정리 : 워크 플로우 문서화

최근 졸업생을 포함한 신입 사원과 신입 사원은 일반적으로 새 직장을 시작할 때 더 많은 시간을 할애합니다. 훈련에는 몇 주 또는 몇 달이 걸릴 수 있으며 동료 동료와 관리자는 적응하는 동안 약간의 호흡 공간을 제공하려고합니다. 가동 중지 시간을 사용하는 가장 유용한 방법 중 하나는 워크 플로 및 프로세스를 문서화하는 것입니다.

워크 플로우와 프로세스를 문서화한다는 것은 작업의 내용을 단계적으로 정확하게 기록하는 것 이상을 의미합니다. 업무 환경을 처음 사용할 때 배우는 것은 바로 모든 것입니다. 또한 시간이 지남에 따라 또는 업무를보다 효율적으로 수행 할 수있는 방법을 발견 할 때 해당 프로세스에 대한 모든 조정 및 변경을 수반합니다.

규모가 크고 설립 된 사업체 및 정부 기관은 이미 운영 매뉴얼 및 기타 문서를 풍부하게 보유하고있을 수 있습니다. 그러나 제 경험상 소규모 회사와 팀은 일반적으로 그렇지 않거나 심각하게 구식입니다.

새 직장에서 다운 타임이 발생하면 워크 플로 및 프로세스를 문서화하거나받은 매뉴얼을 업데이트하십시오. 혜택은 엄청나고 많습니다.

워크 플로우 문서화의 이점

우선 워크 플로를 문서화하면 지금까지 수행 한 실무 교육이 강화됩니다. 실제로, 직업을 더 빨리 배울 수 있습니다.

둘째, 이 문서는 작업과 관련된 단계와 사람을 모를 수있는 관리자 및 IT 부서에 금입니다.이 문서는 변경하거나 새로운 도구를 도입 할 때마다 알아야하며 가능한 모든 영향을 고려해야합니다.. 필요한 모든 것이 포함 된 상세하고 질서있는 문서를 제공 할 수 있다면 칭찬 만 할 수 있다는 것을 경험에서 말하겠습니다. 대안은 작업 단계를 잊어 버리거나 잘못 말하거나 단순히 잘못 생각할 수있는 임시 작업을 통해 대화하는 것입니다.

셋째, 관리자와 동료 동료는 예기치 않은 결근을해야하는 경우 문서에 집착합니다. 마찬가지로, 당신이 새로운 직책으로 승진하거나 다른 회사로 이사 할 때, 당신이 떠난 동료들은 당신을 대신하는 사람에게 전달할 매뉴얼을 업데이트 한 것에 감사 할 것입니다.

워크 플로를 문서화하는 방법

작성하는 문서는 간단하고 이해하기 쉬우 며 액세스 가능해야합니다. 대부분의 경우 포함 된 이미지가 몇 개있는 텍스트 문서 (예: Word 문서)를 만드는 것이 좋습니다.

모든 것을 설명하는 하나의 방대한 문서를 만드는 대신 하나의 절차 만 캡처하거나 순서대로 수행해야하는 일련의 관련 절차를 설명하는 문서를 만드십시오. 개인적으로, 나는 약 11 또는 12 페이지보다 긴 문서에 압도되어 있습니다. 간단하고 읽기 쉬운 4 ~ 5 페이지의 지침을 보는 것이 좋습니다. 이 기사의 하단에있는 "해야 할 것과하지 말아야 할 것"은 간결하면서도 철저한 매뉴얼을 작성하는 데 도움이됩니다.

실무 교육을받을 때마다 메모를 작성하고 문서에 해당 메모를 전송하면됩니다. 직접 작업을 시작할 때 메모를 추가하거나 수행중인 작업을보다 정확하게 반영하도록 메모를 조정하십시오.

작품에 대한 "큰 그림", 개요 개요가있는 경우이를 문서의 시작 부분에 넣으십시오. 큰 그림을 구성하는 요점은이 같은 문서 나 분할해야 할 경우 몇 개의 작은 문서에서 더 철저하게 기록해야하는 것입니다. 예를 들어 뉴스 레터 마케팅에서 개요는 다음과 같습니다.

• 카피라이터는 카피라이터를 작성하여 마케팅 관리자에게 제출합니다.
• 마케팅 관리자는 사본을 검토 및 편집하고 선임 마케팅 관리자의 승인을받습니다.
• 마케팅 관리자가 목록 업데이트 실행 요청을 제출합니다.
• 마케팅 관리자는 최종 사본을 비서에게 전달합니다.
• Assistant는 뉴스 레터를 제작하고 품질 보증 테스트를 보냅니다.
• 품질 보증팀은 뉴스 레터를 검토하고 변경 사항을 제출합니다. Assistant는 변경 사항을 구현하고 확인하며 예약을 예약합니다.

