정리 : Google 드라이브 정리를위한 7 가지 간단한 단계

물건을 보관하는 다른 장소와 마찬가지로 Google 드라이브는 지저분해질 수 있습니다. 하나 또는 두 개의 파일을 만들고, Gmail에서 몇 개의 문서를 가져오고, 공유 폴더를 수락하며, 알기 전에 전체가 재앙입니다.

파일을 폴더에 넣고 개념적 도구와 실제 도구를 사용하여 Google 드라이브에서 파일을 정리하여 필요한 것을 항상 찾을 수 있습니다. 이 도움말과 조언은 Google 드라이브에서 파일을 구성하는 방법을 보여 주며 Google Drive for Work를 사용하는 경우에도 잘 작동합니다.

1. 기본보기 설정

Google 드라이브에서 파일과 폴더를 다양한 방법으로 볼 수 있습니다. 예를 들어 모든 것을 목록 또는 격자보기로 표시 할 수있을뿐만 아니라 줄 간격을 편안하고 아늑하거나 콤팩트하게 설정할 수 있습니다. 마음에들 때까지 설정을 가지고 놀아서 Google 드라이브를보고 싶은 방식을 결정하십시오. 편안한 간격으로 목록보기를 좋아하므로 대부분의 스크린 샷에서 볼 수 있습니다.

왼쪽 레일을 내려다 보지 마십시오. 많은 사람들이 Google 드라이브를 볼 때 화면 중앙에 집중합니다. 그러나 폴더와 파일을 정리할 때는 왼쪽 레일을 확인하십시오. 폴더와 하위 폴더를 쉽게 볼 수 있으며 보려는 폴더의 내용에 대한 화면 중앙을 예약 할 수 있습니다.

2. 폴더의 골격 만들기

가장 적합한 구조와 이름을 사용하여 폴더를 만들 수 있습니다. 다른 앱에서 파일과 폴더를 어떻게 구성합니까? 필요한 문서에 대해 생각할 때 무엇이 ​​떠오 릅니까? 폴더를 설정하는 방법을 알아내는 가장 좋은 방법은이 두 가지 질문에 답하는 것입니다.

많은 사람들에게 가장 먼저 떠오르는 것은 작업 내용이므로 Project X 또는 School Work와 같은 주제 이름을 폴더로 사용합니다. 개인적으로 나는 데이트에 집착합니다. 파일을 찾아야 할 때, 글로 쓰거나 그림으로 만들 때 항상 파일을 만들 때 생각합니다. 결과적으로 폴더 및 파일 명명 규칙에 날짜를 많이 사용합니다. 예를 들어 2019, 2018, 2017 등의 폴더가 있습니다. 또한 년과 월에 해당하는 숫자를 사용합니다. 예를 들어 1906은 2019 년과 여섯 번째 달 또는 6 월을 의미합니다. 일부 숫자로 시작하는 폴더를 보면 정확히 무엇을 의미하는지 알고 있으며 필요한 파일을 빨리 찾을 수 있습니다.

온라인에서 일부 사람들에게 더 많은 시각적 신호를주기 위해 폴더 이름에 그림 이모티콘을 추가하도록 권장하는 것을 보았습니다. 하지마! 그림 이모티콘이 항상 다른 형식으로 변환되는 것은 아니므로 폴더에 대한 공유 링크를 만들거나 내보내려고하면 이미지가 손상 될 수 있습니다.

3. 하위 폴더 생성

하위 폴더는 조직의 횡재입니다. 그들을 만들어 사용하십시오! 파일을보다 작고 구체적인 그룹으로 분류하고 분류하는 데 도움이됩니다.

폴더를 만들었지 만 어떤 하위 폴더를 만들어야할지 모르는 경우 아직 폴더가 필요하지 않을 수 있습니다. 작업이 완료되거나 폴더를 사용하지 않을 때 폴더를 끌어다 놓을 수 있도록 DONE 또는 OLD라는 폴더를 만들 수도 있습니다.

