정리하기 : 프로젝트 관리를위한 팁과 도구

소기업 소유자, 실무 전문가 및 일부 학생조차도 완전히 훈련받지 않은 경우에도 프로젝트 관리자 역할을합니다. 프로젝트 관리는 주제에 대한 고급 학위 및 인증을받은 대기업입니다. 인증 된 PM이 아닌 경우 프로젝트 및 관련 팀이 감독을 통해 통제력을 상실하고 선로를 벗어난 후 철저히 조직화되지 않은 혼란에 빠지기 쉽습니다. 프로젝트 관리에 대해 아는 것이 없다면 어떻게 프로젝트를 계속 진행합니까?

이 일은 몇 년 전 소규모 조직에서 나에게 일어났다. 여러 웹 사이트 재 설계 및 재실행을 관리하라는 요청을 받았습니다 (저는 편집자로 고용되었습니다). 팀 구성원에는 내부 직원 몇 명과 외부 계약자 몇 명 및 무급 자원 봉사자가 포함되었습니다. 그리고 프로젝트 관리에 대해서는 전혀 몰랐습니다.

저는 고도로 조직화 된 사람이므로 프로젝트를 처음부터 담당했습니다. 그러나 개인 조직은 프로젝트 관리와 같지 않으며 첫 번째 프로젝트는 끔찍한 시작이었습니다. 나는 그것에 대해 끔찍하다고 느꼈고 자신감이 부족하여 문제가 악화되었습니다. 물론, 정보를 수집하고, 일정을 계획하고, 관련된 모든 당사자에게 전파하는 방법을 알았지 만, 내가 뭘해야할지 전혀 몰랐습니다.

결국, 나는 프로젝트를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 과정을 진행했지만 간단하지는 않았습니다. 내가 프로젝트를 조직하고 관리하는 방법에 대해 알고 싶었던 것들이 너무 많습니다.

무의식적으로 프로젝트를 관리해야하는 의심의 여지가없는 영혼을 위해 저는 전문 프로젝트 관리자로부터 지혜를 모아서 배운 몇 가지 팁도 공유했습니다. 이 모든 팁은 PM 전문 용어없이 일반 언어로 작성되었으며 일반적이고 전술적이며 실용적인 모범 사례를 가리 킵니다.

미팅 빈도가 모든 당사자에게 적용되는지 확인하십시오. 프로젝트 규모와 진행 상황에 따라 회의 빈도 (또는 지리적으로 분리 된 팀의 전화)는 달라집니다. 주간 회의 나 전화는 일반적으로, 특히 스타트 업에서 일반적으로 사용되지만 빈도는 프로젝트의 규모와 일정에 따라 다르며 모든 측면에서 합리적이고 가치가 있어야합니다. - Aptara의 프로젝트 관리자 Tom Thrash

회의가 중요합니다. 의제를 가지고, 의제를 고수하고, 일찍 종료하십시오. 프로젝트 팀의 시간을 낭비하는 것은 팀의 자신감을 잃는 가장 빠른 방법 중 하나입니다. 상태 회의 인 경우 상태 회의를 유지하고 그립 세션이나 브레인 스토밍이되지 않도록하십시오. 이미 할당 된 몇 분의 시간을 돌려주는 것은 팀과 팀의 시간을 존중한다는 의사 소통을하는 빠른 방법입니다. - Roebling Strauss, Inc.의 전무 이사 Bill Sanders (디지털 프로젝트 및 관리 컨설팅)

적합한 회의 도구를 선택하십시오. 오프 사이트 계약자와의 주별 전화 회의에서 비생산적인 것으로 판명되면 Google 드라이브 스프레드 시트를 믹스에 추가했습니다. 프로젝트에서 확인한 버그 목록과 수정해야한다고 생각한 등급에 대한 등급을 표시했습니다. 계약자와 계약자는 전화 통화를하는 동안 해당 문서를 공동으로 편집했습니다. 때때로, 그는 작은 문제를 바로저기서 고치기까지했습니다. 회의 자체에서 작업이 수행되는 "작업 회의"를 주최하는 것은 프로젝트를 계속 진행시키는 방법에 대한 제안 목록에 귀중한 추가 물이되었습니다. 실시간 공동 작업 도구, 화상 회의 시스템 및 구식 대면을 사용하는 랩탑 대 랩톱 만남은 모든 옵션입니다. 질 더피

