비디오: ìí´ë¡ ì§ê¸ë²¨ë½ (십월 2024)
나는 조금 조잡하지 않은 비즈니스에서 공유 네트워크 드라이브를 만난 적이 없습니다. 공유 서버는 일반적으로 공동 작업을 가능하게하고 동료 직원이 파일과 정보를 자유롭게 사용할 수 있도록 설계되었습니다. 또한 기업이 이론적으로 데이터를 쉽고 효율적으로 캡처하고 백업 할 수 있도록 도와줍니다.
실제로 6 년 전의 회사 휴일 파티 사진이 저장되는 장소로 바뀝니다. 마지막 문장에서 나는 수동적 음성을 의도적으로 사용했습니다. 아무도 거기에 있으면 안되는 공유 드라이브에 무언가를 넣는 것에 대해 책임을지지 않는 것 같습니다. 상황이 나타납니다. 그들이 어떻게 또는 왜 거기에 도착했는지는 아무도 모른다. 따라서 아무도 다른 사람의 발을 밟거나 다른 사람이 필요로하는 것을 지우는 것을 두려워하지 않습니다.
공유 공간은 부서 또는 회사의 워크 플로 또는 조직도와 일치하는 방식으로 설계해야합니다. 동일한 관리 수준으로보고하는 두 팀과 같이 본질적으로 평행 한 것들은 폴더 구조와 유사해야합니다. 새로운 사람이 부서에 합류 할 때 중요한 파일이 공유 네트워크에서 어디에 있는지 (폴더 이름과 다른 폴더 내에 중첩되는 방법) 비즈니스 디자인 방식을 반영해야하므로 신속하게 파악할 수 있어야합니다. 진짜 붉은 깃발은 오랜 시간 동안 일한 사람이 어디에 있는지 모르거나 더 나쁜 곳을 모르기 때문에 물건을 찾을 수 없을 때입니다.
조잡한 서버를 정리하기 위해 단계별로 수행 한 모든 작업이 있습니다. 마지막에는 결과 요약과 올바른 내용과 잘못된 내용에 대한 메모가 있습니다.
서버 정리 프로젝트
1 단계: 의사 소통 먼저 문제가 발생한 이유 (비 효율성, 불일치, 네트워크 공간 왜곡), 가능한 솔루션 및 해당 솔루션을 구현하는 절차를 포함하여 조잡한 서버 문제에 대해 이야기했습니다.
그런 다음 더 이야기했습니다. 그런 다음 우리는 누구와 이야기해야하는지 이야기했습니다. 이 프로젝트의 성공에 대한 의사 소통의 중요성을 충분히 몰아 낼 수는 없습니다. 우리는 직접 또는 이메일로 많은 대화를 나 ed습니다.
이러한 대화 중에 IT 직원과 의사 소통하는 것이 얼마나 중요한지 깨달았습니다. 그래서 우리는 계획과 제안 일정에 그것들을 반복했습니다. IT 팀은 결국 우리에게 프로젝트의 진정한 출발점이 된 중요한 조언을 제공했습니다. 그들은 말했다, 당신이 가진 것을 청소하려고하지 마십시오; 대신 빈 캔버스로 시작하여 원하는 폴더 구조를 만들고 보관하려는 파일 만 복사하십시오. 다른 모든 것들은 보관할 것이라고 말했습니다.
2 단계: 기존 데이터를 검토합니다. 둘째, 모든 이해 관계자 (주로 팀 관리자)는 랩탑과 프로젝터가있는 테이블에 앉았습니다. 우리는 문제의 서버 공간에 연결하고 기존 파일 중 일부를 함께 살펴 보았습니다.
또한 기존 데이터가 현재 워크 플로를 반영하거나 반영하지 않는 방식으로 생각했습니다. 공유 공간은 일반적으로 업무 협업에 사용됩니다. 폴더의 구조와 이름은 해당 워크 플로를 정확하게 반영하여 유용해야합니다.
우리가 서버에서 발견 한 많은 것들이 끔찍하게 구식입니다. 몇 년 동안 회사에 없었던 직원의 이름을 가진 폴더가있었습니다. 우리는 2003 년으로 거슬러 올라가는 파일들을 발견했습니다. 아무도이 물건을 필요로하지 않았습니다.
