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전자 메일에서 생산성을 높이는 가장 좋은 방법은 메시지 내용을 전혀 보내지 않는 것입니다 (특히 내용이 잘못되었거나 잘못 고려 된 경우). 수년간 옵트 인 Gmail 사용자 그룹에서 전송 취소 버튼을 테스트 한 후 Google은이 사랑받는 기능을 모든 사람이 사용할 수있게했습니다. 보내기 취소는 전자 메일 보내기를 취소 할 수있는 최대 30 초의 안전 장치입니다. 헐떡 거리고 발을 입에서 빼내고 메시지가 하루의 빛을 절대로 보지 않도록 충분한 시간입니다. 모든 사람이 Microsoft Outlook에 메시지를 불러 오거나, 메시지 보내기를 지연시키는 등 여러 가지 설정 및 옵션이 있다는 사실을 알고있는 것은 아닙니다. 아마도 이해하기 쉽지 않기 때문일 것입니다. Gmail Undo Send (Gmail 실행 취소) 버튼과 유사한 옵션이 있지만 찾기 나 사용이 직관적이지 않습니다. 작동 방식 및 설정 방법은 다음과 같습니다.
전송 취소 실행 방법
보내기가 Outlook에서 작동하는 방식을 이해하려면 먼저 Gmail에서 작동 방식을 이해하면 도움이됩니다. Gmail에서 보내기 취소 버튼을 받으려면이 기능을 활성화하고 메시지 전송을 중지 할 시간을 선택해야합니다. 최대 시간은 30 초이며 권장되는 옵션입니다.
Microsoft는 일반적으로 펀치가 부족하기 때문에 2 단계 프로세스이므로 설정하는 데 더 많은 노력이 필요하다는 점을 제외하고 Outlook에서도 동일한 기능을 제공합니다.
Outlook에서 실행 취소 보내기를 설정하는 방법
내가 말했듯이 Outlook에서 Gmail의 보내기 취소 버튼과 동등한 기능을 설정하는 것은 두 단계 프로세스입니다. 먼저 모든 메시지 전송을 지연시키는 규칙을 만들어야합니다. 여기에 지침을 요약하겠습니다.
- 파일> 규칙 및 경고 관리> 새 규칙으로 이동하십시오.
- 여기에서 빈 규칙에서 시작을보십시오. "보낸 메시지에 규칙 적용"을 선택하십시오. 다른 규칙을 추가하지 마십시오 (예: 확인란을 비워 두십시오).
- 작업 목록에서 "분 단위로 배달 연기"를 선택하십시오. 배달 시간을 최대 120 분까지 지연시킬 수 있지만 너무 깁니다. 1 분을 권장하므로 "수"라고 표시된 곳에 "1"(또는 원하는 수 분)을 입력하십시오.
- 프롬프트에 따라 규칙을 저장하고 이름을 지정하고 종료하기 전에 "이 규칙 켜기"확인란을 선택하십시오.
다음 단계는 실수로 메시지 전송을 누르고 실제로 메시지를 보내기 전에 중지하려는 단계입니다.
메시지가 보낼 편지함에 있습니다. 그곳에서 1 분 지연되는 곳입니다.
아무데도 가지 않도록하는 가장 빠른 방법은 보내기 / 받기 탭 아래 오프라인 작업 단추를 누르는 것입니다. 이제 메시지를 임시 보관함 폴더로 드래그하여 더 편집하거나 메시지를 마우스 오른쪽 단추로 클릭하여 삭제할 수 있습니다.
발송 취소를 누가 사용할 수 있습니까?
불행히도 Outlook의 Undo Send 기능은 모든 사람이 사용할 수있는 것은 아닙니다. Outlook Mac 앱에는 단순히 해당 기능이 없습니다. 그러나 Windows 2016, 2013 및 2010 용 Outlook에서 사용할 수 있습니다.
앞서 Outlook에 다른 메시지 "호출"옵션이 있다고 언급했습니다. 지연 및 삭제 방법 대신 이것을 사용하는 것이 어떻습니까? 아주 좋은 답변이 몇 가지 있습니다.
첫째, 모든 Outlook 사용자에게 사용 가능한 호출 기능이있는 것은 아닙니다. Microsoft Exchange 계정으로 관리자는 옵션을 사용할 수 있어야합니다. 많은 조직이이를 생략하기로 선택했으며 방어 측면에서 매우 혼란스러운 기능입니다. 둘째, 조직 내 다른 사람에게 전송 된 메시지 만 리콜 할 수 있기 때문에 전체적으로 작동하지 않습니다. 셋째, 수신자가 이미 메시지를 연 경우 운이 나쁘다. 넷째, 수신자는 자신의 기능을 활성화하여 본질적으로 리콜이 불가능합니다.
리콜 된 메시지의 혼란스러운 비즈니스로 인해 지연 메시지 기능을 사용하도록 설정하고이를 유리하게 사용할 수 있기를 바랍니다. 더 나은 옵션이며 많은 슬픔을 줄일 수 있습니다!
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