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디지털 데이터를 저장하는 것은 재미있는 일입니다. 그것을 유지하는 데 종종 가치가 없지만 (설명 할 수있는 진술이며, 그것에 도달 할 것입니다), 물리적 공간을 차지하지 않고 가상 공간이 저렴하기 때문에 우리는 매달립니다.
그러나 모든 것을 저장하면 결과가 발생합니다. 작업 파일에서 사진, 이메일에 이르기까지 데이터를 보관 또는 삭제할지 고민하는 경우이 열을 통해 현재의 딜레마에 대해 생각하고 끊임없이 증가하는 부하를 관리하기위한 새로운 전략을 고안 할 수 있습니다.
보호자의 심리학
무언가를 버리거나 삭제하기로 선택하는 것은 합리적 결정보다 심리적이거나 정서적 곤경에 처하게됩니다. 종종 손가락이 삭제 키 위로 마우스를 가져 가면 손가락을 누르는 것을 막는 것은 실제 값이 아닌 잠재적 가치로 인식됩니다. "이 이메일 스레드에 향후 2 년 동안 완료된 프로젝트에 대한 정보가있을 수 있습니다." 또는 "언젠가 사진 편집 소프트웨어를 사용하고 그다지 좋지 않은 이미지를 정리하는 방법을 배우면 어떨까요?"
이메일, 사진, 음악, 메모 및 기타 파일을 저장할 때 현재 많은 사람들이 데이터의 실제 가치를 평가하지 않습니다. 발생하거나 발생하지 않을 수있는 미래 상황에 대해 생각하고 있습니다. 우리는 그에 해를 끼치기 때문에 사물에 매달려 있습니까? 디지털 스토리지 공간이 그 어느 때보 다 저렴합니다. 많은 클라우드 기반 스토리지를 무료로 이용할 수 있습니다. 외장 하드 드라이브는 그렇게 비싸지 않습니다. 그리고 일반적인 가정용 컴퓨터, 태블릿 및 스마트 폰에 제공되는 공간은 심지어 작은 할당량을 구입하더라도 10 년 전보다 훨씬 더 많습니다.
그러나 보호기가 보존 된 데이터에 액세스하려고하면 일반적으로 예상치 못한 실제 문제가 발생합니다. 첫째, IT 부서의 동료로서 "스토리지는 저렴하지만 유지 관리 비용이 많이 듭니다"라고 말합니다. 보관 장소 및 방법에 따라 보관소 색인 생성 및 검색과 관련하여 비용, 시간 또는 둘 다의 비용이 발생합니다. 부지런히 Outlook 파일을 보관하기 때문에 필요한 모든 정보를 가지고 있다고 생각되면, 나는 뭔가를 검색하고 감히 감히 두 번 감습니다. 아카이브로 파일을 보내는 것은 쉽습니다. 그것들을 추출하고 당신이 원하는 것을 찾는 것은 목에 통증이 있으며 실제로 실제로하는 사람은 거의 없습니다. 보호기는 데이터가 필요하기 때문에가 아니라 필요한 경우 데이터를 얻을 수 있다는 아이디어를 좋아하기 때문에 모든 것을 저장합니다. 지난 10 년 동안 삭제를 거부 한.PST 파일이 보안 담요에 지나지 않는지 자문 해보십시오.
다시 말해, 아카이브 된 위치와 방법에 따라 무언가를 아카이브 할 때 액세스 할 수없고 검색 할 가치보다 더 많은 문제가 발생할 수 있습니다.
저장 및 보관에 대한 균형 잡힌 접근법
제 생각에는 "작업 파일"또는 "활성 데이터"와 다른 종류의 데이터를 명확하게 구분하는 것이 더 나은 방법입니다. 나는 "작업 파일"이라는 용어를 사용하여 현재 진행중인 작업에 필요한 데이터 또는 가까운 시일 내에 합리적으로 액세스해야 할 정도로 최근에 완료된 작업을 설명합니다. "활성 데이터"는 본질적으로 같은 의미이지만 가족 사진 및 엔터테인먼트 (음악 및 비디오)와 같이 작동하지 않는 컴퓨터 파일을 더 잘 설명 할 수 있습니다. 적극적으로 연주하는 음악과 수집을 위해 수집 한 음악에는 차이가 있지만 아마도 재생되지 않을 것입니다.
