나만의 클라우드 제공 : 오늘날 알아야 할 사항

소비자가 전통적으로 작업장 용으로 예약 된 장치 및 소프트웨어에 익숙해 짐에 따라 IT 직원은 효율적이고 안전한 직원 운영을 유지하기 위해 모범 사례와 엄격한 규칙을 설정해야합니다. IT 부서가 직원들이 개인 스마트 폰과 태블릿을 사용하여 원격 작업을 수행하는 방식을 모니터링하고 관리 할 수 ​​있도록 MDM (Mobile Device Management) 소프트웨어가 존재합니다. 그러나 직원이 직장에서 SaaS (Software-as-a-Service) 제품을 사용하는 방식을 IT가 제어 할 수있는 마법 도구는 없습니다.

예를 들어 Box 및 Dropbox와 같은 클라우드 스토리지 및 파일 공유 도구와 Google Docs 및 Microsoft Word와 같은 문서 작성 도구는 사람들이 매일 직장에 가져 오는 클라우드 도구에 쉽게 액세스 할 수 있습니다. 귀사에서 이러한 이질적인 도구를 처리하는 방법은 수행하려는 작업에 따라 다릅니다. A) 회사의 철학에 맞지 않는 소프트웨어의 사용을 제한하거나 B) 직원이 자신의 선호도 및 경험에 따라 고유 한 클라우드 제품을 선택할 수 있습니다.

BYOC (Bring-Your-Own-Cloud)라는 별명을 가진 후자의 현상에는 특정 문제가 있습니다. 클라우드 마이그레이션 전문 회사 인 AvePoint의 수석 제품 마케팅 관리자 인 Shyam Oza와 함께 회사가 자체 BYOC 정책 구현을 준비하는 방법에 대해 이야기했습니다.

과제 1: 데이터 보안

OZA는“광범위한 관점에서 BYOC는 축복과 저주가 될 수있다. "Box, Dropbox 및 OneDrive는 가족과 레지스트리를 공유하고 파일 및 사진을 업로드하는 데 유용 할 수 있습니다. 그러나 대규모 조직이 걱정하는 것은 민감한 지적 재산권 및 시험판 콘텐츠와 같은 항목을 끌어서 놓기가 쉽다는 것입니다."

비즈니스에서 조달 한 소프트웨어를 통해 회사는 제한을 강화하고 사용량을 모니터링 할 수 있습니다. 조직은 MFA (Multifactor Authentication), 데이터 암호화, 복잡한 암호, 워터 마크 문서 및 원격 데이터 삭제를 요구할 수 있습니다. 그러나 IT 감독없이 사용하는 경우 이러한 도구를 사용하면 컨텐츠의 위치를 ​​제어 할 수있는 회사의 기능이 제한됩니다. 또한 방화벽을 벗어나면 컨텐츠가 어떻게되는지, 그리고 직원의 클라우드 계정에 업로드 한 후에 어떻게 보호 할 수 있는지에 대한 가시성을 잃게됩니다.

솔루션: "IT는 비즈니스 라인과 직접 통합되어야합니다." "그들은 그들이 선호하는 기술을 복음화하는 사업에 앞장서야합니다. 그런 다음 표준을 정하려고 노력합니다."

예를 들어 회사의 80 %가 Dropbox를 사용하고 회사의 20 %가 다른 스토리지 및 공유 플랫폼을 사용하는 경우 소수의 기업이 선호하는 시스템으로 전환하도록 장려하는 점심 식사를 제공해야합니다. Oza는“특정 도구 (실제로 BYOC를 연습하지 않는 경우)를 요구하지 않는 한 회사가 선호하는 도구의 가치 제안을해야합니다. "다른 사람의 입방체로 들어가서 '이 도구를 사용해야합니다'라고 말하는 것은 아닙니다. "통증이 아닌 문제 해결 관점에서 접근 할 수 있도록 고통이 무엇인지 물어 보거나 사용하기가 더 쉽다"고 설명해야합니다."

하루가 끝날 무렵 IT 부서는 직원이 액세스 할 수있는 모든 데이터에 대해 수용 가능한 위험 수준이 있음을 알고 있습니다. 노트북이 없습니다. 전화가 도난당했습니다. 그러나 가능한 많은 사람을 원하는 시스템으로 변환 할 수 있으면 BYOC 정책을 완전히 제거하지 않아도 소수를 만족시킬 수 있습니다.

