차례:
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모든 프로젝트 중에 커뮤니케이션 방법과 커뮤니케이션을 위해 프로젝트 관리 서비스를 사용하는시기를 아는 것이 중요합니다. 프로젝트 관리 연구소 (Project Management Institute)의 보고서에 따르면 모든 이해 관계자와 의사 소통하는 것이 프로젝트 관리 성공의 가장 중요한 요소입니다. 의사 소통이 좋지 않은 경우 프로젝트를 중단 시키거나 완전히 방해하는 다른 문제의 원인이되기도합니다.
프로젝트 관리 측면에서 명확하고 개방적이며 효과적인 의사 소통은 무엇을 의미하며 어떻게 수행합니까? 지난 주 Get Organized 열에서는 프로젝트 관리를 시작하는 방법을 살펴 보았습니다. 주요 테이크 아웃은 프로젝트 정의 (및 진행중인 작업이 아닌 프로젝트인지 확인)와 이해 관계자를 포함한 요구 사항, 범위, 결과물, 마일스톤 및 플레이어를 정의하는 것이 었습니다. 아직 읽지 않았다면이 기사를 다루기 전에 읽는 것이 좋습니다.
빈약 한 의사 소통이 프로젝트 관리에 미치는 영향
PricewaterhouseCooper의 조사에 따르면 프로젝트의 성공을 방해하는 3 가지 문제는 범위의 변화, 계획 단계에서의 예측 불량, 정의되지 않은 목표 및 목표입니다. 그러나 ProjectManager.com의 CEO 인 Jason Westland는 이러한 모든 문제를 잘못된 의사 소통에서 비롯된 문제로보고 있습니다.
Westland는 최근 프로젝트 관리 모범 사례에 대해 이야기했을 때 "프로젝트 관리자가 범위를 좁히지 않거나 플레이어가 타임 라인을 모르는 경우, 내용이 떨어지거나 전달 된 내용이 요구 사항을 충족하지 못한다"고 말했다..
웨스트 랜드는 뉴질랜드에서 자랐습니다. 그는 조국의 지형에서 양을 모으는 것과 프로젝트를 관리하는 것의 비유를 나와 공유했습니다.
어린 강아지 한 마리 만 사용하여 한 목장에서 다른 목장으로 300 마리의 양을 옮겨야하는 어린 소년을 상상해보십시오. "당신은 호루라기를 통해 당신의 개와 지속적으로 의사 소통하고 있습니다"라고 말했다. "개들은 그룹을 나누거나 그룹을 병합하기 위해 끊임없이 움직입니다." 한 소년과 몇 명의 사냥개에게는 직업이 다루기 어려워 보일 수 있지만 의사 소통이 중단되지 않고 소년이 자신의 목표를 계속 상기 시키면 할 수 있습니다.
큰 그림을보십시오
프로젝트 시작 회의 중에 프로젝트를 진행할 모든 플레이어는 최종 프로젝트 구성에 대한 명확한 설명과 함께 회의를 떠나야합니다. 다시 말해, 모든 사람은 비전뿐만 아니라 세부 사항도 기록해야합니다.
완료하는 데 1 년이 걸리는 프로젝트를 상상해보십시오. 프로젝트가 시작된 지 몇 개월이 지나서 누군가의 마음의 시력이 첫날부터 조금 변형되었을 가능성이 있습니다. 프로젝트 관리자는 모든 사람에게 최종 프로젝트에 대한 설명을 상기시켜야하며 자주 그렇게해야합니다. 이런 종류의 비전 커뮤니케이션은 정기적으로 예정된 미팅 (또는 그에 대한 자세한 설명)이나 프로젝트 클라이언트를 수시로 데려 와서 팀에게 그들이 무엇을하는지 알려주도록 할 수 있습니다.
또한 프로젝트 팀의 모든 사람은 작업 또는 일련의 작업이 다음 결과물 또는 프로젝트의 최종 설명에서 벗어날 때 의사 소통을 담당합니다. 범위 내에 있지 않은 작업이 발생하면 작업자는 발언해야하며 프로젝트 관리자는 들어야합니다. 커뮤니케이션은 양방향 거리입니다. 마찬가지로, 팀이 마감일을 지키지 않는다고 생각하면 너무 늦지 않고 프로젝트 관리자에게 위험에 처한 시점을 알려야합니다. 이런 종류의 커뮤니케이션을 듣는 프로젝트 관리자는 그에 따라 결정을 내릴 수 있습니다. 그리고 짐작 하셨겠지만 프로젝트 관리자는 변경 사항을 팀에 알리고 피드백을 요청해야합니다.
세세한 부분까지주의를 기울이십시오
프로젝트 관리자는 비전으로 자주 돌아와서 범위를 점검하는 것 외에도 모든 세부 사항에 대해 알아야합니다. 웨스트 랜드는“프로젝트 동안 프로젝트 관리자는 모든 작업과 그 작업의 상태를 완전히 인식하는 것이 중요하다”고 말했다.