3 단계: 새 구조를 작성하십시오. 우리는 여전히 그 테이블 주위에 앉아있는 동안 우리는 생각해야 할 폴더 구조를 스케치했습니다. 모든 관리자는 디자인과 관련하여 팀 구조와 워크 플로를 반영해야했습니다. 다음은 우리가 디자인 한 것입니다. 비록 이름이 우리 사무실의 내부 작업에 익숙하지 않은 사람에게 이해 될 수 있도록 일반적인 이름으로 만들었습니다.
최상위 수준에는 각 팀과 특수 프로젝트 또는 작업에 대한 폴더와 모든 팀에 적용되는 "리소스"에 대한 폴더가 있습니다.
각 팀에는 폴더의 하위 세트가 있습니다. 그 중 일부는 워크 플로우, 각 팀 구성원마다 하나씩, 해당 팀의 요구에 적합한 추가 폴더를 표시합니다. 예를 들어, 팀의 하위 폴더는 다음과 같습니다.
밑줄과 숫자를 사용하여 워크 플로 폴더를 구조의 맨 위에 배치하고 작업 순서와 동일한 순서로 표시했습니다. "1_EDITING"이라는 폴더는 편집 준비가 된 파일이 편집이 완료 될 때까지 유지되는 위치입니다. 그런 다음 "준비 준비 완료"를 의미하는 "2_RTP"로 이동합니다. 즉, 편집이 완료되고 다음 파일을 준비합니다. 파일이 생성 된 후에는 "3_PRODUCED"로 옮겨야합니다. 이것은 "라이브 아카이브"가됩니다. 이론적으로 해당 폴더의 모든 내용을 보관할 수 있으므로 공간을 확보해야 할 경우 제거 할 수있는 파일 캐시가 항상 있습니다.
4 단계: 규칙을 만듭니다. 이전 섹션에서 이미 설명 했으므로 각 폴더에는 폴더에 넣을 수있는 항목과 사용할 수없는 항목 또는 사용 방법에 대한 규칙이 있습니다. 예를 들어 누군가가 사진을 공유하려면 자신의 이름이 지정된 폴더에 저장해야합니다. 그렇게하면 누가 데이터를 담당하는지가 분명합니다.
또한 여러 팀이 액세스 할 수 있어야하는 파일이 있는지 (파일을 위해 Resources 폴더를 만들 었는지), 정보를 잠글 지 여부 (예: 관리 팀 폴더의 모든 항목)에 대해서도 논의했습니다.
5 단계: 일관성을 유지하십시오. 폴더와 규칙을 사용하기 위해 폴더와 규칙을 디자인 할 때 일관성이 있어야하는 영역도 찾습니다. 폴더 구조와 워크 플로가 일관 될 수 있고 일관되어야하는 경우 누군가가 회사를 떠나거나 출산 휴가를 가거나 예상치 못하게 병이 났을 때와 같이 인력이 전환되는 시간 동안 발생합니다. 공유 서버 공간의 일관성은 조직의 모든 사람이 현재 프로젝트의 상태, 중요한 사항, 이미 완료된 작업 등을 파악하는 데 도움이됩니다.
후속 프로젝트 (지금 막 구현 중)는 파일 이름 지정 규칙에서 일관성을 높이는 것입니다. 우리는 모든 사람이 새로운 공유 폴더를 사용하는 데 익숙해 질 때까지 너무 많은 새로운 정보를 한 번에 과부하시키지 않도록이 파일 이름 변경을 구현하기로 결정했습니다.
6 단계: 모든 이해 관계자와 마지막으로 확인합니다. 무엇인가를 구현하기 전에, 처음에는 포함하지 않았지만 기존 데이터를 검토 할 때 그 이름을 가진 사람들을 포함하여 모든 이해 관계자와 계획에 대한 최종 점검을 실시했습니다. "그것이 Arielle의 전문 분야가 아닌가? 우리는 그녀가이 섹션에서 무엇을해야한다고 생각하는지 더 잘 물어볼 것입니다."
