정리하기 : 더 많은 이메일로 이메일 싸움 중지

이메일 과부하는 직장에서 큰 생산성 문제입니다. 이메일에 대해 불평하는 사람들을 항상 만납니다. 이메일이 압도적이라고 말하면서받은 편지함에 새 메시지가 모두 들어 오기를 바랍니다.

그러나이 같은 사람들 중 다수는 문제를 악화시키는 방식으로 전자 메일을 수정합니다. 내가 보는 것은 더 많은 전자 메일로 전자 메일을 싸우려고 시도하는 사람들이며, 더 많은 전자 메일을 생성합니다. 그들은 이메일 불행에 빠져 있기 때문에 일반적으로 무슨 일이 일어나고 있는지 명확하게 볼 수 없기 때문에 그들이 더 악화되고 있다는 것을 전혀 모릅니다.

사람들이 이메일 과부하를 처리하려고 시도하는 동안 몇 가지 방법을 알아 차 렸습니다.

받은 편지함을 할 일 목록으로 사용하지 마십시오

이메일 문제를 악화시키는 사람들의 첫 번째 예는 할 일 목록 작성기 입니다. 할 일 목록 작성기는 메시지에 작업이 포함되어 있거나 할당 된 작업의 메모리를 트리거 할 때받은 편지함에 이메일을 남깁니다. 즉, 받은 편지함을 할 일 목록으로 사용합니다.

사람들이 일반적으로 이메일을 통해 작업을 할당하는 방법에 대해 생각하십시오. 제목에 명확하게 언급 된 과제는 거의 없습니다. 수신자는 작업의 세부 사항을 알기 위해 이메일을 열고 읽어야합니다. 그러나 메시지에 최종 기한 또는 작업에 대한 기타 세부 사항과 같이 수신자가 필요로하는 모든 정보가 없을 가능성이 높습니다. 메시지를주고 받으면 작업이 명확 해지며 매번 새로운 전자 메일이 만들어집니다. 요컨대, 이메일받은 편지함은 할 일 목록이 매우 열악합니다.

또 다른 문제는 할 일 목록 작성기가 수신 메일을 지속적으로 점검하여 메일에 작업이 포함되어 있는지 확인해야하며 그렇지 않은 경우 메일을 즉시 제거해야한다는 것입니다. 할 일 목록 작성기는 끊임없이 제초를하게됩니다.

더 나쁘고해야 할 일 목록 작성기는 일상 업무를 위해받은 편지함을 확인하는 데 익숙해 져 종종 종종 자신이 원하는 다른 일을 상기시켜주는 이메일을 자주 보냅니다.

이메일이 문제인 경우, 왜 이런 방식으로 더 많은 이메일 을 작성 하시겠습니까?

그러나 그 중에서도 할 일 목록 작성기는 시스템이 문제를 어떻게 악화시키고 있는지 알 수 없습니다. 그들은 종종받은 편지함을 할 일 목록으로 사용하는 것이 유일한 방법이라고 주장합니다. 그러나이 사람이 이메일에 압도되었다고 느끼면 분명히 작동하지 않습니다. 몇 가지 해결책이 있으며 잠시 후에 해결하겠습니다.

너지 메일 전송 중지

최근에 한 회사의 퇴각에서 이메일 관리에 대해 이야기했습니다. 대화를 준비하기 위해 일부 직원들과 대화를 나누면서 많은 사람들이 Nudgemail을 사용하여 하루에 1, 000 개의 메시지를 대량의 이메일로 관리하고 있음을 알게되었습니다. 그들은 이것이 흐름을 완벽하게 관리하는 방법이라고 생각했습니다.

Nudgemail은받은 편지함에 새 메시지로 다시 나타날 시간을 설정하여 전자 메일을 일시 중지 할 수있는 프리미엄 도구입니다. "본질적으로"는 여기서 매우 중요한 단어입니다.

SaneBox 또는 일부 최고의 이메일 앱과 같은 대부분의 다시 알림 기능은받은 편지함에서 원본 메시지를 숨기고 선택한 시간에 읽지 않은 새 메일로 다시 나타납니다. 너지 메일은 조금 다르게 작동합니다. 메일을 일시 중지하는 데 사용하면 원본 이메일이받은 편지함에 유지되고받은 편지함 상단에 원본 메시지의 전체 스레드가 인용 된 새 메시지 가 나타납니다.

내가 틀리지 마 너지 메일은 훌륭한 도구이며, 어떤 상황에서는 훌륭한 솔루션입니다. 받은 편지함을 처리해야하는 통신의 수집 지점이 아닌 정보 스트림으로 보는 사람은 사용하는 것이 좋습니다. 그러나 근로자들이받은 편지함에있는 수많은 메시지가 업무를 수행 할 수 없게한다고 말하면 메시지의 20 %가 너지 메일 형태로 반복되는 메시지이므로 문제가됩니다.

할일 목록 작성자가 시스템이 손상되었다는 사실에 대해 부인할 수있는 것처럼 일부 너지 메일 사용자는이를 버팀목으로 만듭니다. 그들은 현재 습관에 갇혀있어 더 나은 솔루션을 구상 할 수 없습니다.

