비디오: ìí´ë¡ ì§ê¸ë²¨ë½ (십월 2024)
이메일은 우리의 생산성과 정신에 심각한 문제를 일으 킵니다. 넘쳐나는받은 편지함은 무게가 무겁습니다. 계속해서 다시 돌아 가면 "작업에 대한 작업"이 더 많이 생겨납니다. 이는 비효율적이며 실제로 우리가해야하는 실제 작업의 중심에는 거의 없습니다. 이것이 당신의 인생처럼 들리면, 이제받은 편지함을 정리할 차례입니다.
전자 메일과의 건강한 관계를 유지하는 방법은 매일 수행하는 매우 작고 구체적인 작업에 의존합니다. 전자 메일 관리를위한 11 가지 팁을 확인하십시오. 즉, 받은 편지함을 유지 관리하는 것은 일회성 정리 작업이 아닙니다. 그러나받은 편지함이 너무 끔찍해서 먼저 처리하는 데있어 거대하고 즉각적인 장애물을 넘어서 볼 수없는 경우 어떻게해야합니까? 이 경우받은 편지함을 점검하고 점검해야합니다.
방법은 다음과 같습니다.
받은 편지함에있는 모든 메시지를 처리하는 것을 잊어 버리십시오. 그것은 일어나지 않을 것이며, 큰 보상은 없을 것입니다. 청소를하는 것이 좋습니다.
"스위핑"은 전체 덩어리 를 한 덩어리 씩 다른 덩어리 로 옮기는 것을 의미합니다. 이메일 프로그램에 몇 개의 새 폴더를 설정하고 연도, 분기 또는 월별로 이름을 지정하십시오 (현재 연도, 분기 또는 월을 제외하고 아직 "2013"폴더를 작성하지 마십시오). 받은 편지함과 시간에 대해 어떻게 생각하는지 예를 들어 다음 폴더를 만들 수 있습니다.
- 2010 년
- 2011 년
- 2012 년
또는 당신은 가질 수 있습니다:
- 2012_Q4
- 2013_Q1
- 2013_Q2
현재 연도, 분기 또는 월에 대한 폴더를 만들지 않는 이유는 현재받은 편지함이 "현재"폴더이기 때문입니다.
그런 다음 사용하는 전자 메일 프로그램에 따라 검색을 정렬하거나 수행하여 특정 기간의 모든 메시지를 격리하고 해당 폴더로 일괄 이동하십시오.
받은 편지함에 남아있는 것은 실제로 처리에 대해 걱정할 수있는 메시지, 아마도 오늘, 아마도 내일 일 수도 있지만 앞으로 며칠 동안 조금씩 더 늘어날 것입니다. 한 번에 너무 많은 것을 원하지 않습니다.
기존의 모든 메시지는 여전히 존재합니다. 언젠가 당신은 그들과 거래 할 것입니다, 그러나 당신은하지 않을 것입니다. 이메일의 최악의 문제 중 하나입니다. 우리는 많은 메시지를 읽거나 답장을하거나 다른 방식으로 반응 할 것이라고 생각하지만 결코 그렇게하지는 않습니다. 스윕을 사용하면 실제로 제거하지 않고도 벗어날 수 있습니다. 따라서 언젠가는 아니더라도 2012 년의 모든 이메일을 처리 할 수 있다고 믿어도됩니다.
Gmail에서 스윕하는 방법에 대한 비디오를 참조하십시오.
2 단계. 구획화
"스위프 (sweep)"는 이미 가지고있는 메시지를 처리하지만, 현재 몇 초 안에 진행될 메시지에 대해서는 아무 것도하지 않습니다. 따라서 질식하지 않는받은 편지함이 있으면 일부 필터 또는 자동으로 구획화하는 다른 방법을 만들어야합니다.