7 단계: 타임 라인을 마무리하고 전달합니다. 마지막 단계는 타임 라인을 마무리 한 다음 프로젝트를 시작하는 것입니다. 이것들은 퍼즐의 마지막 조각입니다.
- 정보 보급시기와 방법 결정: 주중 모든 직원에게 새 서버 구조, 규칙 및 날짜를 포함한 모든 관련 정보를 이메일로 보내십시오 (다음 항목 참조).
- 날짜 설정: 사람들이 보관하려는 파일을 복사해야하는 경우 (주말); 그들이 새로운 구조의 사용을 시작해야 할 때 (우리의 경우, 이메일을받는 즉시); 이전 서버가 중단되는 시점 (주말에 말했지만 실제로는 마감일을 며칠 더 추가했습니다).
- 이전 서버에 대한 액세스를 실제로 차단하기 전에 미리 알림 이메일을 몇 개 계획하십시오.
- IT 부서가 실제 컷오프를 수행하도록합니다.
서버 정리 결과
서버 정리 프로젝트에 대한 모든 정보가 포함 된 주중반 이메일은 수요일 오전 11시 27 분에 나왔습니다. 몇 사람이 불타고 있었지만 오전 11시 57 분까지 모든 답장 스레드가 조용해졌습니다. 이는 모든 기본적인 질문이 30 분 이내에 답변되었음을 의미합니다.
팀 내에서 워크 플로에 대한 추가 설명이 계속되었지만 마지막 날은 같은 날 오후 1시 05 분입니다. 의심 할 여지없이 소수의 사람들이 모든 질문에 답하지 않고 추가 질문을했지만 대부분의 질문은 2 시간 이내에 답변되었습니다.
다음 며칠 동안 우리는 문제없이 타임 라인을 완성했습니다. IT 팀은 전체 데이터를 76 % 줄였다는 간단한 보고서를 작성했습니다. 숫자는 스스로를 말합니다.
전에
- 총 공간: 250GB
- 파일 수: 447, 249
- 폴더 수: 36, 773
후
- 총 공간: 59.2GB
- 파일 수: 58, 624
- 폴더 수: 2, 962
사후 부담 및 피드백
서버 마이그레이션 및 구조 조정을 마치고 몇 주 후에 프로젝트 책임자, 관리자 및 IT 네트워크 관리자에게 피드백이나 사후 메모가 있는지 물었습니다. 아무도 없었다. 모든 것이 매우 순조롭게 진행되었습니다. IT 담당자가 말한 내용은 다음과 같습니다.
"여기서 10 년 넘게 부서 팀이 처음으로 이와 같은 프로젝트를 수행하여 프로젝트를 성공적으로 수행 한 것은 이번이 처음입니다. 이는 [다른 IT 네트워크 관리자]와 네트워크를보다 잘 유지 관리하고 팀이 워크 플로 및 조직에 도움이된다고 확신합니다. 문자 그대로 몇 세대의 경영진에게 팀이 풀뿌리 수준에서 달성 한 작업을 지시하도록 요청했으며 대단히 감사합니다."
내 관점에서 볼 때, 우리가 약간 다르게 한 것이 있습니다. 처음에는 직원들에게 전자 우편이 아닌 즉석 즉흥 회의에서 직접 프로젝트에 대해 이야기했으면합니다. 이메일은 훌륭하지만 아무도 회의를 좋아하지는 않지만 사람들이 공개 토론 중에 "중요!"를 통해서가 아니라면 프로세스에 더 많이 포함 된 것처럼 느껴질 것입니다. 이메일.
이제 더 좋고 일관성 있고 효율적이며 간단한 공유 서버를 갖게되었습니다. 이를 사용하는 방법에 대한 규칙은 명확하고 책임이 내장되어 있습니다. 팀 관리자는 팀 폴더를 담당하고 개인은 자신의 이름 폴더에있는 내용을 담당합니다.
조직에서 자체 서버 정리 프로젝트를 시작할 생각이라면이 기사에서 IT 부서의 조언을받는 것이 중요하다는 조언을 얻을 수 있기를 바랍니다. 모든 단계에서 철저한 의사 소통이 성공의 핵심입니다.
