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이메일을보다 효율적으로 사용하기위한 많은 철학과 방법론이 있습니다. 산만을 제한하고 생산성을 높이는 데 기본이됩니다. 그러나 더 생산적인 곳으로 가려면 어떤 도구를 사용해야하는지 알아야합니다.
이메일 서비스 제공 업체 및 타사 앱 개발자는 이메일을보다 효율적으로 만드는 뛰어난 도구를 개발했습니다. 가장 큰 영향을 미치고 가장 널리 적용되는 것으로 생각되는 5 가지가 있습니다. 그들은 함께 당신을 도울 것입니다
- 더 나은 이메일을 작성하고
- 이메일을 업무로 전환하고
- 이메일 전송을 취소하고
- 이메일 발송 일정
- 이메일 일시 중지
불필요하게 길거나 불분명 한 이메일을 작성하는 것은 시간 낭비입니다. 받는 사람은 처음에 읽을 시간이 없거나 이해하기 위해 다시 읽거나 시간을 낭비하여 명확하게하기 위해 보낸 사람에게 회신해야 할 수 있습니다. 또한, 처음부터 작성하는 데 낭비되는 모든 시간이 있습니다.
글쓰기 자체에 중점을두기 때문에 더 나은 이메일을 작성하는 데 도움이되는 두 가지 앱인 Grammarly와 Crystal이 있습니다.
Grammarly는 문법을 분석하고 실제로 언어를 강화하고 명확하게 작성하며 일반적인 실수를 수정하는 방법에 대한 현명한 제안을하는 맞춤법 검사기 같은 기능을 수행하는 플러그인입니다. 특히 ESL 오류를 발견 할 수있는 뛰어난 기능이 있습니다.
Crystal은 플러그인이기도하므로 수신자에게 어필 할 수 있도록 이메일 언어를 조정할 수 있습니다. Crystal은 다음과 같이 작동합니다. Crystal은 먼저 온라인에서 수신자 (예: Twitter 계정, Facebook 페이지 등)를 찾아서 언어 사용 및 대응 방법을 조사합니다. 그들은 간결하고 직접적인가? 아니면 그들은 긴 토론에 빠지는 경향이 있습니까? 결과를 바탕으로 Crystal은 작문을 안내합니다.
당신이 강력한 작가가 아니라면 Crystal의 매우 명확한 프롬프트는 당신이하고 싶은 말을 쓸 단어를 찾는 데 진정으로 도움이 될 것입니다. 그것은 귀중한 제안이지만 그것에 대해 잘못된 길을 문지르는 것이 있습니다. 당신이 다른 사람으로부터 무언가를 꺼내기 위해 당신의 언어를 맞추고 있다는 비현실적인 전제가 있습니다. 그러나 그것은 당신을 귀찮게하지 않을 수도 있고, 심지어 당신이 찾고있는 것일 수도 있습니다. 어쨌든 그것이하는 일이 훌륭하다는 것을 부인할 수는 없습니다.
이메일을 작업으로 전환
받은 편지함은 할 일 목록이 아니지만 전자 메일로 할당 된 작업을 계속받을 수 있습니다. 해결 방법은 연결된 앱을 설정하여 해당 작업을보다 적절한 장소로 효율적으로 이동시키는 것입니다.
사용하는 작업 또는 미리 알림 응용 프로그램에 수동으로 새 작업을 직접 입력하는 대신 응용 프로그램을 전자 메일 계정에 직접 연결하거나 전자 메일 전달을 설정하고 한두 번의 클릭으로 해당 전자 메일을 적절한 위치로 이동하십시오.
직접 연결 또는 전자 메일 전달을 통해 다른 응용 프로그램으로 전자 메일을 이동하는 기능을 지원하는 일부 응용 프로그램은 Wunderlist, Evernote Plus 및 Premium, Todoist Premium, Boxer 및 Newton Mail입니다.
보내기 취소
우리는 오타를 간과했거나 정보가 누락되었거나 순간적으로 쓰여진 이메일을 다시 생각하지 않았기 때문에 Send에 조기에 도달했습니다. 그러나 후회하거나 두 번째 이메일을 작성해야하는 비효율 성과 함께 살 필요는 없습니다. 보내기를 취소 할 수 있어야합니다.
보내기 취소는 메시지를 불러오는 것과 다릅니다. 전송 취소를 사용하면 메시지가 전송되지 않습니다. 기본적으로 전자 메일에는 10-30 초 정도 메시지가 보관되며이 시간 동안 마음을 바꿀 수 있습니다.
Gmail에는 모든 Gmail 사용자가 활성화해야 할 실행 취소 버튼이 있습니다 (설정 방법은 아래 비디오 참조). Newton Mail (모바일 장치에서 전자 메일을위한 다양한 기능으로 가득 찬)에는 지원하는 모든 전자 메일 계정에서 작동하며 Microsoft Exchange 및 iMap 계정이 포함되어 있습니다. 다른 이메일 제공 업체도 제공합니다.
스케줄 전송
"지금 바로"가 항상 이메일을 보내는 적절한시기는 아닙니다. 스케줄 전송이 편리한 때입니다. 이 이메일 기능을 사용하면 나중에 메시지가 배달 될 시간을 선택할 수 있습니다. Outlook, Boomerang for Gmail 및 Newton Mail에는 모두 있습니다.
일정 전송을 사용하면 메시지가 아직 나오지 않는 한 계속 편집 할 수 있습니다. 따라서 실행 취소 보내기 기능과 동일한 근거를 다룹니다.
선잠
나는 읽지 않은 메시지를 무의미하게 유지하려는 Inbox Zero 철학의 팬이 아닙니다. 심리적으로나 기술적으로 사람들의 실제 이메일 요구를 관리하는 데 너무 많은 시간이 걸리지 않습니다. 하지만 일시 중지의 팬이지만받은 편지함의 메시지 수를 최소화 할 수 있습니다.
다시 알림은 한동안받은 편지함에서 메시지를 숨기는 것 이상입니다. 얼마나 오래? 당신은 결정합니다. 그 결과 덜 중요한 메시지에 방해를받지 않고 중요한 메시지에 집중할 수 있습니다. 덜 중요한 메시지는 처리하기가 더 좋은 시점에 다시 나타납니다. Outlook ("일정"), Airmail, Sparkmail 및 Newton Mail에는 모두 다시 알림 버튼이 있습니다.
보다 생산적인 사람이 되려면 (그리고 누가 그렇지 않습니까) 내 최고의 생산성 앱을 살펴보아야합니다. 업무 효율성 문제가 무엇이든 시간을보다 효율적으로 활용하는 데 도움이되는 몇 가지 앱이나 서비스가 있어야합니다.