4. 색상 사용

색상은 훌륭한 시각적 신호이며 Google 드라이브를 사용하면 폴더에 맞춤 색상을 추가 할 수 있습니다. 사이드 바 또는 기본 창에서 폴더를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 색상 변경을 선택하십시오. 그런 다음 원하는 색상을 선택하십시오.

내가 사용하는 트릭은 활성 폴더를 녹색으로 만드는 것입니다. 때로는 잠시 동안 유휴 상태로있는 폴더 또는 하위 폴더가 있지만 그 중 하나 또는 두 개의 폴더가 여전히 사용 중입니다. 활성 폴더를 녹색으로 강조 표시하고 다른 폴더는 회색으로 둡니다. 이런 식으로 작업에 바로 들어가려면 진행중인 작업이 들어있는 폴더로 안내하는 녹색 불빛이 있습니다.

5. 자주 사용하는 파일 및 폴더에 별표 추가

Google 드라이브를 사용하면 파일 및 폴더에 별표를 추가 할 수 있습니다. 색상을 추가하는 것과 같은 방법으로 파일이나 폴더를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 별표에 추가를 선택하십시오.

자주 사용하는 파일에 별표를 추가하는 것이 좋습니다. 이렇게하면 왼쪽 레일에서 별표 머리글을 클릭하여 드라이브의 어디에 있든지 정기적으로 액세스하는 모든 자료 목록을 가져올 수 있습니다.

6. 중요한 '나와 공유'파일 이동

왼쪽 레일에서 Shared With Me라는 헤더를 살펴보십시오. 클릭하면 파일과 폴더가 엉망이 될 수 있습니다. 그들에 대해 너무 걱정하지 마십시오. 해당 배치에서 중요한 것이 있으면 다음과 같이 할 수있는 유용한 세 가지가 있습니다.

별표를 추가하십시오. 나와 공유 된 파일에 별표를 추가하면 자신의 파일 중 하나에 별표를 추가하는 것과 같은 작업을 수행합니다. 별표 표시된 컨텐츠 목록에 표시됩니다.

드라이브에 저장 / 폴더로 이동 다른 옵션은 파일을 Google 드라이브에 추가하고 폴더에 넣는 것입니다. 파일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 이동을 선택할 수 있습니다. 그런 다음 나타나는 창에서이 파일을 보관할 폴더로 이동하십시오. 동일한 작업을 수행하는 또 다른 옵션은 저장하려는 항목을 선택한 다음 화면 오른쪽 상단에서 Google 드라이브 아이콘을 클릭하는 것입니다. 그런 다음 선택한 폴더로 이동할 수 있습니다. 어느 쪽이든, 선택한 새 위치에서 공유 파일에 대한 바로 가기를 효과적으로 만듭니다. 파일은 여전히 ​​모든 사람과 공유되며 여전히 원래 소유자에게 속합니다.

복사하십시오. 나와 공유 된 파일의 사본을 작성하면 새 사본이 귀하의 사본이됩니다. 그리고 그것은 단지 사본입니다. 더 이상 공유 파일에 연결되어 있지 않으며 같은 사람들이 더 이상 파일에 액세스 할 수있는 권한이 없어도됩니다.

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7. 쓰레기를 버려라

Google 드라이브에서 파일 또는 폴더를 삭제하면 휴지통으로 이동하여 휴지통을 꺼낼 때까지 그대로 유지됩니다. 쓰레기가 길어질수록 쓰레기를 완전히 파괴해야한다는 믿음이 줄어 듭니다. 그러면 쓰레기를 더 오래 버티게됩니다. 자신에게 부탁을하고 때때로 쓰레기를 비우십시오. Google 드라이브 저장 공간을 정확한 수준으로 유지하는 데 도움이되며, 체계적인 계정을 유지하려고하면 건강 관리에 도움이됩니다.