정리하기 :받은 편지함이해야할 일 목록이 아닌 5 가지 이유

전자 메일 사용 방법, 가장 효율적으로 사용하는 방법 및 실제로 사용하는 방법의 차이점을 더 잘 이해하기 위해 사람들에게 사무실 전자 메일 사용 방법에 대해 묻는 것을 좋아합니다.

요청을 받으면 많은 사람들이 자신의 이메일 관리 기술을 다음과 같이 자랑스럽게 요약합니다. "내 이메일받은 편지함은 할 일 목록입니다!"

그들은 일반적으로 이것이 독창적 인 시스템이라고 생각하지만 그것은 나를 당황하게 만듭니다. 나는이 의도가 있지만 궁극적으로 끔찍한 진술을들을 때 공포에 휩싸입니다. (내가 배운 나의 신체적 반응은 대화를 계속하려는 경우 이상적이지 않다.)

이 기사의 전체 목적은 이메일받은 편지함이 할 일 목록이 아니어야한다는 것을 확신시키기위한 것입니다. 이메일을 사용하는 더 나은 방법 또는 더 나은 방법은 이메일을 생각하는 것입니다.

이 기사가 당신의 길을 바꾸도록 설득하기를 바랍니다. 다음 주 칼럼 (매주 월요일에이 Get Organized 시리즈에서 최신 정보를 확인하십시오)의 다른 측면 인 스마트 한 할 일 목록을 만드는 방법에 대해 설명하겠습니다. 이메일 관리를위한 11 가지 팁이있는 지난주 칼럼도 읽어보십시오.

이메일이란 무엇입니까?

"이메일"은 더 이상 전자 메일을 보내는 데 사용하는 소프트웨어 응용 프로그램 및 서비스를 정확하게 설명하는 이름이 아닙니다. 그들은 그것보다 훨씬 더 많은 일을합니다. 첨부 파일을 보낼 수있는 기능 (생활 변화!), 내장 주소록, 예약 및 미리 알림 기능, 공개 및 개인 캘린더 등 모든 이메일 기능과 기능을 통해 여전히 "이메일"이라고 부르는 것은 놀라운 일입니다.

조직 간 통신의 경우 전자 메일이 훌륭하게 작동합니다. 거의 모든 시간과 날짜가 기록 된 대화가 거의 즉각적이고 안전하게 전달됩니다. 이메일을 사용하면 자신의 속도에 맞춰 작업을 처리 할 수 ​​있으며 응답에 따라 우선 순위를 정할 수 있습니다.

그러나 조직 내 (조직 내에서 의미하는) 통신의 경우 전자 메일이 너무 오래되어 영안실로 향할 수도 있습니다 ("전자 메일이 죽었습니까?"참조). 이제 우리는 동일한 최종 목표를 달성하는 데 도움이되는보다 다양한 도구를 가지지 만보다 효율적이고 유용한 방법으로 사용할 수 있습니다. 인스턴트 메시징 앱, 비즈니스 소셜 네트워크 및 프로젝트 관리 포털 (Basecamp 등)이 몇 가지 예입니다. 어떤 사람들은 전화와 직접 대면하는 것이 종종 특정 작업을위한 가장 좋은 의사 소통 수단이라는 것을 잊어 버립니다.

전자 메일은 확실히 자리를 잡았지만 많은 사람들이 다른 솔루션으로 혜택을 볼 수있는 작업을 수행하는 데 사용합니다. 전자 메일은 조직 간 메시지, 특히 종이 흔적이 필요한 통신에 사용해야합니다. 캘린더 및 일정과 같은 이메일 내의 앱과 기능은 원래 의도 한대로 사용해야합니다. 전자 메일 프로그램에 할 일 목록을 유지하려면 Outlook에 해당 도구를 사용할 수 있습니다 (예: 작업이라고 함). 그러나받은 편지함은 일상적으로 수행해야하는 작업을 알려주도록 설계되지 않았습니다. 몇 가지 이유는 다음과 같습니다.

받은 편지함이해야할 일 목록이 아니어야하는 이유

1. 들어오는 품목을 통제하지 않습니다.

