정리하기 : 업무와 개인 파일을 분리하는 방법

나와 같은 정보 근로자는 종종 주말에 업무용 이메일을 확인합니다. 또는 생산성이 가장 높은 시간이 될 때 (또는 프로젝트에서 뒤처지는 경우) 집에서 늦은 밤에 중요한 프레젠테이션을 진행할 수도 있습니다. 우리는 직장에서 또는 사무실 복사기에서 가정 보험 문서를 스캔하는 동안 개인 메시지에 응답하는 경향이 있습니다. 지식 근로자는 일반적으로 이런 종류의 유연성을 좋아하지만 작업과 개인 파일을 분리하는 방법에주의하지 않으면 자신과 데이터가 문제에 빠질 수 있습니다.

일과 삶의 회색 영역에서 위험한 행동은 민감한 데이터를 위험에 빠뜨릴 수 있습니다. 예를 들어, 많은 사람들이 여기저기서 사무실에서 개인 문서를 스캔 할 수 있지만, IT 책임자가 아닌 한, 다기능 프린터가 어디에 저장되어 있는지 모를 때 민감한 문서는 스캔하지 않을 것입니다 스캔 한 파일의 사본. 스캐너 자체의 하드 드라이브에있을 수 있으며 보안되지 않은 공유 서버에도 저장 될 수 있습니다.

또한 일과 삶의 균형을 비슷하게 유지하려면 다른 시계에있을 때 한 종류의 작업을 수행 할 때를 알려주는 신호를주는 것이 도움이됩니다. 가족 휴가로 3 일 동안 일부 이메일을 확인한다고 가정 해 보겠습니다. 긴급한 문제를 해결할 수있는 유연성과 기회가 있다는 점에 대해 감사하지만 자녀와 함께 Splash Mountain을 다시 즐기고 싶을 수도 있습니다. 개인 파일과 작업 파일을 분리하기위한 몇 가지 간단한 전략을 사용하면 개인 시간을 즐기거나 그 반대로 작업 할 때 너무 오래 일하지 않아도됩니다.

파일 분류

업무용 파일과 개인용 파일을 분리하는 주요 요령은 파일을 분류하는 것입니다. 전용 장소에 특정 물건을 보관하면 질서뿐만 아니라 확실성이 생깁니다. 실제 세계와 디지털 세계에서 모두 작동합니다. 항상 오른쪽 주머니에 열쇠를 넣고 왼쪽에 휴대 전화를두면 재킷을 찾아야합니다.

디지털 파일의 경우 원칙은 동일하지만 현실은 약간 다릅니다. 모든 작업 파일을 한 폴더에 보관하고 개인 파일을 다른 폴더에 보관할 수 있지만 동일한 서버, 컴퓨터, 앱 또는 모바일 장치에 상주합니까? 그들에게 원하십니까?

때때로 우리는 경계를 유지하기 위해 업무용 파일을 개인 파일과 분리하여 가족이나 친구들과 시간을 보내야 할 때 일에 걸리지 않거나 세금 신고를 마치고 싶지 않은 경우가 있습니다 우리는 시계에 있습니다.

수년에 걸쳐, 나는 내 작업과 개인 파일을 구획화하여 다음 조건을 충족시키는 데 도움이되는 몇 가지 전략을 개발했습니다.

• 그들은 항상 분리되어 있습니다
• 내가 어디에 있든 액세스 할 수 있지만
• 홈 모드에있을 때는 작업 파일에 액세스하고 작업 모드에있을 때는 홈 파일에 액세스하는 것이 약간 불편합니다.

다른 사물에 다른 인터페이스 사용

먼저 워드 프로세싱 문서, 스프레드 시트, 프리젠 테이션, PDF 및 이미지와 같은 디지털 문서에 대해 이야기하겠습니다.

문서를 분리하면서 액세스 할 수있는 가장 쉬운 방법은 온라인 동기화 서비스에 문서를 저장하고 다양한 유형의 정보에 다른 서비스를 사용하는 것입니다. Dropbox를 사용하여 개인 파일을 저장, 백업 및 동기화하고 Google 드라이브를 사용하여 업무를 수행합니다. 이 두 가지 서비스 외에도 PCMag의 최고의 온라인 스토리지 서비스 목록에서 읽을 수있는 옵션이 많이 있습니다. 그러나 요점은 파일을 두 개의 다른 서비스로 분리하여 시작하는 것입니다.

내가 좋아하는 스토리지 서비스를 선택하고 두 개의 다른 서비스를 사용하는 대신 두 개의 다른 계정을 생성하지 않는 이유는 무엇입니까? 다른 인터페이스를 사용하면 업무 파일과 개인 파일간에 필요한 경계를 유지하는 데 도움이됩니다.