"모든 것이 괜찮다면"계속 파십시오. 체크인은 매우 중요합니다. 체크인 미팅 결과 "모든 것이 괜찮습니다."라는 대답이 자주 발견됩니다. 그때 "다음과 같은 후속 답변을 찾을 수 있습니다. 정말 들리지만, 전혀 문제가 없습니까?" 눈에 띄게 만들 수 있고 피드백을받을 수있는 곳이 있습니다. 그 후속 질문은 종종 "글쎄, X 는 잘 움직 였지만 나에게 잘못된 길을 문지르는이 작은 Y 가 있었다"라는 대답으로 이어진다. 불평하기를 싫어하는 사람들이 많으므로 더 깊이 파는 것은 프로젝트 관리자에게 달려 있습니다. - 톰 스래쉬

메신저를 쏘지 마십시오. 일이 잘못되면 그들은 나쁜 소식을 전하고 싶지 않습니다. 당신이 긍정적 인 것 이외의 다른 나쁜 소식에 반응하는 것으로 알려져 있다면, "내 관심을 가져 주셔서 대단히 감사합니다. 이제 우리는 이것을 어떻게 해결합니까?" 당신은 거의 나쁜 소식을 일찍 얻지 못할 것이라고 거의 보증합니다. 그리고 나쁜 소식을 빨리 접하게되면 문제를 해결하고 프로젝트에 미치는 부정적인 영향을 줄일 수있는 시간이 훨씬 더 많아집니다. - 빌 샌더스

다른 사람들이 자신이 통제하고 있다고 생각하게하십시오. 내 생각에는 약간의 조미료가 필요하지만, 내가 찾은 가치 중 하나는 다른 사람들이 운전하고 있다고 생각하게하면서 통제하는 법을 배우는 것입니다. 많은 사람들이 자신이 통제하고 있다고 느끼기를 원하지만 괜찮습니다. PM은 프로젝트가 어떻게 진행되는지에 대해 궁극적으로 책임이 있음을 이해해야합니다. - 톰 스래쉬

사용자에게 품질 기준을 정의하도록합니다. 모든 결과물에는 다른 팀 구성원이거나 최종 사용자가되는 사용자가 있습니다. 해당 산출물의 소유자가이를 완료하는 데 필요한 시간과 자원을 정확하게 추정하기 전에 산출물의 품질과 완전성을 측정하는 방법을 알아야합니다. 이것이 완전한 기능을 갖춘 기술 사양이든 한 페이지 품질 기준 워크 시트이든 관계없이 사용자는이를 미리 정의해야합니다. 사용 가능한 가장 간단한 위험 관리 기술 중 하나입니다. - 빌 샌더스

프로젝트 관리자를위한 도구

ad-lib PM은 Excel 및 Outlook과 같은 가장 기본적인 다목적 비즈니스 도구 외에도 특수 프로젝트 관리 소프트웨어가 실제로 통합 기능을 통해 모범 사례를 제시한다는 것을 알 수 있습니다. 작업을 수행하는 도구가있는 경우 책임을 할당하고 작업 완료 시간을 예측하며 커뮤니케이션을 유지하는 것이 더 기억하기 쉬울 수 있습니다. 크고 작은 프로젝트에 사용할 수있는 몇 가지가 있습니다.

Asana 는 실제로 작업 관리자이지만 여러 사용자를 지원하고 매우 유연하며 가벼운 프로젝트 관리 앱으로 쉽게 두 배가 될 수 있습니다.

편집자 선택 인 Basecamp 는 많은 대규모 조직에서 사용되는 프로젝트 관리 소프트웨어입니다. 무료 버전은 연결된 스토리지가 필요하지 않은 한 훨씬 더 작은 수단으로 구성된 팀을위한 민첩하고 유연한 옵션입니다.

허들 (Huddle)은 "클라우드 컨텐츠 협업 도구"라고 전했다. 즉, 문서를 온라인에 놓고 협업 할 수있는 장소를 제공한다. 허들 (Huddle)은 이전에는 PM 앱 이었지만 다른 프로젝트 관리 소프트웨어와 함께 사용하도록 설계되었습니다. 마케팅 전문가가 다른 사람보다 더 많이 사용하는 경향이 있습니다.

LiquidPlanner (한 달에 $ 29)는 한 가지 큰 강점을 가지고 있습니다. LiquidPlanner는 사용자에게 작업이 완료 될 것으로 예상되는 부드러운 날짜를 입력하도록 요청하는 대신 PM을 우선 순위별로 예약 할 수 있습니다. 생각하고 일하는 방식이 다르지만 도움이 될 수 있습니다.

프로젝트를 관리 할 때 더 많은 도구를 사용하거나 선택할 수 있으며 때로는 가장 간단한 도구가 강력하고 완전한 기능을 갖춘 도구보다 작업을보다 효율적으로 수행 할 수 있습니다. 추천 할 프로젝트 나 프로그램 관리에 관해 좋은 팁이 있다면 아래에 의견을 남겨주십시오.