파일의 수명이 파일의 활성화 여부를 항상 알려주지는 않습니다. 예를 들어, 사진을 공유하거나 가족 역사나 벽 달력과 같은 프로젝트에 통합하려는 경우 일부 오래된 사진을 활성화 한 것으로 간주 할 수 있습니다. 그러나 동일한 사진 구성의 18 가지 버전이 있고 그 중 16 가지 버전이 흐릿한 경우 16 장의 사진을 사용하거나 매우 낮은 값을 얻을 수 있습니다. 파일 값이 너무 낮 으면 휴지통입니다. 상상 한 잠재 가치를 버리고 삭제하십시오.
또한 아카이브는 삭제와 비슷한 방식으로 생각하는 데 도움이된다고 생각합니다. 즉, 일단 아카이브 된 것이 있으면 사라지지 않더라도 본질적으로 액세스 할 수 없습니다.
다음은 매우 분명한 예입니다. 미국 정부는 미국인들이 7 년 분량의 세금 기록을 보관해야하므로 모든 데이터가 "활성"이고 쉽게 접근 할 수있는 방식으로 저장해야한다고 규정하고 있습니다. 7 년 이상 전에 세금 기록을 보관할 수있을 가능성이 높기 때문에 아마 기록 될 수 있지만, 귀 하나 가족, 비즈니스 파트너 또는 법률 고문이이를 요구하거나 원할 수있는 기회는 적습니다. 미래.
삭제시기 (또는 보관)를 아는 방법
컴퓨터 데이터와 파일을 삭제해도 괜찮은지 어떻게 알 수 있습니까? 자신에게 적용되는 규칙은 파일 유형에 따라 다를 수 있으므로 일반적인 사무실 파일 (워드 처리, 스프레드 시트, 프리젠 테이션 등), 전자 메일, 사진 및 음악 및 비디오에 대한 포인터가 있습니다.
값을 정확히 찾으십시오. 실제로, 혼란을 정리할 때가되면 작업, 데이터 또는 파일에 대해 무엇을 알고 싶어하는지, 어디서 찾을 수 있는지 정확히 파악하십시오. 그런 다음 복제 된 장소를 찾으십시오. 삭제 키를 사용하여 시작할 수있는 장소와 같은 경우가 많습니다.
예를 들어, 송장 PDF, 송장 수표 사본 및 모든 송장 활동 스프레드 시트를 저장한다고 가정 해 보겠습니다. 지불을받은 후 어느 시점에서 송장 PDF를 삭제 (또는 보관) 할 수 있습니다. 거래가 완료되고 수표가 지워졌으며 진행 상황을 잘 기록했습니다.
촬영하는 동안 사진을 삭제하십시오. 사진을 사용하면 수만 개의 이미지를 저장할 수 있다고해서 꼭 그래야하는 것은 아닙니다. 초점이 맞지 않은 이미지와 기타 잘못된 사진을 찍는 습관을들이십시오 (결국 디지털 사진의 아름다운 점 중 하나입니다).
일상적인 이메일을 휴지통에 버립니다. 이메일의 경우 나중에 필요할 수있는 정보가 포함되지 않은 일상적인 메시지와 빠른 통신을 삭제하십시오. 대부분의 사람들은 수신자별로 정렬 할 수 있으며 이러한 파일이 어디에 있는지 알 수 있습니다.
이메일 첨부 파일은 하나만 저장하십시오. 첨부 파일이있는 이메일을 삭제하지만 필요한 경우 첨부 파일을 로컬에 저장하십시오. 또는 그 반대의 경우: 이메일을 유지하고 파일을 버립니다. 어느 쪽이든, 이메일 첨부 파일은 중복을 식별하기에 좋은 장소이며 사본 하나만 있으면됩니다. 전자 메일에 대한 자세한 내용은 "전자 메일 과부하를 방지하는 방법"을 참조하십시오.
재생하지 않는 미디어를 덤프 (또는 아카이브)하십시오. 모든 음악 및 비디오 보관자에게 실제로 재생할 파일에 대해 현실적으로하십시오. 실제 무거운 미디어 사용자 인 경우 소유하고있는 미디어 (iTunes Match)에 라이센스를 부여하는 클라우드 서비스를 활용하여 원하는 것으로 생각하지만 결코 복제하지 않는 로컬 사본을 저장할 필요가 없습니다. 실제로 재생합니다.
어쩌면 그것은 내 성격 일 수도 있지만, 내가 필요로하지 않는 파일로 혼란에 빠지지 않을 때 나는 자유를 느낍니다. 약간의 쓸모없는 데이터 나 실제 가치가없는 파일을 삭제하는 연습은 중요한 데이터에 더 집중하는 것처럼 느끼게합니다.