과제 2: 협업

온라인 협업을 위해 여러 플랫폼을 사용하는 비즈니스 전체에 수백 또는 수천 명의 사람들이 있기 때문에 데이터 액세스가 직원의 선호 소프트웨어보다 빠르게 중요 해지는 시나리오가 있습니다. 생각해보십시오: West Coast 영업 팀에서 파일을 East Coast 마케팅 팀으로 전송하려고합니다. 두 팀이 서로 다른 파일 공유 시스템에 있기 때문에 파일에 액세스하기 전에 누군가 새 계정을 만든 다음 즉시 새 시스템을 탐색하는 방법을 배워야합니다.

두려운 고객 회의는 어떻습니까? 한 직원이 프레젠테이션을 작성하고 긴급 상황이 발생하여 참석할 수없는 경우 어떻게됩니까? 클라이언트가 자신의 시계를 응시하는 동안 파일에 액세스하고 프리젠 테이션하려고 애쓰는 프레젠테이션 형식에 익숙하지 않은 다른 사람과 대화를 나눌 수 있습니다.

솔루션: "주된 문제 중 하나는 IT가 많은 작업 흐름을 막는 것입니다."라고 Oza는 말했습니다. "IT는 사람들이 불평 할 때까지 기다릴 수 없습니다. IT 부서는 직원들이 동일한 도구를 사용하도록 유도하거나 잠재적 인 문제를 인식하도록하기 위해 비즈니스 프로세스 및 비즈니스 워크 플로우를 자세히 이해해야합니다. 건너와."

직원이 문제가 발생하기 전에주의를 기울 이도록인지하고 있다면, 운영이 절대로 피해를 입지 않도록 적절한 우발 상황을 설정할 수 있습니다. 따라서 두 명의 잠재적 인 발표자가 서로 다른 프리젠 테이션 도구를 사용하는 경우 IT는 대규모 고객 회의 전에 두 가지 발표자 모두에서 두 명의 발표자를 교육 할 수 있습니다. 무슨 일이 있어도 프레젠테이션은 문제없이 진행됩니다.

Oza는 "여기 Avepoint에서 영업 팀이 이메일을 보내거나 Dropbox에 추가하는 대신 비즈니스 용 OneDrive로 콘텐츠를 업데이트하도록 장려하고있었습니다."라고 설명했습니다. "첨부 파일이 포함 된 전자 메일을받을 때마다 'SharePoint에 업로드하거나 새끼 고양이가 가져옵니다'라는 사진으로 답장을 드리겠습니다. 몇 주 후 '우리는 공유했습니다. SharePoint를 통해. ' 문제를 해결하는 재미있는 방법이었습니다."

과제 3: 통합

과제 1 및 2에서 논의한 대부분의 문제는 IT 정책이 설정되지 않은 소규모 회사에만 해당됩니다. 그러나 여러 사무실과 지역에서 운영되는 약간 큰 회사에서는 IT가 하나의 글로벌 팀이 아닌 사일로에서 작동 할 수 있습니다. 이 경우 누군가 특정 시스템을 선호하거나 지역 사무소가 하나의 도구를 결정하지 않기 때문에 CRM (고객 관계 관리) 및 비용 관리와 같은 여러 버전의 비즈니스 소프트웨어가 사용되고 있음을 알 수 있습니다. 이것은 C 수준의 누군가가 궁극적으로 회사가 하나의 시스템을 선택하도록 강력하게함으로써 해결해야 할 큰 문제입니다.

그러나 회사가 특정 사무실과 부서에 원하는 시스템을 자유롭게 선택할 수 있도록하거나 (또는 ​​특정 직원 업무용으로 설계된 다른 종류의 소프트웨어에 연결하는 도구를 원할 경우) 데이터가 제대로 작동하는지 확인할 수 있습니다. t 사일로

솔루션: "IT는 개방적이고 연결하려는 기꺼이 기술 공급 업체에 투자하기로 결정해야합니다.… 최선화해야 할 솔루션은 가장 강력한 커넥터를 갖춘 솔루션입니다."

여기에는 개발자가 두 소프트웨어 사이에 유기적으로 존재하지 않는 커넥터를 만들 수있는 개방형 API (응용 프로그래밍 인터페이스)가있는 피킹 시스템이 포함됩니다. 직원이없는 개발자는 레거시 소프트웨어와 가장 많이 통합되는 도구를 찾아야합니다. 그 문제에 대해 직원들이 스스로 사용하기로 결정한 소프트웨어와의 통합을 찾으십시오.