정리하기 : 원치 않는 이메일을 줄이는 방법

2014 년까지 회사의 Atos에서 내부 회사 전자 메일을 100 % 제거하겠다는 Thierry Breton의 약속을 기억하십니까? 당시 그는 자신의 야심을 발표했는데 (2011 년) 기술 및 비즈니스 세계의 많은 사람들이 비웃었습니다. 그들은 그의 계획을 어리석게 불렀습니다. 그들은 우리에게 이메일이 필요하다고 말했습니다. 우리는 그것에 의존합니다. 필요합니다!

오늘로 빨리 감기, 기후는 이미 변했습니다. 나는 직장인들로부터 이메일이 존재의 허무라고 점점 더 많이 들었습니다. 회의는 'm'단어만큼이나 시간 낭비입니다. 왜 그렇게 부담이 되는지를 물으면 사람들은 일반적으로 "나와 아무 관련이없는 많은 이메일을 얻습니다"또는 "내가 가진 스레드의 절반이 내 작업과 전혀 관련이 없습니다"와 같은 말을합니다. 나는 심지어 개인 이메일에 대해 소수의 사람들로부터 같은 감정을 듣기 시작했다. "나는 다음 북 클럽 날짜를 확인하는 나의 북 클럽 회원들로부터 9 개의 후속 이메일을 받는다! 안녕하세요, 여러분! 첫 이메일에있었습니다!"

다음은 필요없는 패스 이메일에서 실제로 트리밍하거나 효과적으로 차단하기위한 몇 가지 전략입니다. (이 기사에서는 그레이 메일을 다루지 않지만 이메일 뉴스 레터 및 일일 거래를 관리하는 방법에 대한 기타 팁이 많이 있습니다.)

1. 그룹 이메일에서 대면 제거 요청

이메일에 의존할수록 간단한 대화를 통해 일부 문제를 가장 잘 처리한다는 사실을 잊어 버릴 수 있습니다. 이 조언은 미치거나 기술 수준이 낮을 수 있지만 매우 효과적 일 수 있습니다. 정기적 인 그룹 이메일 (예: 일일 보고서 또는 주간 프로젝트 체크인)에 속하고 더 이상 싶지 않다면 해당 이메일을 관리하거나 시작하는 사람과 대화를 나누십시오. 필요한 경우 얼굴 또는 전화를 통해 "안녕하세요."당신은 "당신은 그런 것들에 관한 그 매일의 이메일을 알고 있습니까? 제가 계속 있어야합니까? 메시지를 계속 받고 있지만 실제로는 저와 제 업무에 직접적인 관련이 없습니다. 당신은 나를 제거 할 수 있습니까?"

이 상황에서 할 수있는 최악의 일은 "구독 취소"라는 메시지로 모든 사람에게 회신하는 것입니다. 무례하다. 그것은 당신이 어떤 사회적 전술이나 그물 세공이 없다는 것을 보여줍니다. 또한 자신의 이메일을 관리하는 방법을 모른다는 것을 증명합니다.

대화를 나눌 때 다시 인간이됩니다. 당신은 합리적이고 간단한 요청을 가진 유쾌한 사람입니다. 또한 메시지를 수신해야하는 이유가있는 경우, 상대방이 귀하가 현재까지 왜 포함되었는지 설명 할 것입니다.

2. 소셜 네트워크, 프로젝트 관리 도구 및 IM 활용

제 생각에는 소셜 네트워크 (Yammer 및 Podio와 같은 비즈니스 네트워크 포함)는 전자 메일보다 옵트 인 메시징을 훨씬 잘 처리합니다. 그녀의 북 클럽에 대해 욕심 많은 친구의 경우를 생각해보십시오. 주최자가 전자 우편이 아닌 Facebook에 다음 북 클럽 회의 초대를 설정했다면 정보를 얻는 것이 회원에게 덜 의무적이라고 생각 했을 것 입니다. Facebook 이벤트는 선택 사항입니다. 당신이 그들에게 다가 가서 정보를 느낄 때 정보를 소화 할 수 있습니다. 동일한 이벤트 초대가 이메일을 통해 도착하면 즉시 읽는 것이 필수라고 느낍니다 .

