차례:
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저의 첫 직장에서 첫날, 저를 고용 한 저널 출판 회사의 최고 편집인이 저를 벽에 고정 된 거대한 흐름도로 데려갔습니다. 그녀는 "여기서 기사가 출판에서 출판까지 어떻게 진행되고 있는지"라고 말했다. 그녀는 저의 팀과 제가 참여한 부분을 강조하면서 전체 과정을 안내해주었습니다. 협업 소프트웨어가 무료로 제공되기 전인 2001 년 이었지만, 그날 배운 교훈은이 시대의 아사나와 슬랙에서도 적용됩니다.
다시 생각해 보면, 이 작업 재킷은 Asana와 같은 오늘날의 워크 플로 소프트웨어의 선구자이자 물리적 표현이었습니다. 벽에 고정 된 워크 플로 차트는 신입 사원 및 다른 사람이 탑승 한 나를위한 훌륭한 오리엔테이션이었습니다. 그것은 조직이 한 일과 방법에 대한 명확한 그림을 주었다.
종이없는 환경을 추구하고 전자 파일 및 폴더로 이동 한 오늘날의 세계에서는 이러한 종류의 워크 플로 문서를 작성하여 최신 상태로 유지하는 것이 더 쉽습니다. 그러나 모든 비즈니스 및 취미 수준의 팀워크 프로젝트의 경우 워크 플로를 문서화하는 것이 매우 중요합니다.
문서 워크 플로가 필요한 이유
왜 워크 플로우를 문서화해야합니까? 다음을 포함하여 몇 가지 중요한 이유가 있습니다.
- 비즈니스 소유자와 관리자는 비즈니스 프로세스의 모든 단계에서 발생하는 일과 그 이유를 완전히 생각하고 이해하는 데 도움이됩니다.
- 불필요한 단계를 식별하고 프로세스를 차단할 수 있습니다.
- 비즈니스의 특정 단계에서 멀어 질 수있는 직원이나 팀원에게 자신이 존재하는 이유와 제공하는 가치를 상기시킵니다.
- 팀 구성원을 온 보딩하는 데 필수적입니다.
- 잠재적 인 동료, 고객 및 투자자에게 비즈니스 운영 방식을 설명하는 가장 좋은 방법 중 하나입니다. 과
- 이를 통해 팀은 협업 도구를보다 효과적으로 사용할 수 있습니다.
마지막으로 아사나는 이미 언급했습니다. Asana는 워크 플로 관리 도구로 스테로이드의 할 일 목록과 같습니다. 첫 출판 작업에서 사용한 작업 재킷 시스템과 매우 유사합니다. Asana를 통해 수행해야 할 작업을 추적하고 프로세스를 진행할 수 있습니다. 모든 작업에는 모든 단계 또는 하위 작업에 대한 기록이 있습니다. 한 사람이 현재 진행중인 하위 작업을 마치면 다음 단계에이를 할당하고 다음에이를 담당 할 사람이나 부서로 지시합니다.
프로젝트 관리 소프트웨어는 보드 게임과 비슷하지만 Asana는 카드 한 벌과 비슷합니다. 보드 게임을 열면 보드, 다양한 게임 조각 및 게임 방법에 대한 명확한 규칙과 같은 것이있을 수 있습니다. 연주하는 모든 사람들은 미리 정해진 규칙에 동의합니다. 규칙을 벗어날 수는 있지만, 규칙을 고수 할 때 최대한 즐길 수 있도록 게임이 설계되었습니다.
그러나 카드를 사용할 때는 게임을하는 모든 사람이 어떤 게임을 할 것인지, 어떤 규칙을 따를 지에 동의해야합니다. 마음을 뱉거나 침을 뱉을 수 있습니다. 일부 카드 게임은 Texas Hold'em과 같은 기존 규칙으로 잘 알려져 있습니다. 그런 다음 러미 (진 러미, 스트레이트 러미, 500 러미 등)와 같은 변형이있는 다른 게임이 있으며 테이블의 모든 사람들과 규칙을 해시해야합니다. 게임 방법. 또한 자신의 카드 게임을 발명 할 수있는 옵션이 있으며, 게임을하려는 모든 사람에게 가르쳐야하는 고유 한 규칙이 있습니다.
