정리하기 : 뉴스 레터 및 일일 거래 이메일을 관리하는 방법

즐겨 찾는 상점의 계산원은 전자 메일 주소와 함께 향후 10 % 할인 및 독점 할인 혜택을 제공합니다. 당신의 친구는 당신에게 맞는 거래가 발생하면 돈을 저축하는 데 도움이되는 매일 거래 뉴스 레터를 추천합니다. 하루에 어휘 이메일을 받도록 등록했습니다. 업무 시간이 느린 아침에만 읽을 수 있습니다. 이 모든 메시지는 그레이 메일, 간청 된 메일로 가끔 읽고 싶을 수도 있지만 결코 중요하지는 않습니다. 그레이 메일은 스팸과는 달리 스팸 메일은 요청하지 않은 반면, 그레이 메일은 스팸과 다릅니다. 우리 중 많은 사람들이 그레이 메일을 탐색하지만, 특히 너무 오래 점검하지 않으면 혼란의 주요 원인이 될 수 있습니다.

받은 편지함을 확인하기 위해 그레이 메일을 관리하기위한 몇 가지 솔루션이 있습니다.

'정크 메일'계정 만들기

그레이 메일 관리를위한이 책에서 가장 오래된 솔루션 중 하나는 마케팅 메시지, listservs, 쿠폰 및 기타 중요하지 않은 이메일을 독점적으로 사용하는 무료 웹 메일 계정을 만드는 것입니다.

Hotmail과 Outlook.com (Outlook의 데스크톱 앱과 혼동하지 말 것)에는 그레이 메일 관리를위한 몇 가지 기본 제공 도구가 있기 때문에 몇 년 동안이 목적으로 Hotmail 계정을 사용해 왔습니다. 아래에서 더 자세히 설명합니다. 받은 편지함 자체가 이미 하나의 거대한 필터이므로 그레이 메일을 위해 하나의 이메일 계정을 전적으로 메일로 예약하는 경우 이러한 도구를 사용할 필요가 없습니다. 어쨌든 약 10 년 전에 기능을 사용하기 전에 계정을 설정했습니다.

나는 보통 하루에 한 번 계정에 로그인하지만 그렇지 않을 때는 두 번 생각하지 않습니다. 또한이 계정에는 중요한 메시지가 없기 때문에 중요한 메시지가 그레이 메일에 묻힐 염려가 없습니다. 그레이 메일 전용으로 예약되어 있습니다. Outlook.com의 새로운 기능을 사용하면 그레이 메일 또는 기타 통신이 제한되어 있고 사람들이 다시 연락하는 것을 원하지 않는 (예를 들어 게시하지 않기 위해) 일회용 전자 메일 주소를 만들 수 있습니다. 크레이그리스트).

규칙, 필터 및 폴더 사용

거의 모든 이메일 프로그램을 사용하면 규칙이나 필터를 만들어 메시지를 다른 폴더로 자동 정렬하여 개별적으로 관리 할 수 ​​있습니다. 예를 들어, "주소가 'nypl.org'로 끝나는 발신자가 보낸 전자 메일 인 경우 수신시 '라이브러리 알림'이라는 폴더로 메시지를 자동으로 이동합니다.

그레이 메일 용 Hotmail 및 Outlook.com의 특수 기능에 대해 계속 진행하기 전에 다른 두 가지 주요 무료 웹 메일 프로그램 인 Yahoo! 메일 및 Gmail.

Yahoo!에 필터를 추가하는 방법 우편

야후! 위에 표시된 메일에서 메시지 상자 (또는 둘 이상)를 선택한 다음 작업 및 이와 같은 전자 메일 필터링을 선택합니다. 팝업 상자를 통해 유사한 메시지를 필터링하고 정렬하는 방법에 대한 규칙을 작성할 수 있습니다.

당신이 원하는대로 폴더를 만들 수 있습니다. 아이디어에 대한 마지막 제안 목록을 참조하십시오.

Gmail에 필터를 추가하는 방법

이 과정은 Gmail과 매우 유사합니다.

필터링하려는 메시지 왼쪽의 확인란을 선택한 다음 더보기를 선택한 다음 "이와 같은 메시지 필터링"을 선택하십시오. 그런 다음 보낸 사람에 대한 정보, "받는 사람"이름 또는 제목 줄에있는 것과 같은 첫 번째 규칙 집합을 필터에 적용 할 수 있습니다. "필터 만들기"를 클릭하면 규칙의 다음 단계 인 기준에 맞는 메시지로 수행 할 작업 (예: 읽은 것으로 표시, 삭제, 전달… 등)을 적용 할 수 있습니다.