이를 수행하는 한 가지 방법은 모든 것이 아닌 다른 목적으로 다른 이메일 계정을 사용하는 것입니다. 실제로 정기적으로 사용하는 네 가지 이메일 계정이 있습니다. 하나는 비즈니스, 하나는 개인 커뮤니케이션, 하나는 온라인 쇼핑 (영수증을 보관하고 패키지를 추적하며 은행 및 전자 세금 신고 알림을받는 곳)과 다른 하나는 " 정크." 내 정크 계정은 실제로 가장 엄격한 의미에서 정크 용이 아닙니다. 시도하고 싶은 뉴스 레터 나 새로운 온라인 서비스에 가입 할 때 사용하는 주소이지만 중요한 것은 아닙니다. 이런 종류의 콘텐츠의 다른 이름은 그레이 메일입니다. 당신이 그것을 요청하고 원하는 종류의 스팸이기 때문에, 그것은 꽤 스팸이 아닙니다. 미션 크리티컬 한 것은이 정크 계정에 들어 가지 않으므로 며칠 동안 확인하지 않으면 별 문제가되지 않습니다. 또한 직장에있을 때 정크 계정이나 쇼핑 계정을 거의 열지 않기 때문에 나를 유혹하는 것도 결코 눈에 띄지 않습니다.
동일한 효과를 얻는 두 번째 방법은 폴더와 자동 정렬을 이용하는 것입니다. 이는 뉴스 레터 및 일일 거래를 관리하는 데 특히 유용한 방법입니다. 이와 관련하여 Outlook.com은 매우 정교하며 Gmail도 매우 능숙합니다.
필터 및 폴더를 설정하거나 뉴스 레터 및 쇼핑 영수증을 다른 이메일 주소로 푸시하기 시작하든이 단계에는 시간이 걸립니다. 기본 구획화 방법을 설정하려면 30 분에서 1 시간이 필요할 것입니다.
3 단계. 삭제
다행히도받은 편지함에 남아있는 것은 이전에 있었던 것의 일부일뿐입니다. 다음으로해야 할 일은 단순히 중요하지 않은 것을 삭제하는 것입니다. 이 단계는 시간이 걸릴 수 있지만 시간을 너무 많이 낭비하지는 않습니다.
받은 편지함에서 메시지를 스캔하고 삭제하려는 메시지를 받으면 보낸 사람별로받은 편지함을 정렬하여 같은 사람이 삭제 한 다른 메시지가 있는지 확인하십시오. 종종 한 사람이 같은 말을하는 후속 이메일을 여러 개 받았는데 모두 도마에 있어야합니다.
하나의 메시지 내용에 얽매이지 않고 최대한 많이 삭제하십시오. 메시지가 확실하지 않은 경우 지금은 그대로 두십시오.
삭제는 저를 놓아주기 때문에 나에게 중요합니다. 메시지가 중요하지 않고 중요한 정보가 포함되어 있지 않으면 메시지를 삭제하면 다시 생각할 필요가 없습니다. 이메일이 나타내는 의무를 정신적으로 해방시킵니다.
실제로 중요하지는 않지만 여전히 심리적으로 첨부 된 메시지를 보관하는 "나중"이라는 폴더를 만들 수도 있습니다. "나중에"처리하려는 메시지입니다. 내 경험상 "나중에"메시지는 일반적으로 아직 놓을 준비가되지 않은 쓰레기입니다.
SaneBox (매월 6 달러)라는 환상적인 서비스는 실제로받은 편지함을 검사하여 중요하지 않은 전자 메일을 자동으로 "@SaneLater"라는 새 폴더로 푸시합니다. SaneBox 테스트에서 중요하고 중요하지 않은 것을 식별하는 것이 놀라운 일임을 알았습니다.
4 단계. 시스템 개발, 습관화
관리 가능한받은 편지함과 전자 메일 제출을위한 기본 구조가 갖추어져 있으므로 이제는 "2013 년 6 월 기사 관련 전자 메일이 1306_JUN 폴더로 이동"이라는 기본 규칙 외에 전자 메일을 보관하는 방법에 대한 시스템이 필요합니다. 거기 요? 얼마나 자주 살펴볼 것입니까? 메시지를 제출하기 전에 메시지로 무엇을 하시겠습니까?