내가 말했듯이 Asana (및 다른 많은 공동 작업 도구; 잠시 후에 더 많은 예를 드리겠습니다)는 카드 한 벌과 같습니다. 따라서 아사나를 작동 시키려면 모든 사람이 게임 방법, 규칙, 목표, 게임 종료 방법을 알아야합니다.
칸반은 어떻습니까?
칸반 보드는 한 벌의 카드와 같은 협업 도구의 또 다른 예입니다. Trello는 온라인 칸반 도구의 한 예입니다. 소프트웨어 개발 및 프로그래밍 팀은 종종 칸반을 매우 지정된 미리 정해진 방식으로 사용합니다 (텍사스 홀덤 연주와 같은). 개인용으로 칸반을 사용하는 사람들은 원하는 규칙을 만들 수 있습니다.
문서화 된 워크 플로가있는 경우 해당 워크 플로를 Asana에 쉽게 매핑 할 수 있습니다. 문서화 된 워크 플로가있을 때 Asana를 사용하기가 훨씬 쉽습니다. 이는 전체 비즈니스 또는 팀 프로세스를 위에서 아래로 이미 생각했음을 의미하기 때문입니다. Asana를 채택하면 어떤 일이 있어도 시행 착오를 거칠 수 있지만 이전에 워크 플로를 문서화하지 않은 상태에서 수행하면 훨씬 더 지저분하고 실망 스러울 것입니다.
워크 플로우 매핑
워크 플로우 소프트웨어를 사용하면 전체 프로세스가 진행중인 경우에도 일반적으로 완료되는 것이 있습니다. 완료 할 수있는 것은 일반적으로 작업 또는 하위 작업입니다.
완성 아이디어는 프로젝트 관리 소프트웨어에서 매우 다릅니다. 정의에 따른 프로젝트는 날짜에 완료되어 제공되는 것입니다. 그러나 모든 유형의 작업이 프로젝트 인 것은 아닙니다. 제가 일했던 저널 출판사에서 기사가 인쇄되면 완성 될 것입니다. 마찬가지로 저널의 각 호는 게재 된 종료일이 있습니다. 그러나 사본 편집은 완료되지 않았습니다. 지속적인 작업이었습니다. 여전히 추적해야했습니다. 구체적인 작업 할당 (이 기사의 사본 편집)이 있었지만 사본 편집 자체에는 종료 날짜 나 결과물이 없었습니다.
워크 플로를 매핑하는 프로세스에는 명시 적으로 할당 및 추적해야하는 프로세스 또는 절차를 정확하게 식별하는 작업도 포함됩니다. 이 정밀도와 세부 수준은 매우 중요합니다.
요리법을 생각해보십시오. 레시피는 모든 단계가 묵시적이거나 이해되기 때문에 모든 단계를 나열하지는 않습니다. "계란 추가"는 이미 의미하기 때문에 요리법은 계란을 깨고 내용물을 비우고 껍질을 버린다고 말하지 않으며, 모든 단계를 나열하는 것은 불필요하게 번거로워집니다. 마찬가지로 작업 환경에서 "기사 편집"은 "제목을 확인하고, 제목을 확인하고, 기사를 편집하고, 저자에게 질문을 남깁니다."를 의미합니다.
그러나 경우에 따라 더 세밀하게 표현해야 할 수도 있습니다. 한 번 신문 헤드 라인에서 헤드 라인, 사진 캡션, 페이지 하단의 날짜 및 페이지 번호를 확인하는 경우가 종종 간과 되었기 때문에 카피 편집과는 별도의 단계를 거쳐야했습니다.
다시 말해, 어느 정도의 세부 사항이 필요한지 파악해야합니다. 너무 많은 단계가 있으며 소프트웨어를 사용하는 사람들은 절차를 무시할 것입니다. 너무 적고 중대한 실수가 발생할 수 있습니다. 올바른 결과를 얻으려면 약간의 시행 착오가 필요하지만 시작하기 전에 몇 가지 결정을 내려야합니다.