비즈니스 조직에서 대체 커뮤니케이션 도구를 사용하면 원치 않는 이메일을 엄청나게 줄일 수 있습니다. PCMag에서는 우리가 신속하게 의사 소통 할 대상이 있고 똑같이 빠른 응답을 원할 때 인스턴트 메시징 프로그램을 사용하는 경향이 있습니다. 우리는 Yammer를 사용하여 "먼저 대답 할 수있는 사람"에 따라 운영되는 일부 작업을 관리합니다. 프로젝트 관리 플랫폼 인 Basecamp를 사용하여 진행중인 예술 및 디자인 프로젝트에 대한 토론을 한 곳에 모았습니다.

따라서 모든 다른 도구를 마음대로 사용하고 관리직에 있으면 다른 사람도 격려하십시오. 멀티 툴 솔루션을 옹호하면 필요한 이메일을 줄이는 데 도움이됩니다.

3. 자동 정렬 또는 필터 사용

원하지 않는 전자 메일을 관리하는 가장 일반적인 솔루션은 원하지 않는 메시지를받은 편지함에 도착하기 전에 지정된 위치 (일반적으로 폴더, 때로는 휴지통)에 넣는 자동 정렬 규칙 또는 필터 (때때로 호출되는 필터)를 설정하는 것입니다.. 모든 주요 이메일 프로그램에는이 기능이 있습니다.

더 이상 원하지 않는 이메일을 찾고 구체적이고 수정 된 내용 (예: 제목 줄, 발신자 등에서 항상 동일한 키워드)을 식별 한 다음 모든 메시지를 새롭고 적절하게 분류 된 규칙으로 설정하십시오. 당신을위한 폴더.

Microsoft Outlook의 또 다른 옵션은 대화를 단순히 "음소거"하여 스레드에서 예고없이 정상적으로 "구독 취소"할 수 있다는 것입니다 (Outlook에 대한 내 팁 참조). 작업을 수행하기위한 대상이므로 나중에 라인에 연결하십시오. 즉, 스레드를 음소거하면 문제가되는 전자 메일의 동일한 제목 줄이 포함 된 모든 메시지가 Outlook에서 자동으로 "삭제 된 항목"폴더로 이동합니다.

지정된 폴더를 정기적으로 검사하는 새로운 동작에 의존하기 때문에 개인적으로 자동 정렬을 많이 사용하지 않습니다. 과거에는 정렬 을 설정할 때마다 즉시 그렇게 잊어 버렸으며 며칠 후 길가에 중요한 무언가가 포함 된 이메일 더미가 나타났습니다. 원치 않는 메시지를받을 때 오히려 삭제하고 싶습니다. 이 경로를 선택하면 정렬 된 전자 메일을 정기적으로 처리하는 데 부지런해야합니다.

4. 사람들에게 "감사"를 다시 쓰지 말라고한다

전 직장에서 동료를 처음 들었을 때 다른 동료에게 큰 소리로 말합니다. "메시지에 '감사합니다'라고 답장을 보내지 않으면 제가해야 할 일을했다는 것을 확인하는 것입니다. 이메일 시간을 절약하는 데 도움이됩니다. " 라고 생각했습니다. 말할 수 있습니까? 물론, 당신은 약간 심술 off 거릴 수 있지만, 단점은 당신이 정말로 불필요한 전자 메일 메시지를 얻지 못할 것이라는 것입니다.

당신은 또한 그것을 극도로 수동적이라고 표현할 수 있습니다. "이메일을 통해 저에게 감사를 드려도 정말 기분이 상하지 않습니다. 이미 저의 작업에 감사한다는 것을 알고 있습니다."

추가 자료

전자 메일을 지속적으로 관리하는 데 도움이되는 다른 도구로는 Sanebox (자동 정렬이 자동으로 설정 됨) 또는 iOS 용 사서함 앱 (사무실 밖에서 전자 메일을 유지하는 데 매우 도움이 됨)이 있습니다. 원치 않는 메시지를 줄이는 것보다 이메일 심사.