Google 드라이브 웹 인터페이스를 보면 작동하는 것 같습니다. 휴가 중일 때 Google 드라이브를 응시할 경우 종소리가 울리면서 수영장 옆에 앉아있을 때 일을하고 있다는 것을 상기시켜줍니다. 그러나 주말에 Dropbox 주변에서 도구를 사용하여 개인 사진을 정리하는 경우, 두뇌가 동일한 "작업 중"신호를 제공하지 않습니다. 시간이 지남에 따라 각 인터페이스와 해당 인터페이스에서 수행하는 작업간에 강력한 연관성을 개발했습니다. 저에게는 본사에서 일하기 때문에 명확한 일과 삶의 경계를 갖는 것이 더 중요합니다. 사무실 건물에서 풀 타임으로 일할 때도 같은 전략에 비슷한 전략을 사용했습니다.

OS 및 테마에서 시각적 단서 만들기

웹 애플리케이션을 사용하지 않는 한 운영 체제와 긴밀하게 통합되는 스토리지 서비스와 같은 일부 스토리지 서비스는 전혀 보이지 않습니다. 반드시 고유 한 인터페이스가있는 것은 아닙니다. 인식하지 않고도 구획화 할 수있는 또 다른 방법은 직장과 집에서 다른 운영 체제를 사용하는 것입니다. 사무실에 Windows 컴퓨터가 있고 집에 Mac이있는 경우 집에서 Mac으로 사무실 작업을 수행 할 때 이미 동일한 인식을 경험할 수 있습니다.

또 다른 문제는 직장 생활과 개인 생활에서 같은 도구를 사용한다는 점입니다. 두 가지 다른 도구 또는 인터페이스를 선택하고 싶지 않습니다. 둘 다에 가장 좋아하는 것을 사용하고 싶습니다. 예를 들어, 내 친구 중 일부는 개인 커뮤니케이션에 Slack을 사용하고 직장에서도 Slack을 사용합니다. 이 상황에서는 두 슬랙 계정의 테마 (예: 색 구성표)를 물리적으로 다르게 보이도록 변경하는 것이 좋습니다. 하나의 색 구성표를 업무용으로, 다른 색 구성표를 개인용 개인 채터와 빠르게 연결합니다.

브라우저로 분류

작업을 구획화하고 작업 유형을 상기시키는 시각적 단서를 만드는 또 다른 옵션은 직장에서 한 종류의 브라우저와 집에서 다른 종류의 브라우저를 고수하는 것입니다. 시각적 단서가 더 미묘 할 수 있지만 여전히 업무용 Chrome과 개인용 Firefox를 시작하는 습관을 들이게됩니다.

웹 기록을 별도로 유지하기 위해 두 개의 별도 브라우저를 사용하는 것이 좋습니다. 예를 들어, 회사 파일에 민감한 회사 정보가 포함되어 있기 때문에 작업 파일에 대한 브라우저 캐시를 지우는 데 더주의를 기울일 수 있지만 실제로는 개인 웹 기록을 유지하여 며칠 전에 방문한 사이트를 신속하게 조회 할 수 있습니다 반대로).

이메일 클라이언트 앱을 활용하십시오

휴대 전화에는 직장이나 집에서 Gmail을 사용하는 것과 같은 이메일 서비스를 사용하더라도 업무용 이메일과 개인용 이메일을 분리하는 쉬운 방법이 있습니다. 해결책: 다른 이메일 클라이언트를 사용하십시오.

Gmail에는 독립형 앱이 있지만 Gmail에 액세스하기 위해 사용하는 앱으로 반드시 선택할 필요는 없습니다. iPhone에서는 주식 메일 앱을 사용할 수 있습니다. 또는 모든 유형의 전화에 Boxer 또는 Inboxcube와 같이 Gmail과 호환되는 타사 이메일 클라이언트 앱을 설치할 수 있습니다.

업무용 이메일과 개인 이메일에 별도의 앱을 사용하고 싶습니다. 두 개의 서로 다른 인터페이스를 사용하는 것과 동일한 이점이 있습니다. 또한 직장에 빠지지 않으려 고 할 때 개인 이메일을 더 쉽게 액세스 할 수 있도록 유지하면서 직장 이메일을 종료하고 닫을 수 있습니다.

하나의 전자 메일 클라이언트 응용 프로그램을 정말 좋아하고 업무용 전자 메일과 개인 전자 메일 모두에 사용하려는 경우가 있습니다. 많은 앱을 사용하면 여러 계정을 인증하고 마음대로 전환 할 수 있습니다. 그러나 실제로는 원하지 않는 사용 편의성을 제공합니다. 두 개의 서로 다른 인터페이스를 사용하면 이점을 얻지 못하고 현재 유혹을 줄이려는 계정으로 앱을 종료 할 수 없습니다. 어쩌면 자신의 심리학을 위해 기술이 약간 덜 사용하기를 원할 수도 있습니다.

더 나은 작업 수명 균형을 위해 구획화

업무와 개인 생활 사이에 명확한 경계가 필요한 경우 데이터를 여러 앱, 서비스, 운영 체제 및 브라우저로 구분하면 엄청난 도움이됩니다.

파일에 액세스 할 수있는 두 개의 서로 다른 가상 공간이 있으면 단서, 연관 및 진입 장벽이 생겨 업무 외 시간 동안 작업을 최소화하거나 개인 집안일을 수행하는 동시에 작업을 수행 할 때 작업을 계속 수행 할 수 있습니다. 필요한.