마인드 매핑
워크 플로를 매핑 할 때는 조직의 생각을 총체적으로 파악하는 데 시간이 걸립니다. 프로젝트, 사람 또는 관심 주제에 대한 조직의 사고 방식은 무엇입니까? Asana 및 기타 협업 도구와 관련이 있습니다.
여유가 좋은 예입니다. 슬랙은 푸시 알림보다는 풀 알림을 강조하는 메시징 플랫폼이므로 수신하려는 메시지를 선택하는 것이 중요합니다. 이러한 알림을 효과적으로 필터링하려면 채널에 부분적으로 의존해야합니다. 채널은 그룹과 같으며 채널을 효과적으로 만들려면 팀이 모든 것에 대해 어떻게 생각 하는지 알아야합니다. 부서 나 프로젝트 측면에서 생각하십니까? 당신은 주제 또는 고객의 관점에서 생각하십니까? 부동산 회사를 운영하는 경우 이웃, 부동산 가치 임계 값 또는 에이전트의 관점에서 생각할 수 있습니다. 채널을 만들기 전에 팀의 사고 방식을 파악하여 팀워크를 효과적으로 수행 할 수 있도록해야합니다.
공동 작업 도구에는 종종 색상 코딩, 태그 지정 및 때로는 색상 코드 태그 지정과 같은 정보를 구성하는 더 많은 방법이 포함됩니다. 앞에서 설명한 색상으로 구분 된 작업 재킷을 기억하십니까? 같은 거래. 올바르게 사용되면 색상 코딩은 정보를 즉시 명확하게 전달하는 시각적 표시기입니다. 이러한 이유로 컬러 코딩은 생산성을 향상시킵니다. 먼저 무언가를 왜 색상으로 코딩해야하는지에 대한 팀의 사고 방식을 이해하고 있다면 협업 도구에서 색상 코딩을 사용하는 것이 좋습니다. 어떤 정보가 즉각적이고 말없이 전달되어야합니까? 해당 질문에 대답하려면 팀의 사고 방식을 이해해야합니다.
문화를 포함하여
워크 플로우를 협업 도구에 맵핑하기 전에 워크 플로우를 문서화하는 것이 중요하며, 사고 방식을 이해하고 맵핑하는 것만 큼 중요합니다. 마지막 작품은 문화입니다.
협업 도구는 회사 문화를 반영하며 그 반대도 마찬가지입니다. 전문성, 형식 수준 및 주제를 벗어난 것이 적절하고 부적절한 곳에 관한 일반적인 참여 규칙을 수립하는 것이 매우 중요합니다.
직원 또는 팀원의 관점에서 협업 도구는 종종 증기를 날리는 장소로 사용됩니다. 내 경험상 사람들은 협업 도구가 전용 공간을 제공하는지 여부에 관계없이 불만을 제기 할 것입니다. 일부 조직은 개방 토론과 일에 대한 격렬한 토론을 소중히 여기는 반면 다른 조직은 산만하고 잠재적으로 위험한 것으로 간주합니다.
공동 작업 도구만으로는 사람들이 적절한 장소에서 환기 및 반대 할 것인지 여부를 지시 할 수 없습니다. 회사 문화에서 비롯되어야합니다. 리더십 위치에있는 사람들은 팀 구성원이 업무의 맥락 내에서 또는 외부에서 불만과 주장에 대해 이야기하기를 원하는지 명확히해야합니다. 문제가있을 때 누가 알아야합니까? 팀원이 우려 사항이나 불만을 표현하기 전에 익명 성을 원합니까? 카타르시스에 대한 불만이 있거나 작업 및 워크 플로우와 관련된 잠재적 문제를 강조하고 있습니까? 어쨌든 일어날 것이라면, 그것이 일어나지 않는 척하기보다는 그것을 고려하여 결정하는 것이 좋습니다.
추가 자료
매핑 워크 플로를보다 쉽게 만드는 또 다른 리소스는 마인드 매핑 소프트웨어입니다. 마인드 맵이 프로젝트 관리를 어지럽히는 방법에 대한 다음 팁을 참조하십시오. 초기에 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하는 경우 시작하기위한이 네 가지 팁이 도움이 될 것입니다. 그리고 Asana를 자세히 살펴보면 Asana 사용에 대한 팁을 읽는 데 도움이됩니다.