이 단계는 규칙을 작성하고 장기적으로 규칙을 따르는 습관을 개발하도록 요구하기 때문에 가장 어려운 단계입니다. 작성하는 규칙은 명시 적이어야합니다. 그것들을 분명히 표현할 수 있어야합니다. 그러나 그들은 완벽하거나 절대적 일 필요는 없습니다. 당신이 때때로 그들로부터 길을 잃어도 괜찮습니다. 당신은 여기저기서 나쁜 날을 용서하는 시스템, 당신이 미끄러지면 쉽게 튕겨 나갈 수있는 시스템을 원합니다.
규칙이 어떻게 수행되는지에 대한 아이디어를 제공하기 위해 다음은 전자 메일 처리 규칙입니다.
빨리 삭제하십시오. 이메일에서 참조를 위해 다시 읽거나 보관하는 등의 조치가 필요하지 않으면 즉시 폐기합니다. 매일 아침 대량으로 메시지를 삭제하여 메시지를 빠르게 버리는 습관을 길러 나갑니다. 책상에 도착하면 한 번에 실패한 메시지를 삭제합니다. 읽지 않은 새 메시지의 약 60 %입니다.
중요한 메시지에 즉시 응답하거나받은 편지함에 보관하십시오. 전자 메일이 중요한 경우 (즉시 조치가 필요하거나 다시 읽거나 답글이 필요할 수 있음), 즉시 조치를 취하거나 보통 하루나 이틀 안에 조치를 취할 때까지받은 편지함에 그대로 둡니다. 받은 편지함에 최대 한 달 정도 머물 수 있습니다. 한 달 후, 나는 그것에 행동해야합니다. 마감일입니다.
하루의 끝까지 파일. 메시지에 필요한 정보가 포함되어 있지만 즉각적인 조치가 필요하지 않은 경우, 하루가 끝날 때 (또는 정말로 바빠서 주중이되면) 해당 폴더로 이동하거나 데스크탑에 로컬로 저장해야합니다..
금요일 오후받은 편지함을 정리하십시오. 금요일 오후에는받은 편지함에 들어있는 내용을 정리하고 긴 응답이 필요없는 항목에 대해 10 분에서 20 분 정도 시간을 내도록하겠습니다. 사무실을 떠날 때 아래쪽에 1 ~ 2 인치의 공백이 보일 수 있어야합니다 (주말에 다시 채울 공간).
받은 편지함의 하단을 참조하십시오. 일상적으로이 규칙은 내가 가장 기본적으로 사용하는 규칙입니다. 항상받은 편지함의 하단을 봅니다. 받은 편지함 0과 달리 화면에서 볼 수있는 것보다 더 많은받은 편지함 메시지를 가지지 않습니다. 간단 해. 용서합니다. 융통성이 있습니다. 합리적이고 달성 가능한 목표입니다. 그리고이 규칙을 일관되게 따르는 데 많은 시간이 걸리지 않습니다. 받은 편지함의 맨 아래를 보려고하면 잠재 의식적인 목표가 된 것이 습관입니다.
이메일 관리를위한 장기 솔루션
모든 조직은 실제로 규칙으로 귀결되며 규칙을 하나로 묶는 린치 핀은 습관입니다. 습관은 규칙을 수행하는 방법입니다. 규칙이 비어있는 경우 하루가 끝날 때 이메일 휴지통을 비우는 경우 습관은 이메일 프로그램을 종료하기 전에 항상 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하여 휴지통을 덤프하는 것입니다 (또는 종료시 휴지통을 자동으로 삭제하도록 이메일 프로그램 설정). 규칙이 하루 종일 상사로부터 항상 전자 메일에 응답하는 경우 습관은 상사의 메시지를 자동으로 특수 폴더로 정렬하고 매일 오후 4시에 해당 폴더를 확인하는 것일 수 있습니다.
이메일을 효율적이고 효율적으로 관리하는 것은 사용하는 소프트웨어가 아니라 사용하는 시스템에 관한 것입니다. 앱, 기능 및 플러그인은 전자 메일 관련 특정 문제를 해결하는 데 도움이 될 수 있지만 습관화를위한보다 포괄적 인 규칙 또는 방법 시스템으로 구성되지 않은 경우 장기적인 보상이 제공되지 않습니다.
