올바른 프로젝트 관리 소프트웨어로 이메일을 죽이는 방법

이메일은 스트레스를 증가시키고 불필요한 작업을 생성하며 사람들을 압도합니다. 이러한 조건 하에서는 아무도 자신의 최고의 버전이 될 수 없습니다. 지난 몇 년 동안 조직은 Slack 및 기타 직장 커뮤니케이션 도구와 같은 팀 메시징 앱을 선호하여 전자 메일에서 멀어지기 시작했습니다. 올바른 도구 또는 도구 세트를 찾는 것은 팀이 기존받은 편지함을 포기할 수 있는지 여부에 영향을줍니다. 많은 팀의 경우 프로젝트 관리 소프트웨어가 솔루션의 일부 여야합니다.

프로젝트 관리 소프트웨어 란 무엇입니까?

프로젝트 관리 앱이라고도하는 프로젝트 관리 소프트웨어는 팀이 작업을 추적하는 데 사용하는 온라인 도구입니다. 가장 넓은 의미에서 프로젝트 관리 앱은 Microsoft Project와 같은 작업 관리를위한 복잡한 소프트웨어부터 기본 할 일 앱에 이르기까지 다양 할 수 있습니다. 가장 강력한 앱에는 리소스 관리, 작업 소요 시간 추적 또는 요금 청구를위한 기타 비즈니스 도구가 포함됩니다.

우리는 종종 다양한 유형의 협업 도구를 프로젝트 관리 앱과 구별하여 올바른 목적에 적합한 앱을 더 쉽게 추천 할 수 있습니다. 즉, 이 두 범주와 일부 (예: 칸반 보드 앱 및 작업 관리 앱)는 실질적으로 겹칩니다. 따라서 때로는 Asana, Trello, Airtable 및 Basecamp와 같은 앱이 프로젝트 관리 앱이 아닌 경우가 있지만 여기에 포함시킬 수 있습니다.

프로젝트 관리 소프트웨어에서 무엇을합니까?

모든 프로젝트 관리 앱은 조금씩 다르지만 대부분의 경우 동료에게 물어 보지 않고도 팀 ​​작업의 다양한 측면을 볼 수 있습니다.

로그인하면 팀이 완료해야하는 모든 작업과 기한이 표시됩니다. 누가 어떤 작업에 할당되었는지, 언제, 언제 완료했는지, 그리고 어떤 작업에 대한 의견이 있는지 확인할 수 있습니다. 동료 중 하나가 예기치 않게 종료 된 경우 프로젝트 관리 앱에 로그인하여 오늘 다른 팀 구성원이 선택해야하는 긴급한 사항이 있는지 확인할 수 있습니다. 현재 전자 메일을 사용하여 다른 사람에게 작업이 완료되었음을 알리거나 작업에 대한 질문을하거나 승인을 위해 무언가를 보내면 프로젝트 관리 앱의 이점을 얻을 수 있습니다.

그것보다 더 많은 것이 있습니다. 나와 동료가 프로젝트 관리 앱을 사용함에 따라 앱은 수행 한 작업의 수를 유지합니다. 정시에 완료된 작업은 몇 개입니까? 프로젝트는 아직 마감일까지 완료 될 예정입니까? 강력한 프로젝트 관리 앱에는 모든 종류의 차트와 그래프가 포함되어있어 이런 종류의 일을 감시 할 수 있습니다. 이렇게하면 프로젝트가 미끄러지기 시작하면 조기에 감지하여 예방할 수 있습니다. 그러나 부주의하게 다루지 마십시오. 사람들이 의사 소통하는 데 프로젝트 관리 앱이 어떻게 도움이되는지 살펴 보겠습니다.

프로젝트 관리자는 무엇을합니까?

프로젝트는 일련의 작업입니다. 프로젝트 관리자는 모든 작업이 무엇인지 아는 사람이거나 최소한 감독하는 사람입니다. 때로는 프로젝트 관리자가 작업을 처리하거나 사람들이 주장 할 수 있도록 풀에 넣습니다. 그런 다음 프로젝트 관리자는 작업이 완료 될 때까지 작업과 작업을 감시합니다.

모든 팀에 프로젝트 관리자가있는 것은 아니지만 대부분 담당자가 있습니다. 사업자, 관리자 또는 팀장이 될 수 있습니다. 귀하의 포인트 담당자 또는 일일 의사 결정자가 누구든지 귀하의 프로젝트 관리자입니다.

이메일이 프로젝트에 나쁜 이유

이메일은 전자 메일이며, 분명하게 들리지만 여기에 나와 함께 있으십시오. 우편물은 일을 할당하기에 끔찍한 길입니다. 당신의 임무가 달팽이 우편으로 당신에게 온다면 상상해보십시오. 거의 말도 안됩니다. 그러나 이메일은 더 빠르다는 점을 제외하면 일반 메일과 다르지 않습니다.

어떤 이메일이 좋은지 생각해보십시오.

• 종이 흔적과의 비동기 통신
• 문서 전달

이제 프로젝트 관리자가 일련의 작업을 관리 할 때 알아야 할 사항에 대해 생각해보십시오.

• 가능한 사람
• 현재 각 근로자가 할당 한 작업량과 마감일
• 이미 할당 된 작업의 진행 상황 (예: "John은 두 개의 작업이 할당되었고 둘 다 90 % 완료되었습니다")
• 마감일
• 프로젝트의 요구에 따라 작업의 우선 순위를 정하고 우선 순위를 정하는 기능

이런 종류의 일을 우편으로하는 것은 우스운 일입니다.

