정리 : 연말 전에 지출 보고서를 따라 잡는 방법

연말에 가까워지고 있습니다. 회계 부서에서 새 이메일이 도착하면 사무실에서 조용히 일하고 있습니다. 당신은 제목 줄에서 큰 소리로 헐떡이며, 모든 동료들은 무엇이 잘못되었는지 알게됩니다. 당신이 바로 지금까지 경비 보고서를 제출하는 것을 완전히 잊었다는 것을 인정하면서 뺨이 플러시됩니다. 이메일은 마감일이 오늘이라고 말합니다. 뺨의 열기가 가슴과 배의 구덩이로 흘러 들어가는 두려운 느낌으로 변합니다. 회사는 수백 달러를 빚지고 있으며, 이시기에 실제로 사용할 수 있습니다. 당황하지 마십시오! 이 간단한 단계를 통해 비용을 통제 할 수 있습니다.

일부 조직에서는 늦어도 비용 보고서를 제출하기가 매우 쉽습니다. 예를 들어 경비보고 시스템에 연결된 회사 신용 카드를 사용하면 엄청난 도움이되지만 모든 사람이 그런 사치를 누릴 수는 없습니다. 따라서 숨을 깊이들이 쉬고 다음 단계에 따라 기한이 지난 보고서를 최대한 빨리 제출하십시오.

이 기사의 대부분은 사업 비용 세금 공제를 청구하기 위해 연말에 영수증을 트롤 해야하는 자영업자 유형에도 적용됩니다.

1. 마감일이 언제인지 늦게 신청할 수 있는지 여부

조직이 회계 연도를 설정하는 시점과 발생을 처리하는 방법에 따라 비용보고 마감 기한이 이미 지났을 수 있습니다. 그러나 반드시 영수증을 제출하기에 너무 늦다는 것을 의미하지는 않습니다. 똑똑한 사람들은 마감일을 정합니다. 누군가 마감일이 금요일 끝이라고 말하면 실제 마감일이 월요일 아침 또는 그 이후 일 가능성이 높습니다.

회계 담당자 나 상사에게 비용 보고서의 최종 기한과 누락 된 경우 할 수있는 일이 있는지에 대한 명확한 세부 정보를 요청하십시오. 종종 있습니다. 늦게 제출할 수 있다면 도움을주는 사람들에게 친절하고 은혜를 베풀고 뒤로 물러서서 그들이 원하는 것을 정확하게 전달하십시오. 자세하게 설명하십시오. 그들이 당신에게 호의를 베풀고 있다는 것을 기억하십시오. 일을 더 쉽게 만들어서 반납하기 위해 최선을 다하십시오.

2. 영수증 규칙 확인

이전에 경비 보고서를 제출 한 경우 영수증 제출에 대한 기본 규칙을 알고있을 것입니다. 그러나 당신은 좋은 세부 사항을 알고 있습니까? 지출이 발생한 지 오래 후에 비용 보고서를 제출하면 일부 영수증이 손실 될 수 있습니다. $ 10 이상의 지출에 대해서만 영수증을 요구하는 것과 같은 정책이 있는지 확인하십시오. 또한 광고 항목이 강조 표시된 신용 카드 명세서를 제공하여 결제 증명을 표시 할 수 있는지 묻습니다. 이러한 세부 사항으로 인해 비용 보고서를 작성하는 데 걸리는 시간이 달라질 수 있습니다.

3. 품목 및 날짜 개요 작성

실제로 연체 비용 보고서 작성을 시작한 후에는 구매 한 품목, 여행 및 고객 환대와 같이 청구해야하는 주요 비용의 대략적인 목록을 작성하십시오. 한 항목 또는 한 번의 여행에 대해서만 제출하는 경우이 단계를 건너 뛰십시오.

목록에있는 항목이 고객 방문 또는 컨퍼런스와 같은 이벤트 인 경우 날짜를 적어 두십시오. 그런 다음 이벤트 아래에서 다음과 같이 매일 항목을 작성하십시오.

컨퍼런스 X: 6 월 1-3 일

6 월 1 일

6 월 2 일

6 월 3 일

4. 비용을 시각화

여행이나 행사와 관련된 비용을 함께 정리할 때 가장 큰 비용 (예: 항공편, 호텔 및 출석 요금)을 먼저 나열한 다음 더 적은 비용을 충당하기 위해 매일 회상하거나 다시 생각하는 것이 도움이됩니다. 아래 항목을 매일 입력하십시오.

