차례:
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프로젝트 관리는 힘든 일입니다. 팀과 조직은 더 열심히 일하려고 노력하고 있으며 이는 종종 전담 프로젝트 관리자의 역할을 없애는 것을 의미합니다. 이 과목에서 여전히 고급 학위를 취득 할 수는 있지만 경험이 거의 없거나 전혀없는 사람들이 종종 자신의 공식 직무 위에서 프로젝트 관리자의 역할을 맡게되는 것은 드문 일이 아닙니다. 이것은 압도적 인 경험이 될 수 있지만, 시장에는 프로젝트 관리를위한 강력한 소프트웨어가 너무 많아 소규모 프로젝트에서 프로젝트 관리자가 전혀 필요하지 않을 수도 있습니다.
1. 프로젝트가 있는지 확인
프로젝트 관리를 시작하기 전에 프로젝트가 있는지 확인하십시오! 그 조언은 지나치게 간단하게 들릴지 모르지만, 전문 프로젝트 관리자로부터 여러 번 들었습니다.
프로젝트는 시작 날짜, 종료 날짜 및 결과물이있는 일련의 작업입니다. 결과물은 실제 제품 또는 작동하는 웹 사이트와 같이 작업이 끝날 때 전달되는 모든 것입니다. 집을 짓는 것은 프로젝트입니다. 웹 사이트 재 설계 (아래의 ProofHub 화면에 요약)는 프로젝트입니다. 이론적으로 프로젝트의 모든 작업을 다른 사람에게 건네주고 그 사람으로부터 무언가를 다시받을 수 있다면 그것은 프로젝트입니다.
때때로 사람들은 진행중인 작업과 프로젝트를 혼동하기 때문에 진행중인 작업의 예를 들어 명확하게 설명하겠습니다. 하나의 작은 글쓰기를 자체 작은 프로젝트로 볼 수는 있지만 매주 웹 사이트에 대한 새로운 내용을 작성하는 것은 진행중인 작업입니다. 지속적으로 코드를 수정하여 코드에 대한 유지 보수 지원을 제공하는 것은 진행중인 작업입니다. 고객 이메일 또는 전화 응답에 대한 작업이 진행 중입니다.
2. 발견 기간이있다
프로젝트를 시작하기 전에 일부 사람들은 발견이라는 것을 추천합니다. 프로젝트 관리 발견은 법적 의미에서 발견과 다릅니다. 우리의 목적을 위해, 프로젝트를 요청하는 사람들이 무엇을하고 싶은지, 왜 그런지 탐구하는 시간입니다. 회의, 일련의 회의 또는 자유로운 사고와 탐구를위한 열린 시간 일 수 있습니다.
다음은 발견하는 동안 탐색해야 할 몇 가지 질문입니다.
- 프로젝트는 무엇입니까? 그것을 구체적으로 정의 할 수 있습니까?
- 그 목적은 무엇입니까?
- 어떤 결과를 원하십니까?
- 이 프로젝트에 어떤 자원이 필요합니까?
- 최종 제품은 언제 필요하며 자원에 따라 마감 기한이 합리적입니까?
3. 범위 정의
숙련 된 프로젝트 관리자가 다음과 같이 말하는 것을들을 수 있습니다. "범위 내에 있지 않으면 프로젝트에 없습니다."
모든 프로젝트에는 명확한 범위가 필요합니다. 프로젝트 범위는 프로젝트에 수반되는 내용을 정확하게 정의합니다. 이 목록은 프로젝트와 관련된 모든 패싯, 자산, 기능, 결과물 및 기타 세부 사항의 잠긴 목록입니다. 일단 잠겨 있으면 추가 할 수 없습니다. 예를 들어, 집을 짓는 경우, 스코프는 집에 포함될 스토리 수, 평방 피트, 창문 수, 계단, 조명 스위치 등을 정의합니다.
프로젝트를 시작하기 전에 프로젝트에 명확한 범위가 필요한 이유는 프로젝트가 시작된 후 아무도 범위 외부에있는 것을 추가하려고하지 않기 때문입니다. 프로젝트가 시작된 후 프로젝트 범위에 추가하면 타임 라인, 예산 및 사용 가능한 리소스가 사라집니다. 프로젝트에 작업을 계속 추가하면 프로젝트가 중단 될 수도 있으며 진행중인 작업이 될 수도 있습니다.
범위를 정의하는 것은 발견 회의에서 발생할 수 있거나 단순히 프로젝트를 요청하는 클라이언트 또는 사람과 프로젝트의 잠재적 책임자 또는 관리자 간의 대화에서 비롯 될 수 있습니다.
4. 킥오프 회의 개최
킥오프 회의는 프로젝트를 진행할 모든 사람들에게 소개됩니다. 이 회의는 향후 작업의 분위기를 조성하고 프로젝트 팀의 모든 사람들이 자신이 무엇을하고 있는지, 왜 그런지에 대한 명확한 정보를 갖도록합니다.