프로젝트는 수천 개의 작업을 쉽게 수행 할 수 있으며, 이는 한 프로젝트 관리자가 기억해야 할 많은 정보입니다. 바로 그 이유 때문에 프로젝트 관리 서비스가 매우 중요합니다. 다양한 규모와 복잡성을 가진 팀을위한 수십 개의 시장이 있지만 Zoho 프로젝트와 팀워크 프로젝트의 두 가지 예가 있습니다.
팀이 프로젝트 관리 플랫폼을 사용하는 경우 모든 작업이 시스템에 기록되며이를보고 싶어하는 모든 사람이 볼 수 있습니다 (또는 도구에 따라 모든 사람이 볼 수 있음). 각 작업에는 양수인과 마감일이 있습니다. 일반적으로 아직 작업이 아직 다른 사람의 접시에 없는지, 현재 활성화 또는 완료되었는지를 설명하는 추가 정보가 있습니다. 일부 플랫폼은 각 작업의 완료율을 훨씬 자세하게 모니터링합니다. 따라서 프로젝트 관리자는 언제라도 작업을 체크인하여 다른 사람의 책상으로 이동하지 않고 그 사람의 어깨를 두드려 질문 할 필요없이 상태를 확인할 수 있습니다. 의사 소통의 본질을 완전히 바꾼다.
프로젝트 관리 도구는 정보를 중앙 집중화하고 모든 사람이 정보에 액세스 할 수 있도록합니다. 결국, 문서는 다른 형태의 커뮤니케이션입니다.
프로젝트 관리 플랫폼 Maestro Project Office를 만드는 Maestro Development의 이사 인 Peter Clarkson은 수천 개의 프로젝트를 관리 한 전 프로젝트 관리자입니다. "나쁜 프로젝트에 대해 많은 감사를했습니다. 구제 금융 아티스트로 알려져있었습니다."그가 말했습니다. "항상, 방법론 부족과 프로젝트 진행 상황에 대한 지식 부족: 회의, 문제, 행동을 문서화하지 않음"
Clarkson이 자신의 하루를 프로젝트 관리자로 설명 할 때 의사 소통의 중요성과 모든 의사 소통에 연결된 프로젝트 관리자가 분명해집니다. "프로젝트 관리자로서 나는 항상 자신에게 아무것도 할당하지 않았기 때문에 게으르다 고 주장했다"고 그는 말했다. "내가 한 일은 주위를 돌아 다니며 사람들과 이야기하거나, 보고서를 읽거나, 양조 및 기록중인 문제에 대해 데이터베이스를 확인했지만 아무 일도하지 않았습니다. 여러 회의에서 회의록을 읽었습니다." "실제로 간다." 그는 팀원들이 사용하고있는 프로젝트 관리 도구와 데이터베이스에 근무 시간의 3 분의 1을 쉽게 보냈다고 말했다.
회의를 계속하십시오
대부분의 프로젝트와 프로젝트 팀은 어느 정도 회의에 의존합니다. Westland의 설명에 따르면, "온라인 도구를 사용하기 전에 프로젝트 관리자는 일반적으로 모든 직원이 수행중인 작업, 완료된 작업 및 기타 결과물 또는 작업의 상태를 간단히 언급하는 주별 회의를 주최했습니다." 그러나이 모든 정보가 기록되고 공개되는 프로젝트 관리 플랫폼이 마련되어 있어도 여전히 회의가 필요합니까?
사실 맞아요. 온라인 도구를 통해 커뮤니케이션이 크게 개선되었지만 회의는 여전히 유익합니다. "여전히 스탠드 업이있는 것이 아니라 목적이 바뀌는 것뿐입니다. 주간 작업 기반의 스탠드 업 대신, 프로젝트 관리자가 비전을 재조정하고 모든 사람을 확인하는 격주 회의가 될 수 있습니다. Westland는 "어디로 가야하는지 알고 있거나 고객에게 프로젝트가 전달 된 이유에 대해 이야기하게합니다. 실행 세션보다 전략 세션이되었습니다"라고 Westland는 말했습니다.
사후 계획
의사 소통은 계획 단계 및 시작 회의뿐만 아니라 프로젝트 과정 전체에서, 그리고 완료된 후에도 모든 프로젝트의 성공을위한 열쇠입니다. 사후 회의는 팀원에게 프로젝트에서 옳고 그른 것을 전달할 수있는 마지막 기회를 제공합니다.
팀 구성원은 정직하고 피드백에 대해 개방적이어야하지만, 프로젝트 관리자는 피드백을 듣고 기록하고 다음에 유사한 프로젝트가 발생할 때이를 참조해야합니다.
프로젝트 관리 플랫폼은 프로젝트가 끝난 후에도 훌륭한 참고 자료가 될 수 있습니다. 대부분의 팀은 프로젝트의 보고서와 기록을 검토하여 문제가 발생했을 때 발생하는 상황을 더 잘 파악할 수 있습니다.
PCMag의 두 편집자 선택 프로젝트 관리 서비스를 최대한 활용하는 방법에 대한 자세한 내용은 팀워크 프로젝트에서 프로젝트 관리를 단순화하는 7 가지 방법과 비즈니스 구성을위한 5 가지 Zoho 프로젝트 기능을 참조하십시오.
