함이든 스캔하는 항목의 가장자리뿐만 아니라 어떤 종류의 항목인지 감지합니다. 가장 좋은 방법은 광학 문자 인식 (OCR) 기술을 포함하여 문서를 1 분 정도 스캔 한 후 텍스트를 복사하여 붙여 넣을 수 있습니다. 좋은 스캔 앱은 여러 페이지를 단일 파일로 컴파일 할 수 있어야합니다.

이러한 모든 요구 사항을 충족하고 Android와 iOS 모두에서 사용할 수있는 두 가지 스캔 앱은 다음과 같습니다.

• FineScanner Pro FineScanner Pro (연간 $ 9.99 또는 $ 59.99의 구독료)
• Scanbot Pro ($ 6.99).

3. 전자 서명 도구

종이를 쓰지 않으려면 인쇄하지 않고 문서에 서명 할 수 있어야합니다. 누군가가 전자적으로 보낸 종이를 인쇄하고 서명 할 이유가 거의 없습니다. 거의 예외없이 대부분의 문서에 디지털 서명을 할 수 있어야합니다. 이를 위해서는 디지털 서명을 만들어 파일에 적용 할 수있는 앱이 필요합니다.

전자 서명 도구를 포함하는 소프트웨어의 몇 가지 예는 다음과 같습니다.

• 어도비 리더,
• 어도비 아크로뱃,
• Docusign 및
• macOS 용 미리보기 (위 그림 참조).

시작하려면 먼저 서명을 만들어야합니다. 서명은 마우스, 손가락 및 터치 스크린 또는 스타일러스로 만들 때 느슨해 보이기 때문에 가장 어려운 부분입니다. 좋은 소식은이 단계를 한 번만 수행하면된다는 것입니다. 서명을 작성하고 저장 한 후 반복해서 사용할 수 있습니다. 가장 널리 사용되는 두 가지 방법에 대한 자세한 내용은 Acrobat Reader를 사용하여 PDF에 서명하는 방법과 macOS 미리보기에서 PDF에 서명하는 방법에 대한 PCMag의 이야기에 대한 자세한 내용을 볼 수 있습니다.

마우스, 손가락 또는 스타일러스로 이름을 서명하기 위해 고군분투하는 경우 펜과 종이 서명을 찍어 업로드 할 수있는 옵션이 있는지 확인하십시오.

4. 파일 동기화 서비스

파일 동기화 서비스를 사용하면 사용중인 장치에 관계없이 모든 문서를 사용할 수 있습니다. 파일 동기화 서비스가 반드시 필요한 방법의 예는 다음과 같습니다. 몇 년 전 공항에 Global Entry를 신청했습니다. 면접관이 우편 주소 증명을 요청했습니다. 운전 면허증에 나와 있지 않으며, 그에게 보여줄 편지를 가지고 오지 않았습니다. 그런 다음 필요한 주소로 나에게 우송 된 부동산 문서를 스캔하고 저장했음을 기억했습니다. 파일 동기화 서비스의 모바일 앱을 열고 면접관을 보여주기 위해 문서를 가져 왔습니다. 그는 만족했고, 나는 나의 Global Entry를 얻었다.

가장 잘 알려진 3 가지 파일 동기화 서비스는 다음과 같습니다.

• 상자,
• 보관 용 계정 및
• 구글 드라이브.

많은 파일 동기화 프로그램을 사용하면 오프라인으로 문서 사본을 장치에 저장할 수 있으며, 전화 트리의 보험 증서, ID 또는 이름 및 전화 번호와 같이 반응 급 상황에서 필요할 때 유용합니다..

최고의 파일 동기화 서비스 중 일부에는 문서 공유 도구가있어 다음에 사용할 수 있습니다.

5. 문서 공유 도구

디지털 문서를 보내는 일반적인 방법은 전자 메일에 첨부하는 것입니다. 그러나이 옵션이 수신자에게 언제 또는 언제 도착했는지 알 수 없기 때문에 항상 이상적인 것은 아닙니다. (수신 영수증을 사용할 수 있지만받는 사람이 차단하거나 거절하지 않은 경우에만 작동합니다.) 전자 메일의 또 다른 문제는 일부 파일이 너무 크거나 전자 메일 프로그램이 원본의 품질을 자동으로 다운 그레이드한다는 것입니다.

디지털 문서를 보내는 다른 방법은 다른 클라우드 기반 서비스를 통해 공유하는 것입니다. 이전 섹션에서 언급 한 것과 같은 파일 동기화 서비스는 일반적으로 원하는대로 보낼 수있는 링크를 생성하여 파일을 공유 할 수 있도록합니다. 클라우드 스토리지 서비스 (현재 많은 파일 동기화 서비스와 구분할 수없는 클라우드 스토리지 서비스)도 보통 있습니다.

일반적으로 공유하려는 파일을 동기화 또는 클라우드 저장소 앱의 폴더에 넣고 마우스 오른쪽 단추를 클릭하여 공유 할 수있는 링크를 얻습니다. 해당 링크에서 수신자는 파일을 다운로드 할 수 있습니다. 사용중인 서비스에 따라 사용자가 파일을 언제 또는 얼마나 자주 다운로드하는지 확인할 수있는 옵션이있을 수 있습니다. Dropbox를 포함한 일부 서비스를 통해 액세스 만료 날짜를 만들 수도 있습니다.

기대, 오늘 시작

종이를 사용하지 않는 것에 대한 마지막 조언 중 하나는 오늘 시작하여 뒤로 가기보다는 앞으로 나아가는 것입니다. 내가 의미하는 바는 종이 백 로그를 디지털화하는 데 매달리지 않는다는 것입니다. 대신 지금 종이없이 시작할 수있는 몇 가지 앱을 채택하고 새로운 습관으로 발전 할 수 있습니다.