이러한 항목 중 하나라도 작업 수행에 필요한 단계를 설명하는 3 페이지 매뉴얼을 가질 수 있습니다. 사본은 어디서 어떻게 제출됩니까? 사본은 어떤 형식이어야합니까? 목록 업데이트는 누가 실행하며 그 의미는 무엇입니까? 또는 "마케팅 관리자…"로 시작하는 세 가지 작업과 같은 여러 항목을 하나의 매뉴얼로 결합 할 수도 있습니다.

필요한 것

단계를 작성하려면 적어도 한 번은 훈련을 받아야합니다. 작업을 다시 수행해야하는 경우 자신의 절차 초안을 사용하여 정확하고 이해하기 쉬운 단계를 안내하십시오.

화면 캡처 텍스트로 설명하기 어렵거나 시각적으로 가장 잘 묘사 된 것의 스크린 샷을 찍습니다. 모든 스크린 샷을 먼저 폴더에 저장하고 필요한 경우에만 문서에 추가하십시오. 스크린 샷이 너무 많으면 매뉴얼을 읽는 사람에게 압도적으로 보일 것입니다.

(화면 캡처를 수행하는 방법은 여러 가지가 있지만 가장 빠른 방법은 다음과 같습니다. Windows에서는 PrtScn 버튼을 사용한 다음 붙여 넣기 기능을 사용하여 이미지를 자르고 편집 할 수있는 이미지 편집 프로그램으로 이미지를 드롭합니다. Mac에서는 Apple + Shift + 4를 누르고 촬영하려는 영역 주위로 대상을 드래그합니다.)

화면 캡처 소프트웨어. 사용하는 이미지 편집기에는 관련 항목을 가리키는 화살표를 추가하거나 이미지의 특정 부분을 강조 표시하려는 경우 스크린 샷을 표시하는 도구가 포함될 수 있습니다. 50 달러면 스크린 캡처 프로그램 인 Snagit 및 Snagit for Mac은 필요한 모든 기능을 수행합니다.

다이어그램 도구. 일부 워크 플로 및 절차는 작은 다이어그램을 통해 가장 잘 표현됩니다. 마인드 매핑 소프트웨어를 사용하면 플로우 차트 등을 신속하게 그릴 수 있지만 Microsoft PowerPoint에서도 이와 동일한 다이어그램 도구를 많이 사용할 수 있으며 삽입 탭 아래의 Word에서 더 제한적으로 선택할 수 있습니다.

해야 할 것과하지 말아야 할 것

• 전체 작업을 설명하는 하나의 방대한 문서가 아니라 다른 프로세스 및 절차에 대해 개별 문서를 작성하십시오.
• 철저하면서도 간결해야합니다.
• 스크린 샷을 포함하십시오.
• 문서를 완성하는 데 몇 주가 걸립니다. 프로세스에 대해 숙고하고 문서로 돌아가서 정확하게 기록했는지 확인하십시오.
• 파일이 가장 최근에 업데이트 된 날짜를 페이지 상단에 표시하십시오.
• 워크 플로우를 문서화 할 때 사람 이름 대신 직책을 사용하십시오.
• 다른 사람이 쉽게 검색 할 수 있도록 마스터 사본을 공유 위치에 보관하십시오.
• 데스크탑 또는 개인 클라우드 기반 시스템 (또는 둘 다)에 파일의 로컬 백업을 유지하십시오.
• 1 년에 한 번 문서를 검토하고 수정하십시오. 그것들을 결코 "완료되지 않은"살아있는 문서로 생각하십시오. 그들은 계속 진화하고 있습니다.
• 상사와 동료들에게이 새로운 기록을 작성하고 유지하고 있다고 말하면 귀중한 정보를 얻을 수 있기 때문입니다.
• 단순히 페이지를 재즈하기 위해 클립 아트를 포함 시키지 마십시오. 모두는 그것을 싫어합니다.
• 텍스트 서식을 정돈 하지 마십시오. 간단하게 유지하십시오. 소제목에는 볼드체를 사용하십시오. 글 머리 기호 및 번호 매기기 목록을 적절하게 사용하면 사람들이 관련 정보를 쉽게 볼 수 있습니다. 단락을 매우 짧게 유지하십시오.
• 사람들의 이름을 사용 하지 마십시오. 직책별로 사람들을 참조하십시오. 나는 이것을 이미 말했습니까? 예, 했지만, 정말 중요하므로 다시 말씀 드리겠습니다.
• 문서를 과도하게 보호 하지 마십시오. 귀하의 유일한 이익이 아닌 조직을 돕기 위해 작성했습니다.
• 문서를 PDF로 출력 하지 마십시오. 편집 가능한 형식으로 두십시오 (위 참조).