할 일 목록에는 사용자가 올린 항목 만 포함됩니다. 반면에받은 편지함은 마개가없는 주둥이와 같습니다. 수신 항목을 하나씩 고려하여 삭제하는 것 외에는 수신 항목을 제어 할 수 없습니다. 이는 할 일 목록을 작성하는 데 매우 비효율적 인 방법입니다. 하루 종일 메시지가 나타납니다. 실제 할 일 목록을 결정할 수있는 계층 구조와 상관없이 누구나 올 수 있습니다. 그리고 아마도 그중 일부만이 당신이해야 할 일을 반영 할 것입니다.

2. 이름이 잘못된 작업.

실제로해야 할 일 목록에있는 내용을 반영하는 작은받은 편지함 자료의 경우 다음과 같이 스스로에게 질문하십시오. 제목 줄에 필요한 내용이 정확하게 설명되어 있습니까? 많은 경우에, 다른 사람들이 제목을 구성하는데, 이는 메시지 자체를 반영하지 않을 수 있으며, 귀하와 관련된 메시지 부분은 훨씬 적습니다. 적절한 할 일 목록을 통해 자신의 언어를 사용하여 중요한 정보를 빠르게 얻을 수 있습니다. 잘 작성된 할 일 목록은 1 초 또는 2 초 안에 스캔 할 수 있고 수행해야 할 작업을 정확하게 알 수있는 것입니다. 정보를 자신에게 신속하게 전달하는 방식으로 글을 작성할 수 있습니다.

3. 너무 깁니다.

방금이 점을 언급했음을 알고 있지만 반복되는 내용은 다음과 같습니다. 잘 작성된 할 일 목록은 1 초 또는 2 초 안에 스캔 할 수 있고 수행해야 할 작업을 정확하게 아는 것입니다. 한 번에 정보를 전달할 수있는 전자 메일받은 편지함을 사용하여 PCMag에서 한 사람을 찾을 수없는 $ 50를 걸었습니다.

너 자신을 놀리지 마라. 우리는 모두받은 편지함에 메시지를 보관하여 완료하고 싶은 작업을 상기시켜줍니다. 그리고 괜찮습니다. 그러나 해당 항목은 할 일 목록에 속하지 않습니다.

4. 마감일의 우선 순위를 정하고 설정할 도구가 없습니다.

빨간색 느낌표, 깃발, 별, 색 거품 – 전자 메일 프로그램은 일반적으로 중요한 메시지를 표시하기위한 몇 가지 도구를 제공합니다. 일부 응용 프로그램에서는 오늘, 내일 또는 느슨하게 "이번 주"와 같은 "응답 날짜"를 연결할 수도 있습니다. 이 기능을 사용하여 사람들과 의사 소통 할 수 있지만 특정 작업에 대한 우선 순위 표시 또는 확정 기한은 아닙니다. 언급 한 바와 같이, 제목 줄은 무엇을해야하는지 일관되게 알려주지 않으며 플래그를 추가해도 할 일 목록에있는 동일한 유용한 정보를 제공하지 않습니다. 할 일 목록은 우선 순위별로 작업을 정렬하고 마감일을 사용합니다.

5. 이메일이 이메일이되는 것을 방지합니다.

할 일 목록처럼 작동하도록받은 편지함을 조정하려고하면 할 일 목록이 매우 열악하다는 것을 대부분 확신했습니다. 맞춰봐? 또한받은 편지함이 매우 열악하므로 이제 두 가지 비 효율성이 있습니다! 받은 편지함을 조작하여 할 일 목록의 두 배로 늘리려 고하면 작업간에 전환됩니다. 그 방법은 다음과 같습니다.받은 편지함을 한 가지 방법으로 정렬하여 우선 순위가 높은해야 할 일 항목을 찾습니다. 새로운 메일 흐름을 발견; 방해 받다. 받은 편지함에 리조트; 새 메일을 확인하십시오. 귀하에게 해당되지 않는다고 결정하십시오. 깃발이나 별에 의해 다시 리조트; 할 일 목록과 함께 어디에 있었는지 기억해보십시오…

이메일 프로그램에 할 일 목록을위한 앱이나 기능이 내장되어 있으면이를 사용할 수 있습니다!

이메일은 이메일

이메일받은 편지함을 할 일 목록이 아닌 이메일받은 편지함으로 유지하면 훨씬 효율적입니다. 직장 생활도 조금 더 행복해질 것입니다. 다음 주 Get Organized 칼럼에서 할 일 목록을 만드는 방법, 사용 방법 및 할 일 목록 관리 프로세스를 자동화하는 도구에 대해 자세히 설명하겠습니다.