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내가 직장에서 사용하는 가장 간단한 조직 트릭 중 하나는 내 자신의 진행 상황에 대한 개인 스프레드 시트를 유지하는 것입니다. 아무도 내가 그것을 요구하지 않습니다. 아무도 내 스프레드 시트를 보도록 요구하지 않습니다. 나는 그것들을 전적으로 자신의 목적으로 유지하고, 효율적으로 일하고 내가 성취 한 것을 빨리 볼 수 있도록합니다.
이번 버전의 Get Organized에서는 현재 보관하고있는 스프레드 시트 중 몇 가지를 공유하고 그들이하는 일을 설명하겠습니다. 스프레드 시트의 내용이 특히 내 작업과 관련되어 있지만 많은 원칙이 보편적이며 다른 종류의 작업에 적용 할 수 있습니다.
아이디어 저장 및 예약
Get Organized 열은 주 단위이므로 1 년 동안 실제로 사용할 52 개의 아이디어가 필요합니다. 즉, 궁극적으로 거부 할 50 ~ 100 개의 아이디어가 더 필요할 것입니다. 정말 좋은 아이디어를 찾기 위해 엄청난 양의 아이디어를 생성합니다.
이를 위해, 나는 예정된 모든 출판 날짜와 함께 맨 아래에 지속적인 아이디어 목록과 맨 위에 그리드가있는 매우 기초적인 스프레드 시트를 유지합니다. 스프레드 시트는 몇 주 및 몇 달에 걸쳐 주제를 계획하는 방법에 대해 광범위하게 생각하는 데 도움이됩니다. 미래 기사의 순서를 쉽게 변경하여 너무 비슷한 주제 사이에 더 많은 시간을 두거나 논리적으로 관련된 주제를 모을 수 있습니다.
이 특정 스프레드 시트는 Google 드라이브에 있습니다. 그 서비스는 실제로 어느 곳에서나 이용할 수 있기 때문입니다. 사무실을 떠나있을 때 아이디어가 있으면 주저없이 로그인하여 추가 할 수 있습니다.
작업이 완료되면이 스프레드 시트로 자주 돌아가서 작업을 기록하기 때문에 정기적으로 브레인 스토밍 한 아이디어를 살펴 봅니다. 많은 사람들이 자신의 아이디어에 대한 메모를 작성하지만 다시는 언급하지 않습니다. 이 시스템을 사용하면 적어도 일주일에 한 번 내 아이디어 목록에 직면하게됩니다.
프로젝트 진행 상황 로깅
PCMag에서 일하는 대부분의 부분은 소프트웨어 제품 및 피트니스 가제트를 테스트하고 제품 리뷰를 작성하는 것이므로 해당 작업 전용의 다른 스프레드 시트가 있습니다.
(위 이미지에서 소량의 희미한 내용에 대해 사과드립니다.)
위 이미지에서 볼 수있는 열을 빠르게 설명하겠습니다. ID라고하는 열 1은 게시 된 제품 검토의 기사 ID입니다. 열 B는 제품 이름입니다. 열 C, 상태는 "발표 12-Apr-13"이 기사가 2013 년 4 월 12 일에 게시되었음을 의미하도록 검토 상태를 유지합니다. 열 D부터 I까지는 제품 검토 전에 완료해야하는 작업과 관련된 확인란입니다. 편집 및 게시 프로세스를 진행할 수 있습니다.
기준 (컬럼 DI)에는 데이터베이스에 제품 로깅 ("QB"), 제품 사양을 설명하는 양식 제출 ("사양"), 제품 이미지 업로드 ("이미지") 및 추가 슬라이드 쇼 작성이 포함됩니다. 이미지 ("슬라이드 쇼"). 각 제품에는 1-5 점 ("등급")의 점수가 필요하며, 일반적으로 제품에 PCMag Editors 'Choice가 적합한 지 여부를 나타내는 "Notes"에 열을 하나 더 추가했습니다.
스프레드 시트는 실제로 일련의 확인란입니다. 필요한 모든 선구자 작업을 수행했는지 한눈에 확인할 수 있습니다. 그러나 다른 이점도 있습니다.
