정리하기 : 이메일 템플릿을 설정하는 방법

내용

• 정리하기: 이메일 템플릿을 설정하는 방법
• Gmail에서 이메일 템플릿 사용

직장과 개인 생활 모두에서 많은 사람들이 본질적으로 동일한 이메일을 계속해서 또 다시 보냅니다. "주간 판매량은 다음과 같습니다…"또는 "허니, 임대료를 그 전에 또는 그 이전에 우송해야합니다…"와 같은 문구가 표시 될 수 있습니다.

합리적으로 조직되고 효율적인 사람이라면 정기적으로 보낸 전자 메일을 보낼 때마다 이전 전자 메일을 복사하여 새 메시지에 붙여 넣을 수 있습니다. 나쁜 방법은 아니지만 오류가 발생할 수 있습니다. 제목, 날짜, 재무 수치, 데이터 포인트 등을 업데이트하는 것을 잊어 버릴 수 있습니다.

미디어 및 출판 분야에서 처음 경력을 쌓았을 때 필자는 필자가 파일에 표시 한 변경 사항을 입력 한 형식 결정자와 함께 일하는 일부 학술 저널의 편집인이었습니다. 조판자를 위해 기사를 표시하는 방법에서 내가 배운 가장 중요한 규칙은 다음과 같습니다. 키 입력 횟수가 적을수록 오류가 발생할 가능성이 줄어 듭니다. 다시 말해서, 내 임무는 오타를 수정하고 저자의 변경 사항을 페이지에 표시하는 동시에 조판자가 입력해야하는 양을 최소화하는 것이 었습니다.

같은 줄을 따라 오래된 이메일을 재사용 할 때 제목 줄 삭제 및 업데이트, 주요 정보 변경 등과 같은 불필요한 키 입력을 많이 입력해야합니다.

더 나은 시스템은 "이메일 템플릿"(Microsoft Outlook의 용어) 또는 "canned response"(Google의 용어)를보다 효율적으로 반복해서 재사용 할 수있는 이메일을 설정하는 것입니다.

로드 중…

전자 메일 템플릿은 정확히 예상 한대로, 업데이트 된 정보가 표시되는 빈 공간이있는 전자 메일의 개요입니다. 업데이트 할 여러 데이터 또는 데이터 대신 빈 공간을 제공하면 키 입력 횟수가 줄어들어 발생할 수있는 오류 수가 줄어 듭니다. 지난 주 보고서 번호는 실수로 전송되지 않습니다. 최악의 상황은 무언가를 비워 두는 것입니다.이 경우 수신자는 즉시 누락 된 데이터를 확인하고 요청합니다. 그러나 잘못된 정보를 보내면 수신자가이를 알지 못할 수 있습니다.

가장 많이 사용되는 두 가지 전자 메일 프로그램 인 Outlook 및 Gmail에서 전자 메일 템플릿을 설정하는 방법은 다음과 같습니다.

Outlook에서 전자 메일 템플릿을 설정하는 방법

Outlook에서는 이러한 종류의 정기적으로 전송되는 메시지를 "이메일 템플릿"이라고합니다. 이 기능은 Outlook의 데스크톱 프로그램에서 사용할 수 있지만 Outlook.com에서는 사용할 수 없습니다.

Outlook 2007에서 . 새 이메일 메시지를 시작하십시오. 이메일 본문과 제목 줄에 재사용해야 할 정보를 많이 입력하십시오. 메시지를 보낼 때마다 새 정보를 입력 할 때마다 명확하고 눈에 띄는 빈 공간을 두십시오. 예를 들면 다음과 같습니다.

	제목:		주 결말에 대한 주간 페이지 뷰 보고서
	몸:		웹 사이트에 대한 주간 페이지 뷰 보고서는 다음과 같습니다. 데이트: 페이지 뷰: 모두 감사합니다! 궁금한 점이 있으면 알려주세요.

메시지 상자의 왼쪽 상단에서 파일> 다른 이름으로 저장으로 이동하십시오.

나타나는 대화 상자에서 파일 형식을 Outlook 템플릿 (*.oft)으로 변경해야합니다. 그런 다음 원하는대로 템플릿 이름을 지정할 수 있습니다.

템플릿을 사용하여 새 메시지를 작성할 준비가되면 템플릿에 도착하는 프로세스는 실제로 약간 비효율적입니다.

새로 만들기> 양식 선택으로 이동하십시오.

상단 드롭 다운 선택 상자에서 파일 시스템의 사용자 템플릿을 선택합니다. 저장 한 모든 템플릿이 있어야합니다. 원하는 것을 선택하면 새 이메일 메시지로 열리 며 적절하게 업데이트 할 수 있습니다.

Microsoft Outlook 2010에서 . 새 이메일 메시지를 시작하십시오. 이메일 본문과 제목 줄에 재사용해야 할 정보를 많이 입력하십시오. 메시지를 보낼 때마다 새 정보를 입력 할 때마다 명확하고 눈에 띄는 빈 공간을 두십시오. (위의 샘플을 참조하십시오.)

템플릿 디자인을 마치면 파일 탭으로 이동하여 다른 이름으로 저장을 선택하십시오.

나타나는 대화 상자에서 파일 형식을 Outlook 템플릿 (*.oft)으로 변경해야합니다. 그런 다음 원하는대로 템플릿 이름을 지정할 수 있습니다. 저장을 누르십시오.

템플릿을 사용할 준비가되면 새 항목> 추가 항목> 양식 선택으로 이동하십시오.

상단 드롭 다운 선택 상자에서 파일 시스템의 사용자 템플릿을 선택합니다. 저장 한 모든 템플릿이 있어야합니다. 원하는 것을 선택하면 새 이메일 메시지로 열리 며 적절하게 업데이트 할 수 있습니다.

배포 목록 . 전자 메일 템플릿을 메일 그룹과 페어링하여 한 번에 여러 사람에게 메시지를 보낼 수 있습니다.

Outlook의 연락처 섹션으로 이동하십시오. 새로 작성> 메일 그룹을 선택하십시오.

회사 또는 회사 이메일을 사용하는 경우 새로 추가라는 기능을 사용하는 대신 회원 선택을하는 것이 가장 좋습니다. 선택 회원은 아마도 귀하의 비즈니스 이메일 시스템에서 사용 가능한 사용자 목록을 표시 할 것입니다. 반면에, 새로 추가를 사용하면 이메일 주소를 수동으로 입력 할 수 있습니다.