더 중요한 것은 대부분의 사무 직원이 이메일을 사용하는 방식에 방해가됩니다. 딩 또는 팝업 알림과 함께 새 전자 메일 메시지가 도착하면 작업자는 일반적으로 들어오는 메시지가 긴급하지 않은지 확인합니다. 그런 다음 다음 중단 때까지 우리가하고 있던 일로 돌아갑니다. 사람들은 하루 종일 이메일을 확인하고 스캔합니다. 여러 연구에 따르면 전자 메일 사용은 지식 근로자의 하루의 약 30 %를 차지하며 시간이 불연속적인 덩어리가 아닌 하루 종일 고르게 분산되어 있습니다. 다시 말해, 이메일은 우리를 끊임없이 방해합니다.

방해는 일반적으로 가정 한 방식이 아닐 수도 있지만 실제로 부정적인 영향을 미칩니다. 중단은 사람들이 스트레스를 느끼고 실제보다 더 큰 작업량을 갖는 것처럼 만듭니다. 사람들은 또한 더 큰 좌절감과 시간 압박감을 느낍니다.

사람들이 이메일과 상호 작용하는 방식도 시간 낭비로 이어집니다. 우리가 말한 것을 잊어 버렸기 때문에 하루 전에 스캔 한 이메일과 동일한 이메일을 다시 읽어야 할 경우 시간을 잃습니다. 주요 결과물에 대한 날짜를 잊어 버린 경우 이메일에서 날짜를 파는 데 시간이 걸립니다. 파헤친 이메일이 오래된 이메일이고 그 이후로 일주일이 지나면 어떻게됩니까?

이것은 전자 메일이 작업 관리를 위해 설계된 것이 아니라는 것입니다. 해당 작업에 잘못된 도구입니다.

프로젝트 관리 서비스와 통신

프로젝트 관리는 인력과 자원을 저글링하고, 정시에주의를 기울이고, 상황이 변화함에 따라 작업을 재분배 또는 우선 순위를 재는 것을 포함합니다. 프로젝트 관리 소프트웨어는 프로젝트 진행 중에 일반적으로 발생하는 이러한 종류의 문제와 기타 문제를 처리하도록 설계되었습니다.

프로젝트 관리 앱과 이메일에서 통신하는 것은 무엇입니까? 자신의 눈으로 무언가를보고 설명을 읽는 것의 차이점과 같습니다. 첫 번째 시나리오에서는보고자하는 대상과시기를 제어 할 수 있습니다. 두 번째로, 당신은 다른 사람들에게 의존하여 그들이 가장 중요하다고 생각하는 것, 또는 더 나쁜 것, 그들이 듣고 싶어하는 것을 알려주는 메시지를 작성합니다.

프로젝트 관리 앱마다 의사 소통 도구가 다릅니다. 예를 들어 거의 모두 @ 언급을 지원합니다. Slack 및 기타 팀 메시징 앱이 인기를 얻은 것처럼 종종 프로젝트 관리 앱에 연결하여 대화를 한 곳으로 능률화 할 수 있습니다. 아직 팀 채팅 앱이없는 경우 해당 앱을 건너 뛰고 대신 인앱 채팅 상자가 포함 된 프로젝트 관리 앱을 찾을 수 있습니다. Zoho Projects와 ProofHub가 모두 제공합니다.

문제의 프로젝트에 많은 시각적 요소가 있으며이를 수행하는 팀이 이에 대해 논의해야한다고 가정 해 봅시다. 프로젝트 관리 앱에 이미지 마크 업 도구가 있으면 인생이 훨씬 쉬워집니다. 이렇게하면 이미지를 전자적으로 낙서하고 주석을 첨부 할 수 있으므로 팀의 모든 사람이 피드백을주고 이해하는 것이 더 쉬워집니다. Volerro는 마크 업 도구가있는 프로젝트 관리 앱의 한 예입니다.

앞에서 언급했듯이 프로젝트 관리 앱은 작업, 마감일, 진행 상황 및 담당자와 같이 저글링하고 추적하는 데 필요한 모든 기본 항목을 처리합니다. 모든 정보는 필요한 사람들에게 공개됩니다. 그런 의미에서 이러한 종류의 문제에 대해 커뮤니케이션 할 필요가 없습니다. 시스템에 로그인하여 75 % 완료로 표시 될 때 거의 작업을 완료했는지 여부를 알기 위해 누군가와 CC 직원에게 이메일을 보내지 않아도됩니다. 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용할 때 작업 관리를 위해 전자 메일을 사용할 때 줄 사이를 읽어야하는 많은 것들이 갑자기 명백해집니다.

더 적은 시간의 이메일 전송은 더 많은 시간 작업을 의미합니다

팀을 이메일로 보내거나 프로젝트 관리 앱으로 전달하여 의사 소통하는 이점은 엄청납니다. 이메일 만 줄이면 모든 사람을 행복하게 할 수 있지만, 누가 무엇을하고 있는지, 무엇을하고 있는지, 모든 작업의 ​​상태를 더 잘 파악할 수 있다는 부가 가치와 비교할 때, 그 말은 창백합니다. 의사 결정자가 올바른 의사 결정을 내릴 수 있도록 정확한 정보를 보유하고있는 것이 훨씬 쉬워집니다.

프로젝트 관리 앱 작업에 대한보다 구체적인 팁은 팀워크 프로젝트에서 프로젝트 관리를 단순화하는 7 가지 방법과 비즈니스 구성을위한 5 가지 Zoho 프로젝트 기능을 참조하십시오.