향후 Get Organized 열에 대한 브레인 스토밍 아이디어를 기록하는 것과 마찬가지로 검토에 관심이있을 수있는 리뷰 스프레드 시트 제품의 맨 아래에도 기록합니다. 따라서 나는 항상 신선한 아이디어의 실행 목록을 가지고 있습니다.
또한 검토 한 제품에 대해 게시 날짜 나 고유 한 기사 ID를 찾아야하는 경우에도 매우 빠른 참조 자료로 사용됩니다 (보통 자주 수행). 물론, 우리는 그 정보를 찾기 위해 사무실에 다른 시스템을 가지고 있지만, 일반적으로 필요에 맞게 사용자 정의했기 때문에이 스프레드 시트에서 정보를 가져 오는 것이 더 빠릅니다.
변경된 사항 추적
내가 공유하고 싶은 마지막 스프레드 시트는 내가 쓴 특정 기사를 추적하기 위해 사용하는 스프레드 시트입니다: 100 최고의 iPhone 앱. 콘텐츠를 자주 업데이트하기 때문에 기사를 관리하려면 복잡한 조직이 필요합니다. 다시 말해, 몇 주마다 100 개의 최고의 앱 중 일부가 새로운 것입니다. 나는 6 개월 전에 내가 말한 것과 비교하여 오늘 내가 가장 훌륭하다고 말한 앱에주의를 기울여야합니다.
내 방법은 매우 간단합니다. 100 최고의 목록에 올라 가면서 각 앱을 Excel에 기록합니다. 기사에 추가 된 날짜 또는 텍스트를 마지막으로 업데이트 한 날짜를 기록합니다. 앱이 여전히 좋지만 마지막으로 작성한 이후로 크게 업데이트 된 앱인 경우입니다. 또한 이전에 목록에 있었지만 이후 자리를 잃은 앱의 실행 목록을 유지합니다.
이 스프레드 시트는 Excel에서 자동으로 계산하기 때문에 100 개의 앱에 도달했는지 확인하는 데 도움이됩니다. 또한 페이지 나누기를 나타내는 테두리를 추가하여 앱을 다른 페이지로 그룹화하는 데 사용합니다. 또한 색상 코딩을 통해 목록에 새로운 앱 (노란색)을 표시 할 수 있습니다. 이는 게시 프로세스 중 플래그로 다른 섹션보다 해당 섹션을 더 자세히 확인해야합니다.
또한이 스프레드 시트에서 처음 설정 한 모든 열을 사용하지는 않는다는 점을 인정하겠습니다. 언젠가는 정보가 필요하지 않다는 것을 나중에 깨닫기 위해 정보가 중요하다고 생각했습니다. 이 스프레드 시트는 본인에게만 해당되므로 결과없이 보상이없는 영역을 버릴 수 있습니다. 스프레드 시트를 정리하고 사용하지 않는 섹션을 제거 할 수는 있지만 스프레드 시트를 조금 더 깔끔하게 만드는 데 투자하는 것보다 유지하고 사용하지 않는 것이 좋습니다. 점은 무엇인가? 나 외에는 아무도 본 적이 없습니다.
스프레드 시트를 사용하여 작업을 추적 할 때의 이점
간단한 스프레드 시트는 작업을 구성하는 강력한 도구가 될 수 있으며 Excel을 사용하기 위해 고민 할 필요는 없습니다. 스프레드 시트를 사용하여 작업을 추적하면 다음과 같은 이점이 있습니다.
- 이미 수행 한 작업을 확인할 수 있으므로 반복하지 않아야합니다 (또는 반복해야하는 경우 처음에 언제 어떻게 수행했는지 빠르게 확인할 수 있으므로 이전 작업을 활용할 수 있습니다)
- 아이디어를 기록하고 정기적으로 검토 할 수있는 전용 장소
- 자신이 달성 한 것에 대한 증거가 필요할 경우 작업 기록 유지
- 전적으로 귀하의 요구에 맞춰진 정보 검색 시스템을 만들어서 자신의 업무를보다 쉽게 만듭니다.