참고: 필자의 경험에 따르면 Gmail에서 규칙을 사용하는 것이 항상 매끄러운 것은 아닙니다 (가장 최근에는 Windows에서 Chrome 사용). 링크와 버튼이 항상 작동하지는 않습니다. 로그 아웃했다가 다시 로그인하면 응답이없는 것으로 보입니다.

Yahoo!에서 하나의 추가 Gmail 옵션을 찾을 수 없습니다. Mail을 사용하면 메시지에 자동으로 별표를 표시하여 중요한 것으로 표시 할 수 있습니다. 야후! 중요한 메일을 표시하는 방법도 있지만 필터를 사용하지 않고 수동으로 만 수행 할 수 있습니다.

Hotmail / Outlook.com에 필터를 추가하는 방법

Hotmail 및 Outlook에는 그레이 메일 관리를위한 기능이 더 많이 포함되어 있습니다. 지금까지 사용한 예제는 표면을 훑어 보았습니다. Hotmail 또는 Outlook.com을 사용하지 않는 한 규칙은 매우 복잡 할 수 있으며 규칙을 올바르게 사용하고 원하는대로 작동하는지 테스트 할 수 있습니다.

언급했듯이 Microsoft의 웹 메일 앱에는 사람들이받은 편지함에 적용하려는 가장 일반적인 필터 중 일부를 수행하는 기성품 규칙이 있습니다. 대부분의 자동화는 카테고리를 통해 관리됩니다. 예를 들어 여러 메시지를 "뉴스 레터"로 분류 한 다음 모든 뉴스 레터에 발생하는 규칙을 설정할 수 있습니다. 범주가 있으면 나중에 규칙을 훨씬 쉽게 변경하고 유사한 메시지에 적용 할 수 있습니다.

Outlook.com 및 Hotmail의 또 다른 환상적인 기능은 Microsoft가 그레이 메일이라고 알고있는 모든 메시지 끝에 나타나는 구독 취소 및 일정 정리 옵션입니다.

수신 거부 링크는 발신자가 제공 한 수신 거부 지시와 무관하며, 원치 않는 메시지를 매우 쉽게 제거 할 수 있으므로 관리하는 것이 바람직합니다. 수신 거부 버튼을 사용하면 동일한 발신자에서 모든 이전 이메일을 삭제할 수있는 옵션도 제공됩니다.

두 번째 옵션 인 일정 정리는 시간이 지남에 따라 쌓일 수있는 동일한 보낸 사람으로부터 메시지를 덤프하는 몇 가지 옵션을 제공합니다. 선호하는 선택은 보낸 사람의 최신 메시지 만 유지하는 것이며, 그렇게하면 동일한 효과에 대한 규칙이 만들어집니다. 이 발신자에게서 새 메시지가 도착하면받은 편지함에서 이전 메시지가 삭제됩니다.

가장 최근 전자 메일 만 관련이있는 일일 거래 전자 메일과 같은 기능에 대해이 기능의 이점을 이미 알고있을 것입니다.

폴더에 대한 아이디어

그레이 메일을 관리 할 때는 다른 메일보다 읽기 쉬운 메일 유형 (또는 "스캔"이 올바른 단어)에 대해 쉽게 알아볼 수있는 이름을 가진 몇 개의 폴더를 만드는 것이 좋습니다. 몇 가지 아이디어는 다음과 같습니다.

• 블로그 업데이트
• 확인 이메일 (자동 결제 알림 등)
• 이벤트 공지 (이벤트 장소 추적, 음악가 업데이트 등)
• 페이스 북 태그 / 메시지 알림
• Google 뉴스 알리미
• LinkedIn 알림 / 작업 업데이트
• 뉴스 레터-개인 (취미 및 관심 분야)
• 뉴스 레터-전문 (커리어 개발 용)
• 영수증
• 배송 확인 / 추적
• 예정된 다운 타임 알림
• 여행
• 트위터 알림

반면에 모든 Facebook 태그 알림을 보는 것이 중요하다면 이러한 메시지를 필터링하지 마십시오! 받은 편지함으로 연결되도록 설정하십시오.

받은 편지함이받은 편지함처럼 작동하도록 유지

그레이 메일 관리의 기본 개념은받은 메시지가받은 편지함에 도착하자마자보고 싶은 메시지와 분리되도록하는 것입니다. 이렇게하면 나머지 시간 동안 생산적이고 효율적으로 작업 할 수있는 능력을 방해하지 않으면 서 즐겨 찾는 블로그, 웹 사이트, 뉴스 소스, 소셜 네트워크 등의 업데이트를 즐겁게 읽을 수 있습니다.

받은 편지함을 순서대로 유지하는 다른 방법은 전자 메일 관리를위한 11 가지 팁, "받은 편지함이 할 일 목록이 아닌 5 가지 이유"및 "전자 메일 과부하를 피하는 방법"을 참조하십시오.