가능한 비용에 대해 대략적인 개요를 작성한 다음 기억하면서 채우십시오 (5-7 단계에는 메모리에 장애가 발생했을 때 간격을 메우기위한 몇 가지 트릭 포함). 개요에는 날짜와 관련하여 다음과 같은 점이 많이 포함되어야합니다.

• 시작 위치. 어디서 잤어? 이 장소에서 Wi-Fi 요금과 같은 비용이 있습니까?
• 현지 여행. 어디로 갔습니까? 그렇다면 어떻게 거기에 가셨습니까 (자동차, 택시, 자동차 서비스, 대중 교통)? 어떻게 돌아 왔어? 운전에 대한 마일 당 요금을 청구하는 경우 거리는 얼마입니까?
• 식사. 아침, 점심, 저녁은 어디서 먹었습니까? 생수와 커피 또는 간식을 포함한 음료를 구입하셨습니까?
• 용품. 하루 중 예상치 않은 또는 예상치 못한 것을 구매해야 했습니까?
• 최종 위치. 하루는 어디에서 끝났습니까? 거기에서 무엇을 지불 했습니까?

종종 이러한 질문을하면 잊어 버린 비용을 회상하는 데 도움이됩니다.

5. 영수증을 넘겨보세요

영수증 묶음이 있다면 지금 넘겨보고 만든 개요와 일치시킵니다. 이 단계를 먼저 수행하지 않는 이유가 있습니다. 때때로 영수증은 하루의 일부를 생략하는 방식으로 우리의 기억을 재구성합니다. 예를 들어, 영수증을보고 커피 숍에서 빠른 아침 식사를하고 나중에 회의장에서 점심을 먹었다 고 가정 해 봅시다. 이제이 두 이벤트를 생생하게 기억하고 다음 영수증으로 넘어갈 준비가되었습니다. 그러나 메모리를 트리거 할 물리적 영수증이 없기 때문에 두 위치 사이에서 $ 15 Uber 타기를 생략했을 수도 있습니다. 트리거가 없으면 세부 정보를 잊어 버리기 쉽습니다.

6. 달력을 스캔

캘린더에는 정확한 경비 보고서를 작성하는 데 도움이되는 알림이 더 포함될 수 있습니다. 하루를 채울 때 달력을 열고 스캔하여 여행 날짜와 중요한 이벤트를 확인하십시오. 일부 항목은 비용 및 비용 부족에 대한 기억을 유발할 수 있습니다. 예를 들어, 비즈니스 파트너가 여행 당일 저녁 식사 초대장을 보냈을 때 그날 밤 식사 영수증을 찾는 것에 대해 걱정할 필요가 없습니다.

7. 박하 민트

누락 된 비용을 찾는 또 다른 좋은 곳은 민트입니다. 민트는 모든 금융 거래를 하나의 검색 가능한 웹 사이트 및 앱으로 통합하는 개인 금융 앱입니다. Mint를 사용하면 모든 신용 카드 및 직불 카드 비용을 날짜별로 필터링하여 잊어 버린 비용을 파악할 수 있습니다. 이전에 Uber 영수증에 대해 제시 한이 예에서는 Mint에서 날짜를 검색하여 정보를 찾을 수 있으므로 전자 메일에서 실제 영수증을 쉽게 찾을 수 있습니다.

또한 Mint에 태그를 추가하여 광고 항목 거래를 수행 할 수 있으며 1 년 내내 비즈니스 비용을 지불 한 경우 청구해야하는 모든 비용을 쉽게 찾을 수 있습니다.

영수증을 찾을 수 없으면 광고 항목을 강조 표시 한 신용 카드 명세서 사본을 비용으로 제출할 수 있는지 물어볼 수 있습니다. 다시 말하지만, 민트는 어떤 신용 카드를 사용했는지 알려줄 것입니다.

8. 팁과 주차를 잊지 마십시오

간과하기 쉬운 두 가지 범주의 비용은 팁과 주차입니다. 호텔 청소 직원 및 도약 자와 같이 현금으로 지불되는 작은 팁에는 영수증이 제공되지 않습니다. 주차비는 영수증이없는 현금으로도 가능합니다. 그러나 그들은 합산하여 당신이 그들을 만들면 가치가 있습니다.