시작 회의를 개최하는 것이 프로젝트를 관리 할 때 가장 먼저하는 일에 가깝지 않은지 확인하십시오! 킥오프는 모든 사람이 같은 페이지에 참여하는 데 도움이되므로 프로젝트와 범위를 명확하게 파악하여 다른 사람에게 자신있게 전달할 수 있어야합니다.
시작 회의에서 프로젝트 책임자는 최소한 다음 네 가지 사항을 정의해야합니다.
- 프로젝트 범위,
- 플레이어와 그들의 역할
- 산출물 및
- 이정표.
우리는 이미 프로젝트 범위에 대해 이야기했습니다. 플레이어와 그들의 역할을 위해 프로젝트 리더는 다른 팀과 공헌자를 서로 소개합니다. 또한 킥오프 회의는 계층, 즉 누가 누구에게보고하고 누가 작업을 시작하는지 논의하기에 이상적인 시간입니다.
결과물에 대한 토론은 계층 구조에 대한 토론과 겹치게됩니다. "누가 각 결과물을받을 수 있습니까?"라는 질문에 대답해야하기 때문입니다.
중요 시점 (위의 편집자 선택 프로젝트 관리 소프트웨어 팀워크 프로젝트에 표시)은 최종 목표를 향한 명확한 진전을 보여주는 프로젝트의 포인트입니다. 집을 지을 때 기초를 붓고 놓을 때 요점이 중요합니다. 프레임이 있으면 또 다른 이정표입니다. 시작 회의에서 아직 날짜를 고정하지 않은 프로젝트 이정표가 무엇인지 알아야합니다. 때로는 이정표가 언제 떨어질지를 정확히 파악하기 위해 프로그래밍 리드 또는 디자인 리드와 같은 다른 팀 전문가가 필요합니다. 마일스톤 마감일에 대한 대략적인 아이디어로 시작 회의에 참석하는 것이 좋지만, 각 팀의 리드가 무게를 측정하고 조정할 수있는 기회를 제공하십시오.
5. 프로젝트 마감일 계획
앞서 우리는 모든 프로젝트가 시작 날짜와 종료 날짜를 갖는 방식에 대해 이야기했습니다. 시작은 공식적인 시작일이 될 수 있습니다. 종료일은 모든 작업의 최종 마감일을 표시해야합니다. 해당 날짜 이후에는 프로젝트 작업이 수행되지 않습니다. 진정한 핸드 오프, 연필 다운 순간입니다.
이제 시작 회의가 시작되었으므로 모든 주요 플레이어 (예: 프로젝트 관리자 및 팀 리더)는 정확한 이정표 및 배달 날짜를 파악하고 시작 날짜와 종료 날짜 사이의 달력에이를 표시 할 수 있습니다.
프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하는 경우 사용을 시작합니다. 중요한 날짜를 모두 앱에 넣으십시오. 프로젝트 범위와 같이 지금까지 만든 다른 문서를 업로드 할 수도 있습니다. 이제는 모든 플레이어가 소프트웨어에 참여하도록 초대 할 때가되었습니다. 사람들이 프로젝트 관리 앱에 참여하면 과제를 받고 진행 상황을 업데이트하며 다른 방식으로 협업 할 수 있습니다. TeamGantt의 간트 차트에 매핑 된이 모든 정보의 예는 아래에서 볼 수 있습니다. Gantt 차트에 대한 자세한 내용은 Gantt 차트 시작을위한 5 가지 간단한 단계에 대한 내 기사를 읽을 수 있습니다.
6. 커뮤니케이션 기대치 설정
킥오프 회의 후와 프로젝트 과정 전체에서 커뮤니케이션 라인을 열어 두는 것이 중요합니다. 그룹에 전임 프로젝트 관리자가 있는지 여부에 관계없이 프로젝트의 주요 연락 담당자는 커뮤니케이션을 장려하고 촉진하는 사람이어야합니다. 사람들이 남아있는 질문을 할 수 있도록 프로젝트가 시작되기 전에 다른 모든 회의를 개최하는 것은 나쁘지 않습니다.
의사 소통에 대한 기대치를 조기에 설정하십시오. 팀 리더가 팀 진행 상황에 대한 주간 업데이트를 제출합니까? 프로젝트를 진행하는 동안 몇 차례의 만남 회의를 가지게됩니까? 때로는 전혀 필요하지 않습니다. 프로젝트에 무엇이 필요합니까? 종종 디자인 팀이나 프로그래밍 팀과 같은 프로젝트 내의 소규모 팀은 모든 사람이 최근에 한 일을 요약하고 잠재적 인 문제를 일으키는 반복적 인 체크인 미팅을합니다. 더 많은 사람들이 잠재적 인 문제에 대해 조기에 의견을 제시할수록 모든 사람이 문제를 저 지르거나 대처할 가능성이 높아집니다.
앞으로 나아가 다
시작을위한이 팁들로 무장 한 프로젝트의 고기를 파헤칠 수 있습니다. 프로젝트 관리 소프트웨어는 프로젝트에 관련된 모든 사람이 진행 상황을 최신 상태로 유지할 수 있도록 돕습니다. 그러나 많은 양의 인간 상호 작용이 필요하며 프로젝트와 세부 사항에 대해 최대한 명확해야합니다.