너무 빨리 답변하지 마십시오

전자 메일에 회신하는 것은 실제로 대화를 진행하지 않고 다른 사람의 메시지를 확인하는 방법입니다. 동료가 이메일로 프리젠 테이션에 대한 의견을 물었다 고 상상해보십시오. 아직 프레젠테이션을 보지 않았습니다. 직장에 따라 "알지 못합니다. 아직 보지 못했습니다."라는 말을 빨리 듣고 대답 할 때까지 2 시간을 기다리는 것보다 더 빨리 대답하는 것이 더 좋습니다. 메시지가 실질적이지 않은 경우에도 신속하게 답장을 보내면 초과 이메일이 생성됩니다. 회사 문화가 당신을 그러한 행동으로 이끌면 다른 사람들도 당신에게 그렇게하고 있다고 생각하는 것이 좋습니다.

이메일에 답장을 보내는 것이 훨씬 논리적이고 생산적인 방법 일지라도 이메일에 답장을 보내는 사람은 게 으르거나 팀 플레이어가 아닌 것으로 보일 수 있습니다. 그러나 그것은 완전히 뒤 바뀌었고, 이메일이 넘친다 고 느끼면 그것을 벗어나야합니다.

결국 사람들은 벅을 통과하기 위해 메시지에 답장합니다. Raj가 Sarah에게 무언가에 대한 의견을 물었고 "확실하지 않습니다. 어떻게 생각하세요?"라고 대답합니다. 이제 공이 Raj의 코트로 돌아 왔고, Sarah가받은 편지함에 읽지 않은 새 메시지를 보내서 이번에 실제로 대답 할 것을 상기시켜 주면 대답해야합니다.

IT와 같은 지원 부서의 사람들에게 공통적 인 또 다른 예는 직원이 컴퓨터가 고장 났다고 두려워 할 때와 같이 직원이 도움말 티켓을 제출할 수 있도록 일반 전자 메일 주소를 설정한다는 것입니다. 신속하게 도움을 받으면 일반적인 전자 메일을 잊어 버려 대신 IT에 대해 아는 사람에게 전자 메일을 보냅니다. IT 담당자가 문제를 처리해야합니까? 이메일을 무시 하시겠습니까? 직원에게 올바른 IT 지원 주소를 사용해야한다고 답장을 하시겠습니까? 그녀의 상사 CC? 옳은 일이 무엇입니까?

공황과 좌절에 의해 유발되는 응답은 종종 더 많은 이메일을 생성하고 긴장을 유발합니다. 다시 말하지만 이는 근본적인 문제에 직면 한 빠른 대응에 대한 기대치를 창출하는 회사 문화의 예입니다. 그러나 평화를 방해하지 않으면 서이 패턴에서 벗어날 수 있으며 결과적으로 더 적은 전자 메일을 생성 할 수 있습니다.

과도한 이메일에 대한 솔루션

과도한 이메일 생성을 어떻게 중단합니까? 일부 솔루션은 간단하고 빠르며 개인은 회사의 지원 없이도 솔루션을 수행 할 수 있습니다.

이전 예에서 IT 직원은 전자 메일로 회신하지 않고 직접 대면 대화 (또는 원격 직원과의 전화 통화)를 통해 문제를 해결할 수 있습니다. IT 담당자가 이메일로 답장을 보내면 도움이 필요한 동료가이를 자세히 읽지 못할 수 있습니다. 그녀는 이미 컴퓨터 문제에 대해 스트레스를 받았음을 기억하십시오. 매우 낮은 기술로 들리지만 차분하고 전문적으로 동료와 대면하여 얼굴을 마주 보며 앞으로 IT 지원 담당자가 다른 직무에 우선 순위를두고있는 것을 설명하는 경우 도움 티켓 제출을위한 올바른 프로토콜을 기억하는 데 도움이됩니다. 순간. 직접 설명하는 것은 먼 길을 간다.

과도한 전자 메일 생성을 중지하는 또 다른 방법은 Nudgemail과 마찬가지로받은 편지함에서 전자 메일을 줄이지 않고 줄이는 데 도움이되는 유용한 전자 메일 도우미 도구를 찾는 것입니다. SaneBox (한 달에 약 $ 7)가 내가 권장하는 솔루션입니다. Mailbird는 스누즈 옵션 및 기타 도움이 될 수있는 이메일 클라이언트 앱입니다.

개인 작업 및 작업 관련 작업 모두에서받은 편지함을 할 일 목록으로 사용하지 마십시오. 전자 메일에 의존하지 않는 작업 할당, 추적, 세부 정보 업데이트 등에 훨씬 유용한 훌륭한 도구가 많이 있습니다. Wunderlist는 훌륭한 앱이지만 Todoist를 좋아합니다.

작업 팀이나 부서에서 작업 할당을위한 더 나은 도구를 선택하도록 설득 할 수 있다면 실제로 훨씬 더 나아질 것입니다. 완전한 프로젝트 관리 앱 외에도 가볍고 사용하기 쉽고 빠르게 설정할 수있는 다른 협업 앱이 있으며 팀의 과제에 대한 더 나은 솔루션 일 수 있습니다.

자세한 내용은 사무실 전자 메일 과부하를 줄이는 방법에 대한 다른 팁을 참조하십시오.